加強地勘單位人事檔案管理改革探析

成婧婧

摘 要：在地勘單位實行企業(yè)化的管理新時期，人力資源管理占據(jù)重要地位，而人事檔案管理是地勘單位開展人力資源管理工作的基礎(chǔ)，勢必會更受重視。鑒于此，本文將從地勘單位人事檔案管理的價值入手，探討加強人事檔案管理改革的策略，助力地勘單位規(guī)范管理人事檔案，夯實人力資源管理基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：地勘單位；人事檔案；檔案管理；改革策略

從二十世紀九十年代初開始，國家對地勘行業(yè)進行多次改革，很多單位都經(jīng)歷重組、合并、改制等，還有一些單位即將改企，不僅影響地勘單位職工隊伍的穩(wěn)定性，人事檔案管理也不可避免的存在相對混亂的情況。由于地勘單位的專業(yè)技術(shù)性較強，使得其生產(chǎn)與發(fā)展具有特殊性，人事檔案管理也面臨管理不規(guī)范、忽視檔案使用與保密、信息化建設(shè)滯后、人員素質(zhì)偏低等問題，急需改革和強化，下面就對此進行分析與探討。

1 地勘單位人事檔案管理的價值

地質(zhì)勘查單位簡稱地勘單位，主要從事地質(zhì)工作，基于國防建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)以及科技發(fā)展的需要，對區(qū)域內(nèi)的地層構(gòu)造、巖石、地下水、地貌、礦產(chǎn)等地質(zhì)情況進行調(diào)查研究，整個工作過程會形成大量檔案，包括地質(zhì)檔案、技術(shù)檔案、人事檔案等。其中的人事檔案是交流人才信息的載體，集中反映人一生的經(jīng)歷和政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作績效、工資待遇、品德作風、身體健康狀況等，是對人成長進步與精神面貌的真實記錄[1]。對于地勘單位而言，人事檔案不僅是單位職工重要的身份憑證，也是單位開展職工招聘和崗位調(diào)動等人力資源管理工作的參考、依據(jù)。而人事檔案管理則是地勘單位人力資源管理的有機組成部分，其價值主要形成于人力資源管理活動，記述職工的工作經(jīng)歷與德才表現(xiàn)，記錄職工在單位的成長發(fā)展過程，是職工在單位從事各項工作最原始的記錄。地勘單位人事檔案是單位制定及實施人才戰(zhàn)略、發(fā)展規(guī)劃、選拔任用干部、晉升職務(wù)以及評定職稱等的重要憑證，通過管理人事檔案就能建立完整的地勘單位人事信息庫，為人力資源管理決策提供準確的、重要的信息，促進地勘單位的改革和進步。

2 加強地勘單位人事檔案管理改革的策略建議

2.1 強化過程監(jiān)管，規(guī)范人事檔案管理

人事檔案材料完整與否、規(guī)范與否是衡量地勘單位人事檔案管理工作質(zhì)量優(yōu)劣的重要標準，檔案人員必須將人事檔案的收集、整理與歸檔、轉(zhuǎn)遞等基礎(chǔ)工作做好，才能改進、規(guī)范人事檔案管理。第一，嚴格把控收集大關(guān)，明確收集地勘單位人事檔案的范圍，及時收集人事調(diào)動、干部任免、專業(yè)培訓(xùn)、組織考察考核、功過獎懲等材料，保證人事檔案的完整性，增加在職人員檔案的數(shù)量。

第二嚴格把控鑒別大關(guān)，對收集的人事檔案材料應(yīng)做到具體問題具體分析，認真鑒別和審核，及時補充缺少的材料，詳細登記需要銷毀的檔案材料，如死亡人員檔案、離退休人員檔案等，按規(guī)定報請主管負責人進行審查，或永久保存，以備改革需要，或根據(jù)保存規(guī)則轉(zhuǎn)移、另存等，使每一份檔案材料都有保存的價值。第三，嚴格把控整理大關(guān)，依據(jù)檔案整理細則對歸檔的人事檔案材料進行整理和立卷，準確分類、有序編排、整齊裝訂，有條理的反映職工的履歷、考核、學(xué)歷、職稱、工資、獎懲、入黨等情況，規(guī)范人事檔案歸檔。第四，嚴格把控轉(zhuǎn)遞大關(guān)，堅持原則、遵守程序，在轉(zhuǎn)出人事檔案材料時要有任免通知和調(diào)動通知、領(lǐng)導(dǎo)批示、聯(lián)系函件等手續(xù)，及時將單位的離退休人員、死亡人員的檔案規(guī)范轉(zhuǎn)出；在接收人事檔案材料時也要按規(guī)定登記，使人事檔案管理不斷趨于規(guī)范化。

