淺談檔案開放利用與保密工作的關(guān)系

在檔案管理工作中，檔案利用與保密工作是密切相連的。然而，在實(shí)際工作中，我們沒(méi)有認(rèn)識(shí)到兩者之間的關(guān)聯(lián)性，在檔案開放利用的時(shí)候，忽略了檔案的保密工作，從而造成檔案信息的泄露，一旦檔案信息泄露，就會(huì)造成巨大損失。因此，在檔案工作中，要正確處理好檔案開放利用與保密工作的關(guān)系，要兩手都抓，繼而促進(jìn)檔案工作的順利開展。

一、檔案開放利用與保密工作的關(guān)系分析

檔案利用是檔案整個(gè)工作的最終環(huán)節(jié)。對(duì)于檔案利用者而言，利用檔案信息，可以滿足其利用需求。檔案是最真實(shí)的記錄，有著借鑒、指導(dǎo)、約束等作用。檔案保密即對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，防止檔案重要信息的泄露。檔案保密工作是檔案工作的重要組成部分，檔案是以信息存在，這種信息包括文字、圖片、音頻等。檔案開放利用與保密工作均屬于檔案工作的重要組成部分，檔案開放利用離不開保密工作。在檔案開放利用中，要想更好地發(fā)揮檔案的作用，就必須保證檔案信息的真實(shí)、完整，而檔案信息的真實(shí)、完善與否取決于保密工作。做好檔案保密工作，可以保證檔案信息安全，進(jìn)而更好地利用檔案，發(fā)揮檔案的作用。

二、檔案開放利用與保密工作的幾點(diǎn)建議

（一）對(duì)外公布開放檔案。檔案開放利用，可以消除人們對(duì)檔案的陌生感，使人們正確認(rèn)識(shí)和利用檔案。檔案作為寶貴的信息資源，在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮著重大作用。而要想實(shí)現(xiàn)檔案開放利用，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，開放一切可以開放的檔案，進(jìn)而更好地發(fā)揮其潛在的價(jià)值。在開放檔案的過(guò)程中，同樣要重視檔案的保密，在保證國(guó)家利益、集體利益以及個(gè)人合法利益不受侵害的情況下公布開放檔案。對(duì)于一些拿捏不準(zhǔn)的檔案，報(bào)請(qǐng)上級(jí)定奪，避免公布了不該公布的檔案信息。

（二）在檔案服務(wù)中堅(jiān)持保密原則。檔案的作用是巨大的，利用檔案，可以更好地指導(dǎo)實(shí)踐，從而不斷優(yōu)化工作。在檔案開放利用過(guò)程中，對(duì)涉及到本單位、本部門的一些檔案，如經(jīng)濟(jì)合同、科研數(shù)據(jù)等，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對(duì)不該開放利用或者不屬知道范圍的人堅(jiān)決不提供檔案開放利用服務(wù)，以免造成損失。

（三）及時(shí)歸檔。在檔案工作中，凡歸檔范圍內(nèi)的檔案，要及時(shí)歸檔，由檔案部門依法保管，任何單位或者個(gè)人不得以任何借口阻礙檔案歸檔，從而保證檔案收集的完整性。同時(shí)，在檔案歸檔前，要對(duì)檔案信息進(jìn)行反復(fù)的核實(shí)，確保歸檔的檔案信息真實(shí)、可靠。

（四）加大檔案開放利用與保密的宣傳。就當(dāng)前檔案工作來(lái)看，檔案開放利用與保密工作常被割裂開來(lái)，在檔案開放利用中，不重視檔案保密；在檔案保密中，偏重于檔案信息保密，不允許檔案開放利用。而這種錯(cuò)誤的認(rèn)知會(huì)嚴(yán)重影響到檔案的開發(fā)利用，不利于檔案作用的發(fā)展。因此，有關(guān)部門應(yīng)極大檔案開放利用與保密的宣傳，對(duì)檔案提供者和檔案利用者加以教育，使其具備檔案意識(shí)和保密意識(shí)。同時(shí)，要加大《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)人們的法律意識(shí)，使其能夠自覺(jué)執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)，合理利用檔案。

（五）加大執(zhí)法力度。在這個(gè)以利益為核心價(jià)值觀的社會(huì)里，經(jīng)常有一些人不惜觸及法律底線，鋌而走險(xiǎn)，故意盜取檔案信息。為了保證檔案安全、完整，有關(guān)部門就必須加大執(zhí)法力度，凡發(fā)現(xiàn)違法的行為，要給予嚴(yán)厲懲處，從而為檔案的開放利用營(yíng)造一個(gè)相對(duì)規(guī)范的環(huán)境。

（六）深入檔案工作研究。時(shí)代在進(jìn)步，對(duì)檔案工作也會(huì)提出相應(yīng)的要求，如果檔案工作中繼續(xù)采用舊得思想和理念，勢(shì)必會(huì)影響到檔案的利用。因此，在檔案工作中，要緊跟時(shí)代步伐，用發(fā)展的眼光看待問(wèn)題，用與時(shí)俱進(jìn)的精神指導(dǎo)新時(shí)期的檔案工作，善于利用新方式、新手段來(lái)開展檔案工作，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的高效開展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案開放利用與保密工作是檔案工作的重要組成部分，檔案利用與保密不可分割。在檔案開放利用中，檔案信息存在著安全威脅，而要想更好地發(fā)揮檔案的作用，就必須加強(qiáng)檔案保密工作。同樣，在檔案保密工作中，要立足檔案利用，在保證檔案信息安全、完整的同時(shí)，為檔案使用者提供檔案服務(wù)。只有做到檔案開放利用與保密工作的一致性，才能更好地利用檔案，發(fā)揮檔案的作用。