氣象部門檔案工作標準化管理措施分析

摘 要：南京市江寧區氣象局高度重視部門檔案工作，不斷加強氣象檔案工作標準化管理。就當前檔案管理工作存在的管理制度不明確、 管理工作體系不健全等問題，制約和影響著氣象部門檔案工作發展。為此單位內部干部、職工重點明確檔案管理工作流程及性質，建立健全檔案管理體系，加快檔案工作信息化建設。

關鍵詞：氣象檔案資料；標準化管理，管理制度；管理體系；信息化管理

氣象觀測是氣象部門最基礎工作，多年工作記錄必須依靠檔案工作部門的記載和保管才能呈現。因此對檔案的收集、整理、保存和利用等有著較高的要求，同時加強檔案規范化管理并完善相關機制，可增強單位內部干部職工檔案意識，提升檔案利用率等成效。一直以來，南京市江寧區氣象部門領導高度重視檔案工作，切實加強檔案管理，由專人專管，并定期對文書、聲像、實物檔案進行規劃化管理，學習相關檔案門類的知識和規范，做好庫房檔案防霉、防潮、防蟲等清潔管理，旨在做好檔案標準化管理，促使氣象部門檔案管理全面、協調并可持續發展。

1 氣象檔案管理工作重要性

早在我國古代，人們就知道對自然寒暑進行觀測，并將觀測到的旱、風、云、雨、暈等大氣現象為主的氣象觀測數據或現象記錄在甲骨、簡牘、縑帛和紙張等載體上形成氣象檔案。這些涵蓋古代人智慧結晶的氣象檔案直接和間接遺存記載了人們對于四時更替、氣候變化等規律的掌握過程，具有形成時代久遠、時間斷限長、內容原始性和不可替代性等特點，有著較高的科技文化價值，不斷地服務于后代，在人類探索古代氣候變遷規律、中西方文化交流歷史和氣象災害統計等發揮了重要的科技文化價值和作用。當前，氣象檔案包括黨務、業務技術及科研、氣象數據記錄等方面的大量內容，這些內容均來源于多次實踐活動及日常連續的觀測數據采集，在氣象工作開展中作用重大，因此要全面做好氣象檔案管理工作。

氣象檔案管理表現為宏觀管理和微觀管理，宏觀管理主要是針對氣象部門檔案工作的管理，通過嚴格執行國家政策，建立統一的氣象部門檔案管理工作制度，實現對檔案工作的監督指導；微觀管理意義更加深遠，主要側重于氣象檔案的收集、整理、加工及開發利用，并依據一定的原則和方法對氣象檔案資料進行鑒定、保管。由此看來，氣象檔案管理工作極其復雜，并具有一定的技術性，首先管理工作要遵循一定的原則和方法，在整個管理過程中要實施科學化、標準化，使管理性、技術性等系列工作具備標準制定條件，確立標準化及科學化管理體系，滿足氣象檔案管理工作的高效發展。

2 氣象檔案管理工作當前存在的問題

2.1 氣象檔案管理制度不明確

氣象事業檔案是國家寶貴財富之一，檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍，主要為領導決策和全局各項工作服務，并要求具有一定的保密性，管理者及使用者應切實維護檔案的完整與安全，各種門類和載體的檔案，由檔案室集中統一管理，做到專室、專柜、專（兼）職人員負責保管。但當前一些單位不同程度仍存在著對檔案工作的既重視又忽視現象，表現為檔案管理制度不明確、發展速度不均衡等問題。

2.2 檔案管理執行力不足

有效的檔案管理對分析單位內資源狀況是否適應氣象事業變革及發展需求有重要意義，如單位內部人事檔案資料對于制定人才資源計劃有著科學性和規范性。當前氣象部門常常出現這類情況，就是建立了檔案管理制度，但工作人員并未嚴格執行相關制度，導致一些需要歸檔的資料等散落在個別部門或個人手中，不能及時納入檔案保存。

