高校辦公室行政管理精細化思路及對策

一、精細化管理在行政管理工作中的必要性

高校辦公室作為高校行政部門的綜合管理機構，在高校系統中往往擔負著為全校師生服務、保證全校信息的傳達和各項工作順利完成的重要職責。目前，眾多高校繼續擴招，高校辦公室管理工作也需要更加精細地開展。只有盡可能地減少行政管理中不必要的資源和成本，用開創性的理念提高高校的經營績效，才能配合時代需要，提高高校的教育品質，實現高校的教育目標。對此，采用精細化管理方法是高校辦公室管理工作的必要手段。

從目前來看，許多高校辦公室缺乏完整的辦公制度，工作人員的工作職責不夠明確，從而造成管理比較混亂，導致效率低下，辦公室人員的工作積極性和責任感非常低。第二，工作人員不求上進，墨守成規，一味照搬原有的工作模式，缺乏創新意識，工作自然變得乏味、缺少挑戰性。第三，高校辦公室的行政工作缺乏具體的規劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下，高校辦公室當下面臨的問題需要進一步解決。因此，高校辦公室有必要應用開創性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務中，應用精細化的管理理論，建立規范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤。

二、高校辦公室精細化管理的對策

（一）完善高校辦公室行政管理的各項工作制度。首先，要明晰辦公室工作各個崗位的工作職責，保證各個崗位的人員分工明確，避免工作人員互相推諉責任，導致辦公室行政效率低下。同時，引進激勵機制，建立明確的崗位職責，實行工作標準制。其次，要制定完善的辦公室考核機制。在每個工作崗位的具體職責確認之后，還需要制定出具體的考核標準，從而對每個工作人員的工作進行考評。考評內容可以從許多方面來進行考量，包括出勤狀況、工作完成情況、與團隊的配合程度、協調與組織的能力等。每個月進行一次考評，考評的結果直接體現在工作人員的工資和獎金當中。通過這樣的定期考核模式，可以提高辦公室行政工作的質量，提高員工工作效率，激發對于行政工作的熱情，進而促進辦公室精細化管理工作的有序進行。

（二）加強辦公室工作的科學管理。高校辦公室工作看似十分容易，實際上卻需要足夠的耐心和細心，還需要各部門工作人員的配合。因此，高校辦公室行政管理需要對彼此工作職責有明確了解，既要做到明確工作內容，做到每一項任務都能夠落實到具體的職工身上，同事之間還應建立起良好的合作關系，每個人在完成各自職責的同時還能夠根據工作的需要，隨時與其他同事進行銜接和配合，共同提高高校辦公室行政管理工作的質量和效率。同時，還要加強辦公室工作人員的培訓，培養辦公人員綜合素質能力。辦公人員的綜合素質能力包括很多方面，例如精湛的業務能力，強烈的責任意識，精細化的管理水平，積極的學習能力等。只有辦公室人員真正提高綜合素質能力，才能更好地促進高校辦公室工作的精細化。自身綜合素質較強，更容易接受新的工作內容和挑戰，也可以更好地在實踐中提高辦公室的精細化水平。

（三）堅持以人為本的管理理念，引入信息化系統管理。堅持人本主義的管理理念，就是以人為中心的管理方法的同時，以信息技術手段建立各單位、各部門的溝通渠道，建立精細化的管理組織結構，形成分級監管、網絡監控的有效模式。這種方法不同于以往把人作為工具和手段的管理模式，而是更加突出人在管理過程當中的主觀能動性，營造出和諧的辦公氛圍。在對待工作人員方面，首先要給予其一定的自主性和信任度，鼓勵他們在工作中發表自己的意見，多總結適合自己的工作方法。其次，要給予工作人員溝通和交流的機會，對于好的成果也予以展示，這一舉措能夠進一步挖掘工作人員的辦公積極性，激發出工作潛能，使工作真正地服務于人。此外，在高校辦公室中還要盡可能營造輕松和諧的辦公氛圍，通過細致的組織計劃、人員配置和崗位規劃進一步增強辦公人員對于團隊的人際關系。另一方面，在21世紀，信息技術是辦公室行政管理精細化的重要支撐，因此，高校應重視引入信息化系統管理模式，將先前的人工管理模式轉變為信息化網絡系統管理模式，同時，辦公室工作人員要不斷適應辦公信息化和自動化的發展更新，以變化的眼觀來看待辦公自動化應用技術，通過自發學習以及參加培訓等途徑了解和掌握行政管理知識和最先進的技術，并通過實踐應用加強自身的行政管理技能。

三、結語

推進高校辦公室精細化管理是提升辦公室行政工作水平的必經之路。我國高校作為培育人才的土壤，應該認識到辦公室精細化管理的必要性，努力加強與完善高校辦公室行政管理精細化水平，從而推動學校各項事業的發展。