行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路

摘 要：在我國的發展階段，政治和經濟體制不斷進行優化，行政檔案管理存在的問題不斷涌現，必須將其進行優化和改善，本文就行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路進行了研究，首先闡述了行政檔案管理的特色；其次闡述了我國行政檔案管理工作中的不足；最后闡述了完善行政檔案管理的新策略。

關鍵詞：行政檔案管理；特色；權威性；管理方式

檔案管理的主要工作是對原始檔案中的信息進行收集和統計，不僅能對檔案進行有效的管理，而且還能提供其他有效的服務。我國傳統檔案管理中的問題越來越突出，必須使檔案管理朝著規范化、信息化以及科學化發展。

1 行政檔案管理的特色

1.1 執行性

我國的行政單位指的是對國家的權利進行執行的機關。在我國，因為行政機關隸屬于國家權力機關，因此在進行行政管理時，一定要將國家權力機關與執行黨的政策、方針以及路線作為絕對的工作前提。

1.2 權威性

權威是指把一部分的思想強加到另一部分人的思想上，并且要有絕對的服從意識，這是因為在我國要想更好的進行行政管理，必須是以國家的名義進行，所以，也會有絕對的強制力和權威性作為保障。

1.3 服務性

檔案工作的服務性是非常強的，正是這非常強的服務性才更好的保障了檔案管理工作的進一步發展，服務性在檔案管理工作當中所能發揮的屬性是非常重要的，因此檔案管理工作人員發展的必要條件就是服務性。

2 我國行政檔案管理工作中的不足

2.1 工作人員缺乏足夠的專業性

在行政檔案管理中，其中最為重要的工作就是人事檔案管理工作，這項工作的內容是非常多且復雜的，身處在普通科室的管理部門工作內容雖沒有這么多，但是也存在著人事檔案管理部門的問題，因此，進行普通科室檔案管理的檔案人員必須要有很強的責任心和專業性。在實際的工作過程中，這些工作人員并不是檔案專業的畢業生擔任，相關的理論知識欠缺，并且在踏上工作崗位之前，專業的知識培訓工作并未引起重視，行政檔案管理的工作繁重、任務量大，工作超負荷時有發生，一些工作人員在工作過程中沒有進取心，得不到自我的認同感，只想處于平安無事的現狀，導致行政檔案管理工作停滯不前。

2.2 內容鑒定不嚴格

行政檔案管理中材料的真實性得不到保證的話會給社會帶來極為不利的影響，就目前的實際工作現狀來說，有很大一部分的檔案管理人員對待工作不認真，管理人員在審核相關的檔案材料時，做不到嚴格的審核材料，而且這其中有很多的材料，管理人員沒有進行審核，導致個人的檔案材料存在著虛假信息，影響了組織的正常運轉秩序，在對檔案進行管理的過程中，還有輕視現實重視過去的不足之處，對于檔案關系人過去的信息過于重視，比如社會關系、政治歷史、組織鑒定等，但是對個人的業績、科研成果、個人貢獻、個人誠信以及科研評價等材料上不夠重視，造成個人檔案歷史和現實信息比例失重的現象，個人的真實情況反應不出來，直接造成了檔案使用率的下降。

2.3 管理方式較為混亂

目前，我國的檔案的管理規范體制有相關的文件來保證工作的順利進行，但是隨著社會的發展，我國的各個階層的人員開始進行調整并不斷變化，普通檔案的管理方式越發的混亂，并不能滿足檔案管理中的基本工作，其中還存在更為嚴重的不足，很多部門所收集的檔案材料不統一，甚至存在虛假信息，也有不少工作人員擅自更換人事檔案中的信息。我國檔案管理工作的特性：第一，檔案管理工作不能獲得物質財富，是專業性很強對原始檔案信息進行整理的工作；第二，檔案管理系統不是一個獨立的個體，是與其他的管理系統相互作用，而是為了達到為其他的管理系統提供更加完善優質的服務為目的；第三，檔案管理工作與政治經濟和文化密切相關，隸屬于統治階級并被統治階級所掌握。行政檔案管理中的具體內容和政治經濟利益密切相關，機密性極強，所以檔案管理的工作人員要有很高的素質，對工作內容嚴格保密。

3 完善行政檔案管理的新策略

3.1 利用現代科技加強檔案管理

行政檔案的管理工作中的基礎設施的建設關系到對人事檔案體系的完善，相關的主管部門應該投入更多的資金加強檔案管理工作，并利用這些資金對檔案管理的基礎設施進行一定的加強，這樣才能更好的促進檔案的發展。而且檔案管理工作要跟上時代發展的步伐，及時的更新計算機設備，做到信息化管理，要做到在行政檔案管理中使用先進的高科技技術，例如掃描儀器等設備，利用掃描儀等設備掃描紙質的檔案，形成電子版檔案，而且隨著技術的進步，檔案也不僅僅是文字模式，除了文字還有許多其他的形式，例如視頻資料，現在應用的也非常的多，查閱也方便，可以將這些資料保存起來，這樣檔案管理工作的質量才能得到飛速提高。

3.2 提高檔案管理人員的專業素質

行政檔案管理工作對于工作人員的有很高的要求，因為這項工作的機密性很強并且對工作人員有很高的專業要求，所以工作人員都必須要具備一定的專業素養及綜合素質：第一，在實際工作過程中踐行保密的原則性，提高工作人員的思想和政治覺悟，嚴格遵守機密；第二，加強工作人員自身的責任感，對于行政檔案管理這項本職工作做到全神貫注，不斷的提高自己工作的嚴謹性；第三，建立檔案管理人員培訓體系，不同的崗位需要不同的專業知識，在檔案管理部門中有許多的崗位，因此，對每一根崗位的培訓都是不同的，而且這些培訓要有針對性，培訓內容也要包含所有與檔案管理有關的知識，其專業知識更是培訓的重點。其他的學科內容也不能忽視。

3.3 建立完善的檔案管理制度

保證行政檔案信息的合理性必須完善檔案管理制度。首先，要根據實際情況、實事求是，根據行政檔案的特點進行分析，在這個前提之下建立的檔案管理制度必定是科學性與合理性兼備的；其次，要想建立檔案管理制度，必須要對檔案管理工作進行實踐，因此，制度的實用性與可操作性十分重要，這樣才能保證工作效率；其次，建立檔案管理制度，這不僅是約束了檔案的相關管理人員，而且也對相關負責的領導進行了約束，對于正在進行的管理工作，也不會存在某些領導因各種利益原因，做出影響檔案管理工作的事情。最后，完善獎懲措施，不僅包括物資獎勵還應該包括精神獎勵。兩者相結合，促進他們的工作積極性，但是對于違反行政管理檔案操作規定的管理人員也不能姑息，及時的對他們進行處罰，在單位管理制度時要有賞有罰，而且要做到賞罰分明，這樣才能確保單位的檔案管理工作能更好的進行下去。

4 結語

總之，現階段在我們國家，行政檔案管理工作中存在的問題極大地制約了檔案管理工作的發展。但是信息化發展迅速，會對我國的行政管理工作造成很大的影響，所以，檔案管理工作必須有新的發展策略，包括利用現代科技加強檔案管理、提高檔案管理人員的專業素質以及建立完善的檔案管理制度等，還要確保機制科學合理，與時俱進。要做到真正的重視檔案管理工作，這樣才能夠在今后更好的開展檔案管理工作，保證檔案管理工作順利進行。

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作者簡介

左思敏（1989-），女，漢，江蘇南京，科員，助理館員，本科，研究方向：行政檔案管理。