中職學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策

近年來，中等職業學校取得了突飛猛進的發展，進而使得整個教育行業都出現了欣欣向榮的和諧景象。中等職業學校中的檔案管理工作，是其開展教育工作的基礎內容，具有復雜性和專業性的工作問題，院校在對自身教學管理模式進行改革的同時，也不能忽略檔案管理的信息化建設，這樣才能夠在競爭加劇的社會環境中立足。

一、中職學校檔案管理信息化建設存在的問題

（一）管理體制較為混亂。高效率的檔案管理制度，在一些中等職業學校并未得到有效的落實，甚至一部分院校尚未將檔案管理工作納入議事日程之中，政府的檔案管理機構，除了對院校中相關負責人員進行簡單的培訓工作之外，并未對其實際的工作情況進行切實的問詢。與此同時，在中等職業學校的內部，檔案管理體制存在著較多的紕漏，如未設置專門的檔案管理機構，由其它部門對檔案管理工作進行兼職。

（二）管理隊伍能力不足。從當前中等職業學校的實際管理狀況來看，針對檔案管理內容，還并未形成素質優良、結構合理的檔案管理隊伍，究其原因，一方面是由于檔案工作人員的知識結構、年齡情況和職稱問題存在著不合理的問題。另一方面，則是在中等職業學校中負責檔案兼職的工作人員，幾乎未接受專門的檔案管理培訓，對于檔案管理，以及檔案信息化的建設工作，缺乏基礎性的理論，且專業知識比較薄弱，這也對其基本技能水平的提升，產生了極大的限制。

（三）數字化的程度較低。沒有進行計算機建設的檔案室，其數字化管理想必也是空白，而一些中等職業學校盡管在檔案室中引入了計算機，但是其數字化管理水平也較為底下。在進一步的調查了解中發現，當前一些中等職業學校盡管在內部實現了檔案的數字化管理工作，但是由于和外界信息缺乏聯網溝通，其所進行的檔案管理工作較為局限化，并未突破傳統檔案管理的桎梏，所以也很難被稱作是數字化管理。

（四）基礎設施比較簡陋。要想提升中職院校檔案管理水平，那么勢必需要對其基礎設施進行完善，這也就需要在檔案管理室中，引入一套現代化的軟件、硬件設備，并配備大功率的計算機和高容量的服務器，開發一些適應檔案管理工作的軟件，向院校申請購買刻錄機、掃描儀等基礎設備。但是一些中職院校的基礎設施較為薄弱，且辦學資金也存在著捉襟見肘的問題，僅有的資金大都集中在那些與教學息息相關的科研項目，對于中等職業學校本身的檔案管理工作，并未進行充足的投入。

二、改善學校檔案信息化管理的具體對策

（一）增強資金的投入力度。要想切實提升中職院校的檔案信息化管理水平，那么首先需要加大檔案信息化建設的資金投入力度，對前期建設過程中暴露出的資金短缺問題進行解決。通過對資金的投入力度進行增強，可以提升檔案管理的硬件、軟件建設，并且利用自身建立的檔案數據庫，中等職業學校也可以為社會提供必要的信息服務，進而獲取一定的收益，對建設完善工作進行反哺。

（二）完善信息化安保體系。隨著中等職業學校檔案管理的信息化發展，檔案信息的應用也變得越來越廣泛，其安全性的作用也突顯了出來。由于檔案內容具有一定的保密需求，且涉及到使用權限的問題，所以在建設工作上，要對檔案信息的安全管理體制進行逐步的完善。在實際的安保體系建設中，首先，可以按照國家頒布的信息安全管理法律進行嚴格執行。其次，在對檔案信息資源和網絡系統進行開發的過程中，工作人員應該增強安全意識，杜絕泄密事件的發生。最后，要應用已有的防護措施，像防火墻、殺毒軟件、網絡安全監測和數據加密技術，可以結合實際情況，進行綜合化的應用，確保網絡系統具備一個正常的運營環境。

（三）加強管理隊伍的建設。要想增強中等職業學校的檔案信息化建設工作，那么還需要對管理隊伍的整體素質進行提升。在管理人員的選拔上，應該讓那些具備檔案管理經驗，且能夠熟練使用計算機和網絡技術的人才擔當管理要職，檔案部門也應該堅持“以人為本”的發展策略，利用社會選拔、內部晉升等制度，對檔案管理隊伍進行不斷充實。還有，院校的相關領導，也應該對檔案信息化管理隊伍的建設工作給予重視，引入相應的培訓教育機構，對現有檔案管理人員的工作知識進行充實，并對一些不合格的檔案管理人員進行清退，確保負責檔案信息化管理工作的人員都是青年骨干。

三、結語

總而言之，在中等職業學校檔案管理的信息化建設工作中，相關人員需要就傳統管理方法中暴露出的問題，進行切實有效的改進，通過引入一些相應的完善措施，盡可能提升院校的檔案管理工作水平，為我國教學體系的完善，作出有益的貢獻。