信息數(shù)字化時(shí)代檔案管理人員核心能力探究

師維

摘 要：檔案管理是進(jìn)入數(shù)字時(shí)代信息技術(shù)知識管理不可缺少的一環(huán)。在信息數(shù)字化時(shí)代，信息數(shù)據(jù)的幾何倍數(shù)增長，信息技術(shù)在全方位影響人們生活的各個(gè)方面。檔案本質(zhì)上是一種信息的留存手段，在信息數(shù)字化的今天，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的概念。檔案的價(jià)值在醫(yī)院管理中逐漸得到關(guān)注與重視，檔案數(shù)字化推動(dòng)了醫(yī)院管理效率的上升。本文試圖通過分析目前檔案管理人員的核心職業(yè)能力，探究檔案管理人員的教育與訓(xùn)練，提升工作績效，提出可供參考的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理、核心能力、教育

傳統(tǒng)的檔案管理，是有實(shí)物的檔案，并且定義的“檔案”相對單一。數(shù)字化時(shí)代，任何信息都有可能成為檔案，并且長久保存。以本人所在的廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院為例，隨著醫(yī)療人數(shù)的不斷攀升，醫(yī)療設(shè)備的更新，疑難雜癥疾病的上升，醫(yī)院數(shù)字化辦公的推進(jìn)，每天均產(chǎn)生海量的數(shù)字化信息。這些信息無論是對于社會還是醫(yī)院，都具有重要的開發(fā)價(jià)值和利用價(jià)值，最終成為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的重要資源。面對海量信息，社會對醫(yī)院的檔案管理要求越來越高，標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理，才是檔案管理可持續(xù)發(fā)展的道路。

1 信息數(shù)字化帶來的變化

1.1 數(shù)字化檔案的目的

伴隨著以電腦作為媒介傳播，電子化有助于增加相關(guān)信息的公開性與關(guān)聯(lián)性，提高所在單位的服務(wù)效率的同時(shí)減少成本支出，并最終實(shí)現(xiàn)向公眾的開放。在需要大型診療設(shè)備的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，傳統(tǒng)的實(shí)物檔案存儲模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療的需求。科技的進(jìn)步，使得成倍增長的數(shù)據(jù)普遍采用數(shù)字化的方式存儲。信息數(shù)字化，最終目的是可以讓有需要的人員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，提供任何人所需要的服務(wù)。

1.2 大數(shù)據(jù)的特性

在過去，資料有限的情況下，受制于高成本，難以掌握全體資料，科技的進(jìn)步，數(shù)據(jù)的收集隨手可得。因此，大數(shù)據(jù)具有了大數(shù)量的特性。但是這個(gè)“量”并不是數(shù)量的無限擴(kuò)大，而是在于資料的盡可能完整。在大數(shù)量的特性下，還具有速度快和多樣化的特性。成本大幅度降低，可以更快速的收集、處理、利用數(shù)據(jù)，讓效率大幅度提高。

1.3 數(shù)字化對檔案管理的影響

數(shù)字化減少了檔案管理的人力需求：在檔案數(shù)字化以后，只要使用者經(jīng)過授權(quán)，便可以使用網(wǎng)絡(luò)連接到所在的檔案資料室，可以自主查詢、瀏覽，甚至直接復(fù)制留存檔案的所有資料，減少檔案管理人員的工作量。數(shù)字化可以改變檔案存儲的空間分配：數(shù)字化之后，除非具有極其重要價(jià)值的實(shí)物、實(shí)體需要保存，大部分的檔案不再需要實(shí)體保存，而是轉(zhuǎn)換成數(shù)字化，借由網(wǎng)絡(luò)和所開發(fā)的程序進(jìn)行查詢，保存所需要的實(shí)體空間大幅度減少。數(shù)字化可以減少對重要實(shí)體檔案的損耗：采用數(shù)字化之后，原始資料可以得到更好的保存，而數(shù)字化后的影響可以隨時(shí)提供給使用者查詢，甚至復(fù)制，非必要情況下，不需要翻閱原件，使得檔案的損耗降到最低。

2 檔案管理人員的核心能力

2.1 檔案管理的綜合規(guī)劃

綜合規(guī)劃能力是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有的宏觀能力。作為從事檔案工作的人員，在從事檔案工作之前，就必須了解所在檔案管理部門的管理制度、政策和發(fā)展計(jì)劃。每一個(gè)單位的檔案管理都有屬于所在單位的情況。作為檔案管理人員，必須把自己的個(gè)人規(guī)劃同所在單位的長遠(yuǎn)綜合規(guī)劃融合，才能有利于個(gè)人的職業(yè)發(fā)展。

2.2 檔案的收集整理

檔案的收集整理能力是檔案管理人員需要掌握的核心能力。在檔案管理工作中，每天都會產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)以及資料，檔案收集并且歸類，就成為檔案管理人員必須具備的能力。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)分類體系進(jìn)行分類編排以及做好標(biāo)記。在檔案收集過程中，還會出現(xiàn)隨著檔案保存年份的久遠(yuǎn)，需要對檔案定期進(jìn)行重新鑒定，根據(jù)其價(jià)值或是檔案保存年限的要求，做到老舊檔案的重新規(guī)劃與撤銷工作。

