如何做好新形式下社會保險檔案管理工作

侯嬌嬌

摘 要：迅速發(fā)展的社會保險事業(yè)，越來越顯示出社會保險檔案的服務性功能。做好社會保險檔案管理工作，不僅確定社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且保護參保人員的利益。在新形勢下，需要不斷提高社會保險檔案管理效率，更好地服務于參保人員和政策，促進檔案管理服務和每項經(jīng)辦管理服務的和諧發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式；社會保險；檔案管理工作

社會保險檔案管理是社會主義社會建設的重要內(nèi)容之一，其不只是與勞動者的利益緊密相關(guān)，而且也是社會穩(wěn)定與國家經(jīng)濟的不可或缺的工作。社會保險檔案的安全和完整，可以切實維護勞動者自身的合法權(quán)益，有助于社會的穩(wěn)定。加強社會保險的改革，逐漸拓寬了社會保險覆蓋范圍，也是檔案數(shù)量和社會保險業(yè)務量呈現(xiàn)日漸上升的趨勢。因此，檔案管理部門要做好社會保險檔案管理工作，使其更加科學化和規(guī)范化。

1 新形勢下加強社會保險檔案管理的必要性

1）深化社會保險改革的需求。做好檔案管理工作，是傳統(tǒng)檔案工作變革的重要渠道，只有建立完善的檔案管理體系，才可以全面開展社會保險工作。社會保險檔案中對資料信息有完整的記錄。如果丟失原始材料，是很難彌補的，以至于不能繼續(xù)做好保險工作。因此，加強社會保險檔案管理是一項相當嚴格的工作，傳統(tǒng)檔案管理的范圍僅僅局限于紙質(zhì)檔案資料，并沒有運用于信息化技術(shù)中。管理技術(shù)的不斷發(fā)展，使得社會保險工作也逐漸進行創(chuàng)新和改革，這就需要完整的檔案信息作為支持。

2）社會保業(yè)務自身的必然要求。社會保險工作任務開展形式是復雜化的，而且隨著工作的貫徹落實，也會產(chǎn)生很多的數(shù)據(jù)信息。如果不能進行高效的管理，容易出現(xiàn)丟失的情況，保險辦理工作也難以順利實施。各個單位在運行中往往會出現(xiàn)人才流動的情況。所以保險繳納單位也出現(xiàn)變動，但是在檔案中會詳細記錄保險資金繳納情況。只要嚴格管理檔案，就不會出現(xiàn)因為人才流動而出現(xiàn)的人才流失混亂的情況，為一系列的工作開展提供穩(wěn)定的保障。[1]在人才流動過程中，需要轉(zhuǎn)移部分的信息資料，由新的用人單位繼續(xù)進行保管，社會保險繳納情況是雙方共同討論的。保險行業(yè)自身有相當嚴格的機制體系，加強檔案管理符合社會保險工作的特點，也可以為工作開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3）有助于社會保險部門提升辦事效率。對社會保險檔案進行嚴格管理，可以使基層員工工作開展形式變得更加規(guī)范，更好地服務于社會群體。通過仔細查看和總結(jié)檔案的信息資料，能夠從中找到工作的缺陷，并且通過整理研討制定出相應的解決措施。

2 當前社會保險檔案管理工作中存在的主要問題

1）不統(tǒng)一的社會保險檔案管理。雖然檔案管理受到高度重視，但是在實際工作中仍舊沒有取得理想的效果。其中，仍舊存在許多弊端尚未得到解決。不統(tǒng)一的管理形式是最具有代表性的問題，規(guī)范性較弱。在社會保險業(yè)務辦理中，往往會產(chǎn)生很多保險資料，一般這些資料是由不同的部門共同完成，同時也導致管理體系是不統(tǒng)一的。這樣在管理工作中就會存在各種程度的重疊，使得工作效率大幅度降低，無法利用網(wǎng)絡平臺更好的實現(xiàn)資源共享，對開展社會保險工作有不利的影響。

2）社會保險檔案缺少專業(yè)性管理。如果檔案管理仍舊采取傳統(tǒng)手段，這樣就有可能導致數(shù)據(jù)資料的丟失和紙質(zhì)資料的破損，在很大程度上直接影響檔案資料的管理和查找。一旦檔案管理部門發(fā)生火災事故，紙質(zhì)檔案就會被破壞難以復原。[2]計算機信息設備在社會保險業(yè)務辦理中普遍應用，但是在檔案管理中尚未得到全面廣泛應用，而在體制方面也不能明確的約束檔案管理工作，管理內(nèi)容混亂，從而導致信息化檔案管理效率較低。檔案資料使用次數(shù)多，而且伴隨著社會保險業(yè)務的拓展檔案資料數(shù)目也會不斷增加。如果不能及時劃分，必定會加大后期檔案管理工作的難度系數(shù)。