2.2 注重使用保密，確保人事檔案有效

為加強人事檔案管理改革，地勘單位檔案人員應(yīng)在管理和維護上下功夫，將需要歸入職工個人檔案的材料收集好、整理好、保管好。為維護人事檔案的完整性，檔案人員在及時收集檔案材料的同時還應(yīng)不斷充實檔案，保證檔案工序有序、連續(xù)[2]。如檔案人員要根據(jù)目錄核對人事檔案材料的數(shù)量，做好接收記錄。如果需要查閱或使用人事檔案，檔案人員應(yīng)基于人事檔案查閱利用使用制度，只允許規(guī)定范圍內(nèi)的人員查閱檔案，并要求其遵守檔案保密制度，不得隨意泄露檔案信息。作為檔案人員更不能私自調(diào)閱人事檔案，如果需要轉(zhuǎn)遞檔案，應(yīng)對檔案袋做好封口蓋章工作，通過規(guī)定的途徑移交，確保人事檔案的機密型和檔案傳遞的安全性。另外，要做好人事檔案監(jiān)交工作，這對地勘單位人事檔案起到重要的監(jiān)督監(jiān)證作用，是預(yù)防出現(xiàn)人事檔案材料缺失和職責不清、責任不明等問題的重要方式。所以檔案人員必須認真履行職責，按章監(jiān)交人事檔案。

2.3 建立數(shù)據(jù)庫，推進檔案信息化建設(shè)

人事檔案是地勘單位職工身份、學(xué)歷與資歷等的證據(jù)，應(yīng)利用信息技術(shù)為其中的信息資源建立數(shù)據(jù)庫，將人事檔案中的職稱材料作為獨立材料單獨保存，在查找人事檔案信息時只需通過計算機人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫就可實現(xiàn)，在節(jié)省檔案人員大量工作時間的同時方便地勘單位制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)與發(fā)展計劃。建立地勘單位詳盡的、完整的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之后，無論是什么時間需要用到哪方面的技術(shù)人才，都能通過數(shù)據(jù)庫準確快速的查找第一手資料，儲備地勘單位人才信息。當然，數(shù)據(jù)庫的建立是一項長期性任務(wù)，要經(jīng)歷從高到低、從個體到群體的過程，和地勘單位的實際情況有一定關(guān)聯(lián)，如單位領(lǐng)導(dǎo)的重視度，有沒有統(tǒng)一對人事檔案管理信息化建設(shè)的認識，計算機技術(shù)人員和檔案業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)調(diào)配合充分與否等等，在數(shù)據(jù)庫的建立中必須面向?qū)嶋H應(yīng)用，突出重點，形成一個活的數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建開放的數(shù)據(jù)庫群，大大提高地勘單位人事檔案管理自動化系統(tǒng)的效率，加快信息化建設(shè)進程。

2.4 提高人員素質(zhì)，提升檔案管理水平

地勘單位的人事檔案管理是一項規(guī)范性很強且嚴肅、細致的工作，對檔案人員提出嚴格的要求，檔案人員必須提高自身素質(zhì)[3]。第一，檔案人員應(yīng)具備專業(yè)人力資源管理知識，這是檔案人員保證人事檔案準確、真實、完整的前提，對檔案工作水平的提升有保障作用。在市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，有色金屬地勘單位也面臨改制或者是改企的要求，追求經(jīng)濟效益是必然，如果檔案人員缺乏專業(yè)的人力資源管理知識，認為把各部門和各職工提交的人事資料收集起來就萬事大吉，沒能嚴格把關(guān)，一旦那些與歸檔要求不符的人事檔案材料進入檔案室并長期保存，無疑會對今后的檔案利用產(chǎn)生負面影響。所以檔案人員要掌握專業(yè)人力資源管理知識，依據(jù)形成人事文件的規(guī)律與形式，對人事檔案材料的質(zhì)量進行檢查和驗收。

第二，檔案人員應(yīng)形成崇高職業(yè)道德，因為新時代的地勘單位人事檔案管理工作要求檔案人員具備敬業(yè)精神，在日常工作中處處留心、勤于觀察，收集有價值的人事資料，了解人事檔案管理的新情況、新技術(shù)，樹立高度責任感，樹立為地勘單位人事檔案管理事業(yè)奮斗終身的意志和愿望。第三，檔案人員應(yīng)積極參加地勘單位專業(yè)化的培訓(xùn)活動，充實計算機專業(yè)知識，提高技術(shù)能力，這是檔案管理信息化建設(shè)的必然要求。最近幾年，地勘單位逐漸實現(xiàn)信息化管理，計算機被廣泛應(yīng)用于檔案的分類立卷、接收、轉(zhuǎn)遞和查詢檢索、建立數(shù)據(jù)庫等工作，隨著人事檔案數(shù)字化以及電子文檔工作的推進，檔案人員必須及時更新計算機知識，提高計算機應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，通過各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與工具對人事檔案信息實施有效的數(shù)字化、電子化管理。檔案人員還應(yīng)利用信息能力有效收集人事檔案信息，保護信息安全，為使用者提供準確的信息，促使使用者能在最短時間里獲取所需人事檔案信息。

3 結(jié)語

人事檔案是地勘單位職工信息的重要載體，對單位的管理和職工的發(fā)展均有重要價值，檔案人員在人事檔案管理中不僅要強化過程監(jiān)管，規(guī)范檔案管理，還要注重對人事檔案的使用與保密，確保檔案真實有效，同時積極建立檔案數(shù)據(jù)庫，推進信息化建設(shè)，通過提高素質(zhì)提升人事檔案管理水平，從而發(fā)揮人事檔案的價值，深化人事檔案管理改革，為地勘單位的改革與發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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[3]樊艷霞，程蓮蓮.論野外地勘行業(yè)檔案管理與利用[J].中外企業(yè)家，2016（21）：202.