芻議辦公自動化環境下醫院檔案管理

摘 要：醫院的檔案管理工作是整個醫院正常運營的重要因素之一，與醫院的醫療水平和自身發展密切相關。隨著當今社會科技水平的飛速發展和醫療水平的不斷提高，各醫院對檔案的管理方式也由從前的紙質檔案收集轉化為如今的自動化管理、由高科技的辦公自動化取代了繁瑣的人工操作，這在一定程度上推動了醫療事業的發展和進步。但與此同時，我國現階段自動環境下醫院檔案的管理仍然存在一些問題。為了促進醫院更好地運營、廣泛提高各醫院的檔案管理水平，本文將對辦公自動環境下醫院檔案管理的特點以及存在的問題進行簡單分析，并對此提出改善策略，以滿足醫院各方面的需求，為醫院的發展提供切實保障。

關鍵詞：辦公自動化；環境；醫院檔案；管理

1 辦公自動化的概念

辦公自動化是一種新型的辦公方式，它是指利用網絡、計算機等技術設備來進行信息的處理和辦公室的相關工作，實現信息的傳輸、存儲、收集和整理等功能，具有真實性和可靠性。辦公自動化作為一種多向交流的管理方式，對于社會的各個工作領域都起到深刻的影響和重要的作用。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點

2.1 工作時效明顯提高

一般來說，醫院的檔案根據其功能和作用，可以分為科研、人事、病歷、設備、會計、聲像、文書、專題和實物等類別，涉及和涵蓋了醫療、教學、財務以及基礎設施等多個影響醫院運行和發展的方面。通過醫院檔案的分類和涉及的內容，可見檔案的繁瑣和復雜，但如果利用辦公自動化系統對醫院檔案進行整理，管理人員就可以準確、高效地收集信息，使檔案管理工作逐漸趨于科學化和合理化，而這也突破了傳統的人工操作，明顯提高了工作的效率[1]。

2.2 在一定范圍內實現了資源共享

每個醫院綜合檔案室的傳統表現都呈現出多部門管理、檔案較分散的特點。在辦公室自動化環境下，利用計算機技術能使得檔案的管理更加科學化和規范化，這極大的提高了檔案的利用效率和工作質量，同時對于那些翻閱過的檔案信息，也能夠保證較高的查找率，相較于傳統的檔案查閱擺脫了空間的局限。此外，辦公自動化系統對文件歸檔、利用流程和審批權限也加以規范，可以有效防止信息的泄露，加強了檔案信息的保密性和安全性[2]。

2.3 醫院檔案存儲方式多樣化

在辦公自動化系統使用以前，醫院檔案的存儲形式基本都只是紙質檔案，后來逐漸發展為文本、圖像、聲音和影像多種載體并存的存儲方式，不僅擴大了檔案存儲的空間和內容，還能保證檔案的完整性和長久性，使得信息更加完善、客觀，而且這些載體在讀取的過程中也具有較強的穩定性。

3 我國現階段自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

3.1 缺乏完善的辦公自動化系統

現階段，辦公自動化系統普遍存在技術水平低、軟件投入少、管理負擔任務較重的問題，這些問題都嚴重影響了辦公自動化系統的整體水平。再加之系統開發商的水平參差不齊，開發團隊缺乏經驗、模式不合理，最終造成了部分軟件質量不高，與使用者的實際需求存在一定差距，而且更是缺乏電子檔案管理系統與子文件之間的轉運系統。所以，辦公自動化系統還有待完善。

3.2 缺乏專業的檔案管理人員

在辦公自動化環境下，由于檔案管理的設備更加先進化、檔案存儲的形式更加多樣化、檔案管理的方法更加科學化，所以更需要專業水平較強的檔案管理人員來進行操作。但目前我國的檔案管理人員普遍學歷較低、專業技能較弱，與現代技術化、先進化的檔案管理工作還存在一定差距，因此無法勝任此項工作。

3.3 缺乏統一的檔案管理標準

辦公自動化系統在帶給人便利、快捷的同時，也給檔案存檔帶來了很多問題。辦公自動化使用后，一般都只有正式的最終文件存檔，而沒有底稿文件。目前，檔案信息自動化系統主要存在的問題是標準化、規范化滯后。而辦公自動化勢必要將檔案趨向數字化，這樣才能為各行業各領域的辦公提供更方便、更快捷的檢索利用方式，而這就要求辦公自動化環境下檔案的管理必須有一個統一而又現實可行的標準[3]。

4 辦公自動化環境下醫院檔案管理的改善策略

4.1 建立標準化的檔案管理制度

辦公自動化環境下，檔案的管理具有方便、快捷的特點，但是在這些優點的基礎上，還要求檔案管理工作必須做到統一和規范，因此要建立標準化的檔案管理制度，以期規范檔案的管理工作。而開展標準化的管理，也應當結合醫院檔案的實際情況和具體特點，對于所有要歸檔的材料必須嚴格把關、認真鑒別，不能作假也不能有任何遺漏。此外，醫院還應當定期修改和完善檔案，使其真正實現標準化和規范化的管理[4]。

4.2 建立專業的醫院檔案管理團隊

專業的檔案管理團隊是整個醫院檔案管理工作的核心力量。尤其在辦公自動化環境下，伴隨著醫院檔案的數量逐漸增多、形式變化多樣、管理方法更加復雜繁瑣，便更要求醫院檔案管理人員必須緊跟時代的步伐，不斷提高自己的專業技術水平和職業素養。因此，各醫院必須建立專業的檔案管理團隊，努力培養和聘用高素質的人才。因為只有當工作人員的職業技能適應當今時代的需要，才能有效地推動醫院檔案管理工作的全面落實。

4.3 加強網絡安全與醫院檔案管理信息化的建設

由于各醫院的檔案信息存在機密性，不能隨意泄露，所以加強網絡安全和信息化建設十分必要。要加強網絡安全，可以通過防火墻、數據加密、攻擊檢測等方式來對信息或檔案文件加以保護，對于醫院內部的網絡和工作平臺也要定時監測，防止攻擊者的惡意入侵。只有這樣，才能保證醫患雙方的合法利益受到保護，促進醫療事業的建設與發展。

4.4 建立檔案管理子系統

建立檔案管理子系統，也是辦公自動化環境下醫院檔案管理的一個有效的改善策略。因為在辦公自動化系統的基礎之上，要將電子公文運轉和電子檔案管理的工作貫通在一起，必須要借助一個平臺，為完整的公文生成和歸檔機制提供技術保障，而這就體現出了檔案管理子系統的重要性。它不僅能夠提高工作效率，還能為文檔一體化的深入建設奠定基礎[5]。

5 總結

綜上所述，辦公自動化作為當下信息社會的重要標志之一，并將其運用于醫院的檔案管理工作中，能夠促進整個醫院更好的運營。但從我國現階段醫院檔案管理的整體水平來看，仍然存在一些問題亟待解決，這要求醫院必須建立標準化的檔案管理制度、專業的檔案管理團隊，加強網絡建設，同時建立檔案管理的子系統，以此進一步提高醫院檔案管理的水平，促進醫院的發展。

參考文獻

[1]萬秀華.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2014，19（3）：420，423.

[2]梁惠志.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].辦公室業務，2014（12z）.

[3]王錦輝.辦公自動化環境下醫院檔案管理工作探究[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2015，18（28）：5948-5949.

[4]劉英霞，賈麗娜.探討醫院檔案信息化的管理[J].中國病案，2012（2）.

[5]胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2013，13（3）：43-44.

作者簡介

孟蓮（1986-），女，漢，河北安國，助理館員，本科，天津市南開醫院。