做好醫院檔案利用工作的幾點思考

龍莉文

摘 要：檔案工作的終極目的是為檔案利用者服務，檔案不僅僅是收集整理安全存放，只有通過查詢利用才能實現其自身價值。只有不斷通過檔案工作創新，才能提升檔案的利用水平并充分發揮其應用價值。隨著信息化滲透到工作和生活的方方面面，如何運用高效的檔案管理方法，應用信息化技術手段來提高檔案的利用率，是檔案管理人員必須思考的一個重要問題。在檔案工作中要全面實現“服務為先”戰略，充分發揮檔案的重要作用，并對如何提高檔案利用水平提出了一些合理化意見和建議。

關鍵詞：醫院檔案；管理檔案；檔案信息化服務

在進行檔案管理工作中能體現檔案價值的最終目的就是檔案利用，檔案利用是檔案工作存在的意義之所在。因此檔案管理首先要從檔案的利用工作抓起。目前，隨著信息化技術的發展日新月異，要順應社會變革和社會發展要求，積極探索檔案管理新模式，對檔案的利用工作必將產生積極深遠的影響和長遠有效的推動作用。

1 了解檔案利用的需求和目的，樹立服務優先意識，充分發揮檔案的重要作用

檔案信息資源是各單位在自身建設發展過程中逐漸積累形成的具有較大價值的原始資料和歷史記錄，它能夠準確地反映出單位的發展歷程，對于維護本單位利益，促進其各項事業可持續發展意義重大。如何提高檔案利用率是當前檔案服務工作的重點和難點，需要結合對檔案利用的實際需求，有針對性的開展相關工作。因此，全面了解檔案利用現狀及需求特點，就成為了檔案部門進一步完善檔案服務工作的基本前提。

在我們的社會生活中，和職工的切身利益直接相關的比如工作經歷、繳納社保醫保、享受的工資和福利待遇、獲得的榮譽獎項、工作調動介紹信、直旁系親屬關系等信息都在檔案記錄中有所體現。檔案材料成為社保工作、落實待遇、干部任用、繼承遺產等事項的重要依據，也可以作為法律依據。同樣，如出生分娩冊、病歷檔案等，能為就診者提供所需的出生、病情等相關依據和證明。財務檔案為科研項目結題出具項目審計、專項資金使用、查詢稅務等提供支持。同時，醫院的醫護人員及科研人員研究產生的醫療科研項目及成果，為他們的學術項目研究、職稱晉升和成果轉化等提供依據和檔案信息支持。

上級文件、會議紀要、財務憑證等，能為單位各項工作提供相關政策依據、為單位重大事項、干部任用、各項迎檢檢查等提供依據。還有如基建檔案、設備檔案等，為醫院的二次裝修、設備維修等工作提供文件依據、設計、施工圖紙、產品合同、說明書等檔案材料，為醫院各項工作順利完成提供保證。在對醫院病案管理過程中，在做到對涉及患者隱私的個人和病情資料保密的同時，也要對患者的病案資料進行充分的利用，醫護人員通過對病案的研究，對過往病例的治療經驗進行歸納總結，對提高疾病診療水平、防止亂用抗生素、預防院內感染、加強質控管理等工作意義重大，充分發揮了檔案管理應有的作用。那么，如何提高查閱效率，更好更快地為單位和職工服務，檔案利用工作實現現代化管理勢在必行。

2 檔案利用工作實現信息化管理是提高檔案利用率的需要

隨著信息化技術的發展日新月異，檔案管理和利用工作也相應的發生了變化，以往傳統的手工操作和管理思維模式已明顯落后于信息化時代的需求。檔案管理工作比較繁瑣，需要工作有耐心和較強的責任心和使命感。為提高檔案利用工作效率，必須開發使用適合檔案工作需求的工作軟件，通過使用有效的檢索手段，對檔案信息進行高效的檢索，以便快速獲得所需的檔案材料。檔案的歸檔從資料的收集整理、篩選過濾、按照本單位根據工作實際制定的檔案分類方案來鑒定保存范圍和保管期限、到和計算機檔案系統的銜接、裝訂入盒上架、以及庫房安全、檔案的安全保管、提供查詢利用等等，期間檔案工作投入了大量人力、物力和時間成本。