3 在新形勢下加強社會保險檔案管理的有效措施

1）提升公民的社會保險檔案意識。加強社會保險檔案管理工作的落實到位，必須要提人民群眾的檔案使用意識。[3]積極配合基層檔案工作人員完成檔案內(nèi)容補充工作，嚴格審核檔案中的基礎(chǔ)信息，如果發(fā)現(xiàn)不完善的內(nèi)容，也要在第一時間進行整改，這樣才可以更加有效的開展檔案管理任務。此外，還要調(diào)動工作人員的積極性和主動性，明確檔案管理崗位。作為一項基礎(chǔ)工作，在開展過程中要有完善的基礎(chǔ)設施作為保障，對于使用時間長和老化的設施進行更換，以此實現(xiàn)提高使用安全性的目標。對檔案管理情況進行定期的檢驗，只要發(fā)現(xiàn)問題，就要及時解決，獲得群眾的認可。對于檔案管理而言，不僅要確保其安全和真實，而且要充分發(fā)揮檔案的實際價值。

2）加強體制標準建設，實現(xiàn)標準化管理。在新形勢下做好社會保險檔案管理工作，就需要在社會保險檔案標準化和科學化建設的基礎(chǔ)上增加力度，以實現(xiàn)標準化管理。[4]加強每個工作環(huán)節(jié)的探究，比如：社會保險檔案管理的利用、搜集以及歸納等等，建立和健全每項規(guī)章體制，確保社會保險檔案管理的有序規(guī)范。這樣才能夠搜集完整的文件資料，并且將其進行合理的分類，真正做到規(guī)范整理。對于不同類型的檔案，尤其是社會保險檔案中的專業(yè)檔案、會計檔案以及工傷、醫(yī)療等各種統(tǒng)計報表、審批材料等不同內(nèi)容，要劃定保管時間和歸檔范圍。制定社會保險檔案管理要體現(xiàn)出規(guī)范性，但是要注意統(tǒng)一，保證具有相當強的操作性，使社會保險檔案管理工作有章可循。同時，需要對社會保險檔案信息資料做進一步整合和共享，促使社會保險檔案管理水平得到提升，從而確保社會保險檔案管理工作的正常開展。只有具備規(guī)范的檔案管理體制，才可以使檔案管理變得標準化和科學化。

3）做好人員培訓，提升社會保險檔案管理團隊的業(yè)務能量力。社會保險檔案管理工作具有較強的業(yè)務性。對于檔案管理人員來說，不僅要掌握和了解有關(guān)的法律法規(guī)，而且要具備很強的計算機實際操作能力。[5]因此，社會保險部門應該加強與檔案行政管理部門之間的關(guān)聯(lián)，組織社會保險檔案管理人員參與有關(guān)業(yè)務培訓，互相溝通交流經(jīng)驗，并且不斷加強檔案管理人員的作風建設，以此使檔案工作的連續(xù)性不會受到任何的影響，組織一支優(yōu)秀的社會保險檔案管理團隊。

4）加快社會保險檔案管理信息化建設。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的社會保檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)是迫在眉睫的。為了保證勞動保障信息系統(tǒng)的共享，我國已經(jīng)將勞動保障信息系統(tǒng)建設納入到國家“金保工程”一期規(guī)劃中心，對“金保工程”提出總體規(guī)劃，各個省市建立信息中心，積極完成網(wǎng)絡建設工作，做到醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等系統(tǒng)共同運行，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡。[6]充分利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)以及觸摸屏查詢服務等系統(tǒng)的建設，讓參保對象可以隨時隨地的查找相關(guān)政策和業(yè)務辦理結(jié)果等數(shù)據(jù)。因此，各地的社會保障部門要注重社會保險檔案管理的信息化建設，增加投入力度，更好地建設社會寶箱檔案管理網(wǎng)絡。

4 結(jié)語

總而言之，在新形勢下社會保險檔案管理工作應當朝著標準化、科學化和信息化的方向發(fā)展，解決傳統(tǒng)社會保險檔案管理工作中存在的主要問題，跟上時代的發(fā)展與進步，使得社會保險檔案管理工作變得更加具有活力。

參考文獻

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