2.3 檔案管理工作體系不健全

檔案管理工作沒有統一的標準，檔案工作沒有建立科學、規范的體系，所以，應該建立標準化的檔案管理制度、體系，以此來提高氣象檔案管理工作的質量。

3 氣象檔案工作標準化管理措施

氣象檔案最初先由各氣象部門實施保管，然后進行歸檔，因此管理工作要具備一定的標準化和規范性，必須構建出完善的檔案管理網絡體系及嚴謹的組織管理體系，將檔案管理工作明確到各級管理責任人。也就是說，氣象檔案管理工作在管理方法、管理概念以及管理原則等方面要制定并實施科學的管理模式，完善出一系列的管理標準，形成一套標準化的“氣象檔案工作規范化管理標準”，只有這樣，才能保證氣象檔案管理工作的良性發展。

3.1 明確檔案管理工作流程及性質

做好檔案文件、數據資料收集、立卷、歸檔，是開展檔案管理的首要工作，這一階段的工作質量好壞，如文件是否收集齊全，是否形成高標準的立卷質量等等，直接影響著檔案工作質量及后期工作開展。檔案文件歸檔后保存于檔案室，這是開展檔案管理的第二階段的工作，各部門檔案文件與本部門工作密切相關，將最初保存于各部門的文件資料統一收取后全部保存在檔案室內，整理編目，進行統一管理，這樣做不僅有利于單位內部文件資料的完整性，而且便于后期使用，發揮檔案文件資源的開發利用價值。為避免單位檔案室搬遷、更新等各種外界因素影響，一些具有長久保存價值的文件資料應最終移至檔案館進行長期保存，或是檔案文件保管期限達到上限時，按照相關規定進行鑒定處理。

3.2 建立健全檔案管理體系

氣象部門數據文件量大且繁瑣，在進行檔案文件保存管理時必須遵循一定的規范要求，建立健全各級氣象部門檔案管理網絡體系，將各級應履行的管理責任落實到個人，相關管理人員要加強日常學習培訓，適應新時期信息化檔案管理，形成一系列的管理科學措施，具有統一的、完善的標準化組織管理體系，使工作發展具備一套有效的管理標準，并將管理人員管理工作納入日常考核工作中，激發管理人員工作主動性和積極性，提高業務能力和工作水平。

3.3 加快檔案工作信息化建設

部門領導和職工要重視檔案管理工作，新時期要充分發揮電子科技成果運用，建立電子檔案及檔案數據庫，開發檔案管理軟件，實施檔案動態管理，實現部門檔案信息化管理，完成檔案文件的紙質與電子模式并存，方便后期管理者統計和使用者檢索、提取利用，并通過聯網，經同意后隨時或異地查閱、提取相關資料。信息化管理不僅減輕了相關負責人工作強度，也克服了紙質檔案長期存放磨損、蟲蛀等弊端，管理人員還可以通過計算機網絡實時管理，收集有價值文件并對其進行整合，確保檔案文件的完整性和可用性。

4 結語

南京市江寧區氣象局重視部門檔案管理工作開展，投入大量資金建設檔案軟硬件設施條件，建立健全檔案管理規章制度及相關的檢索工具。管理人員要認識并了解檔案管理工作性質及流程，緊緊抓住檔案管理工作的每個環節，及時有效地完成各類檔案的移交、立卷、歸檔工作，認真細致，職責明確，移交嚴格，手續齊全，賬物相符，質量達標，充分利用檔案資料做好編研和氣象服務工作。同時，加強檔案工作信息化管理措施，運用高科技實現檔案的電子化保存，便于后期使用查找，并減輕了管理人員勞動強度，使得檔案管理工作更加標準、規范。

參考文獻

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作者簡介

程姝（1985-），女，漢族，江蘇江寧人，本科，助理工程師，從事行政管理、公文、檔案管理工作。