3 目前檔案管理工作中存在的問題

目前的醫院綜合檔案涵蓋了醫院及患者的各種信息和醫院的黨務、行政事項、醫療活動、學術交流、醫學學術研究、教學活動等，檔案在醫院的日常工作中，發揮著重要作用，能提供很多有價值的材料，是醫院歷史發展的重要見證。

目前檔案管理工作仍然以人工服務為主，信息化檢索為輔，未能提供全面信息化的檔案服務。檔案材料也停留在紙質材料為主，檔案利用率有待提高。信息化建設也只是局限于電腦設備的更新換代、檔案軟件的購置升級與更新，未能將信息系統的智能化功能充分挖掘發揮出來并應用在檔案管理工作上。檔案工作是一項專業性要求很高的工作，檔案管理工作應做到專人專管。檔案管理要做到規范、高效，應創新服務方式與服務思路。要不斷強化提升服務意識，優化服務流程，提高檔案工作者的責任心和為黨守史的自豪感。要不斷開拓進取，充分開發和利用智能化信息系統為檔案工作服務。檔案工作者必須關注業界新技術、新動態和新方法，努力提高自身業務素質與專業技能和職業素養，提高檔案利用率，更好地適應現代醫院管理的要求。

4 做好檔案利用的登記和隨訪，掌握檔案利用的第一手材料。進一步提高檔案利用服務價值使利用工作富有成效

首先，設立“檔案利用情況登記表”，檔案查閱前來借閱時，要填寫部門、查閱者姓名、電話、用途等基礎信息。其次，做好隨訪跟蹤，可電話聯系對方，或發放表單填寫的形式等，掌握檔案利用的第一手材料，獲得檔案利用比較充分的信息。如效益、成效及需求，以更好地為檔案查詢利用者提供更好的檔案服務，形成較好的檔案利用工作的良性循環。

如我院基建檔案查詢利用效果明顯：1）舊樓的外墻裝修牽涉到結構安全評估，經查找檔案找到原始結構圖，根據原始設計檔案進行設計外墻裝修，既美化了環境又保證了大樓的安全；2）舊樓外墻裝修，原計劃方案鋼掛石材美觀大氣，經查詢檔案資料，大樓結構是竹子和混凝土結構沒有鋼筋，結構安全達不到目前規范要求，故立即改變了方案使用鋁板噴涂石材顏色降低外墻荷載，保證了安全；3）醫院某業務科室下方的排污管爆管，情況危急排污量大無法維修，根據檔案查找排污管上部使用單元，經溝通局部停止使用一小時，高效完成了維修；4）經查找檔案，有一些特殊設施是當年特批的公益設施，找到批文后保護了原始設施，不會因為單位的裝修改造而破壞了本該保留的設施。

又如：我院需要將彩超數據采集到醫院信息系統中，開通彩超DICOM數據通訊端口廠家開價幾十萬元，我們查閱了彩超購買時的采購合同，發現該通訊端口應由廠家免費開通，經過與對方溝通，嚴格按照當年合同辦事。最后履行了當年的合同條款，免費開通了端口，此項目節省經費幾十萬元。

通過以上舉例說明，使我們充分認識到檔案的利用價值和檔案的重要性，力所能及地滿足查詢利用科室的需求，不斷提高檔案利用服務水平，從而推動我院綜合檔案管理更上一個新臺階。

5 結語

綜上所述，提高醫院整體管理水平，除了體現在醫療、教學、科研等方面，也要在檔案管理這類基礎性工作中下功夫。檔案管理為醫院各項工作提供重要依據，與醫院的歷史發展有著緊密的聯系。做好收集整理，安全保管，提供查詢利用是檔案管理者的重要職責。醫院應提高對檔案管理工作的重視，加強對檔案管理人員的培訓和配備，在工作實踐中不斷摸索、開拓進取，優化檔案管理工作服務流程，充分了解檔案利用的需求和目的，以發揮檔案的重要作用，為醫院各項事業發展貢獻力量。

參考文獻

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