淺談機關(guān)文秘工作與檔案管理工作的有機銜接

文秘工作是文書和秘書工作的總稱，在機關(guān)辦公室工作中具有不可或缺的地位，承擔了各類來文、來電的收發(fā)、傳閱及大量的文字材料撰寫等工作，這些文件和材料使用完畢，都要經(jīng)過分類、整理、立卷等程序，移交給檔案部門集中統(tǒng)一管理，是文秘檔案的重要來源?，F(xiàn)階段我國很多單位，尤其是事業(yè)單位，還是文件和檔案分離管理的體制，導致文秘工作與檔案管理工作銜接不暢，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、文秘工作與檔案管理工作的關(guān)系

文件的歸宿是檔案，檔案的前身是文件，文件和檔案是同一事物不同階段的稱謂而已，沒有文件的形成和積累，檔案工作也就無從談起。文件的分類、整理、立卷是文秘工作的最后程序，但卻是檔案管理的最初程序，前期的文件管理，包括文件的歸檔率、完整率、準確率決定了后續(xù)檔案管理工作的質(zhì)量?？梢哉f，文秘工作與檔案管理工作是前后相繼、相互銜接的，既是緊密聯(lián)系的、有相互交叉的部分，又是相互獨立的、有各自獨特的工作部分。

二、文秘工作與檔案管理工作在銜接中存在的問題

（一）文檔分開管理體制存在弊端。現(xiàn)階段，多數(shù)機關(guān)實行的是文檔分開管理體制，文秘工作和檔案管理工作是兩個相對獨立的系統(tǒng)，分別運行。在文件辦結(jié)之前，檔案管理部門是無法直接對文件的形成、處理等進行指導、跟蹤、監(jiān)督等介入干預措施的。文件是否符合歸檔要求，檔案管理部門是無法控制的，只能被動接收，客觀上導致文秘工作與檔案管理工作銜接不緊密，工作連續(xù)性得不到保障。

（二）檔案管理部門仍局限于傳統(tǒng)的檔案被動接收和管理模式。近年來，學術(shù)界和檔案工作者對“文檔一體化管理”“前端控制”“全程管理”等檔案管理思想的研究與實踐探索不斷深入，但因工作理念、技術(shù)手段、信息安全等原因，無論是電子文件還是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，檔案部門都沒有從源頭（即文件形成前）采取干預手段，把控文件質(zhì)量。前端控制思想并沒有內(nèi)化為一種管理模式推動檔案管理方式方法的變革。首先，隨著信息和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，很多機關(guān)開始使用OA辦公系統(tǒng)，但OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè)與檔案管理工作脫節(jié)，未能考慮檔案工作的需要和要求。其次，檔案部門重視檔案的開發(fā)和利用，對文件的形成、積累等前期基礎(chǔ)性工作有弱化趨勢。再次，在實際工作中，檔案管理人員與文秘人員的聯(lián)系、溝通和協(xié)作甚少，疏于對文秘檔案工作的業(yè)務指導，文秘對檔案工作的支持、協(xié)助力度也不夠。

（三）文秘人員的檔案意識比較薄弱。一是文秘人員對檔案工作及其重要性缺乏足夠認識。重視文件的辦理，不注意文件的收集和整理，認為自己只是臨時的文件保管員，整理（立卷）、歸檔是檔案部門的事情，是專職檔案員的工作職責，導致文秘對文件的收集、分類、整理、立卷等工作積極性不強，熱情不高，存有應付思想，歸檔不及時、文件隨意存放、文件材料殘缺不全等現(xiàn)象普遍存在。二是文秘人員欠缺有關(guān)檔案知識和整理檔案的技術(shù)技能。文秘人員少有檔案專業(yè)背景，也很難被派出參加檔案專業(yè)培訓，對檔案相關(guān)的法規(guī)、政策知之甚少。三是文秘人員本身已承擔了大量事務性、文字性工作，難有精力專注文件整理歸檔工作。有些單位機關(guān)雖明確文秘人員為兼職檔案員，但對于立卷歸檔這一工作職責未有相應的考核及獎懲制度約束，歸檔工作的質(zhì)量無從保證。

三、促進文秘工作與檔案管理工作有機銜接的措施

（一）加強文檔一體化理念的宣傳。文檔分離的管理體制不是一朝一夕所能改變的，在這種情況下，彌補管理體制弊端最直接的手段還是加強文檔一體化理念的宣傳，提高認識，保證文檔工作的連續(xù)性。

（二）樹立前端控制理念，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案被動接收和管理局面。近年來，學界對前端控制的研究不再囿于電子文件這種載體，而是將它作為一種管理方式貫穿到整個檔案工作中。推進檔案工作重心前移，一是要從檔案工作規(guī)范化的角度，就文件形成、處理等各個環(huán)節(jié)工作制度的制定，提出科學、合理的意見和建議。在檔案管理上給予超前指導與跟蹤督查，積極爭取文秘的支持和協(xié)助，為更好地做好檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

（三）提高文秘人員的檔案意識和檔案知識與技能。根據(jù)2017年修正的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十二條規(guī)定“應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理”，這就從源頭上明確了在檔案工作中文秘人員的職責和要求，文秘工作作為檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵和重要保證。一是要提高文秘人員的檔案意識。作為文秘人員要切實認識到檔案工作的重要性，將檔案工作融入、細化于日常工作，本著認真負責的態(tài)度及時收集、完善、整理、立卷、移交，形成良好的工作習慣。二是要加強對文秘人員檔案業(yè)務知識和技能的培訓，彌補專業(yè)知識和技能的欠缺，提高立卷歸檔工作的水平。三是將文秘人員承擔的檔案工作納入年終績效考核，建立有效的約束激勵機制，激發(fā)文秘的檔案工作熱情和責任心。