2.3 檔案的維護(hù)能力

檔案在長期保存的過程當(dāng)中，隨著檔案管理程序的升級，不同檔案對保存條件的不同，檔案保存條件的變化，需要對檔案進(jìn)行定期的檢查，以確保現(xiàn)存的檔案保存完整。在遇到檔案保存過程中因?yàn)榄h(huán)境變化造成檔案的缺失，需要及時(shí)的進(jìn)行檔案修復(fù)。并及時(shí)查找檔案缺失的原因，對檔案保存環(huán)境與設(shè)施進(jìn)行維護(hù)。同時(shí)，伴隨著檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢，在維護(hù)的過程中，還應(yīng)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子復(fù)制（備份），以方便未來開發(fā)高效的電子查詢系統(tǒng)時(shí)提供充足的電子檔案查詢資料。

2.4 檔案的服務(wù)能力

現(xiàn)代的檔案管理，不僅僅只是保存的單一功能，更多的還增添了服務(wù)的能力。檔案管理應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思路，定期對非機(jī)密的、可公開的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新，并做好查詢目錄，以方便普通民眾有需要的時(shí)候進(jìn)行查詢和復(fù)制。有能力的單位還可以研發(fā)自己的查詢系統(tǒng)，對檔案的使用者進(jìn)行研究，甚至可以做到提供查詢檔案的大數(shù)據(jù)咨詢服務(wù)功能。盈利機(jī)構(gòu)的非機(jī)密檔案甚至可以公開作為營銷推廣，利用自身所有的檔案產(chǎn)生利潤。

3 檔案管理人員面臨的問題

3.1 核心能力包含全方位但無法全覆蓋

檔案管理人員的核心能力：檔案管理的綜合規(guī)劃、檔案的收集整理、檔案的維護(hù)、檔案的服務(wù)這四項(xiàng)核心能力。這四項(xiàng)核心能力雖然包含了全方位的要求，但是在實(shí)際操作過程當(dāng)中，體現(xiàn)的能力是不均衡的。例如在一些政府服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，更多的是從事檔案的收集整理工作。在檔案服務(wù)部分，實(shí)際上占用比例也相對較少。例如在一些單位以及學(xué)校，對于檔案的應(yīng)用更多的是按照上級的規(guī)定，上級怎么規(guī)定就怎么做，需要查找檔案，還需要特定的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，并由指定人員進(jìn)行查閱，也不會讓使用檔案的人員親自到檔案室進(jìn)行查閱。

3.2 核心職能與大數(shù)據(jù)趨勢出現(xiàn)落差

電子化、大數(shù)據(jù)對于檔案管理人員而言，是今年隨著科技發(fā)展才出現(xiàn)的新模式。這一模式開始沖擊傳統(tǒng)的檔案管理工作，但是在許多單位，檔案管理工作仍沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)給檔案管理工作帶來的巨大變革。傳統(tǒng)的檔案管理工作，幾乎都是使用者有需求的情況下經(jīng)過申請才可以查閱檔案。例如，現(xiàn)在的檔案管理，在存放目錄上，依舊采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的編碼進(jìn)行歸類，但是隨著電子檔案的逐步產(chǎn)生，并且未來朝著電子化發(fā)展的趨勢，紙質(zhì)檔案的編排方式就會逐步與電子檔案產(chǎn)生編排上的差異。在數(shù)字化、大數(shù)據(jù)應(yīng)用的當(dāng)下，就會呈現(xiàn)出巨大的落差。就需要我們區(qū)進(jìn)一步的理順，找到管理的融合方式。

對于檔案數(shù)字化之下產(chǎn)生的管理變化，目前很多的檔案管理人員在技術(shù)上還是比較缺乏，操作系統(tǒng)需要借助科技公司，而非檔案管理人員開發(fā)。在未來面對更多的電子檔案出現(xiàn)的時(shí)候，如何做，怎么做，目前還沒有一個(gè)很好的解決檔案。

4 結(jié)束語

無論從事任何的檔案管理工作，都應(yīng)當(dāng)具備檔案管理的綜合規(guī)劃、檔案的收集整理、檔案的維護(hù)、檔案的服務(wù)這四項(xiàng)核心能力。但是在具體的操作當(dāng)中，面對不同的具有專業(yè)性質(zhì)的檔案，需要管理人員熟悉與之相關(guān)的專業(yè)性，才能夠更好的有側(cè)重的進(jìn)行檔案管理。在工作中，需要不斷強(qiáng)化核心職能，鼓勵(lì)運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化管理方式。檔案管理其實(shí)并不枯燥，了解了自己管理的檔案內(nèi)容，檔案管理人員是可以樂于工作的，具備了管理的核心能力，同時(shí)在社會責(zé)任感、歷史觀以及人文素養(yǎng)上下功夫，檔案管理人員一定能夠積極投工作，增進(jìn)對業(yè)務(wù)的認(rèn)同感。

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