完善醫院會計檔案管理 提升信息管理工作效率

謝奕青 蔡莉美

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，當前的社會醫療事業取得了較為不錯的發展成果，但是在進一步的調查中發現，針對醫院會計檔案管理工作，一些工作人員還缺乏更為深入化的認識。所以在此基礎上，醫院各個科室應該按照會計檔案管理的實際需求，借助信息化的手段來完善會計檔案的管理工作，這樣才能為醫療體系的健全提供助力。

關鍵詞：醫院；會計檔案；信息管理；工作效率

作為我國經濟體系中的重要組成部分，醫院財會工作不容小覷，而其中會計檔案主要是由醫院財務資料文件所組成的，對于醫院整體經濟的發展，將會起到必要的推動作用。在實際的管理工作中，醫院會計檔案能夠幫助工作人員合理化的開展工作。但是在進一步的調查中發現，當前不少醫院領導，對于會計檔案管理工作都缺乏重視，且在會計檔案功能價值的利用上比較落后，所以引入信息化的會計檔案管理模式，不僅僅能夠減輕工作人員的壓力，同時也可以對醫院的經濟效益作出保障。

1 醫院會計檔案管理工作中存在的問題

1.1 對會計信息化工作缺乏重視

在實際的調查中發現，當前一些醫院的領導層，雖然明白會計財務的重要性，卻不重視會計檔案信息化管理工作，導致財務部門在日常工作中比較重視會計業務相關的工作，而對會計檔案信息不能及時收集和完善，導致會計檔案管理工作效率低下，質量不高等問題。醫院會計檔案管理信息化觀念薄弱，也會導致醫院在專業人才的引進上缺乏有效的工作思維，使得醫院會計信息化檔案管理專業人員極度匱乏，極大地影響了會計檔案管理工作的發展，導致整個會計信息化管理工作停滯不前。

1.2 未能設置獨立會計檔案部門

某些醫院并未針對會計檔案內容，設置獨立的部門，同時對于整項工作內容，缺乏規范化的管理措施。在進一步的調查中發現，有些會計檔案在達到年限之后，并未及時移交到相關檔案管理部門，進而導致醫院財務部門的存檔空間嚴重不足，并且財務部門還需要承擔為其他部門提供借閱原始檔案的責任風險，這也會間接增加財務部門人員的工作壓力。財政部為此調整了新的會計檔案保管期限，財務部門先對會計檔案保管一年，但保管的期限不能超過三年，保管的期限滿后應該及時移交給檔案部門，對其進行針對性保管[1]。

1.3 缺乏復合型的技術工作人員

醫院會計檔案管理工作需要的是復合型人才，要求從事醫院會計檔案管理工作的人員既要了解醫院經營管理的相關知識和會計方面的知識，還要有檔案管理的專業技能和素養以及熟練的計算機應用和操作技術。[2]但是在實際的調查中發現，當前醫院的會計人員，大多數是由之前從事手工操作的會計人員過渡而來，盡管在推行信息化會計管理工作的時候，他們接受了電算會計的培訓課程，但是有的業務知識仍舊不過關，甚至有部分會計檔案人員缺乏責任心，對會計檔案信息的錄用與保存工作等敷衍了事，不能很好地保管電子化檔案。在工作中，他們大多按照培訓內容來對工作進行單一化的處理，不僅缺少創新活動，一旦計算機軟件、硬件上出現異常的時候，他們也大多表現得手足無措，不僅降低了工作效率，同時還增加了一些不必要的維修開支。

2 醫院會計檔案信息化管理的優點

在醫院會計檔案信息化管理的過程中，工作人員不能僅僅從一個方面進行工作考慮，應該從多個層面上執行管理工作。信息化管理技術的應用，能夠對醫院各個科室的工作現狀、工作優點進行直觀化的反映，降低管理成本，減少一些額外的人力資源。與此同時，由于醫院工作性質，導致其每天需要處理大量的原始數據，借助信息化技術來進行保存，可以降低工作的復雜性。

其次，在運用信息化管理技術的時候，能夠對會計檔案進行高效率的保管，并且基于數據核算、統計的基礎，還可以對每天的材料、數據等內容進行分類管理，分析數據內容，對于管理結果進行有效的預測。當然，由于醫院會計管理工作量較大，借助信息化技術不僅僅能夠提升管理速度，并且可以做到及時發現問題，及時解決問題，降低錯誤率，避免工作中可能出現不必要的損失，進而確保檔案信息的客觀性和真實性。

再次，會計檔案信息化能夠為醫院和患者雙方提供完整的、真實的會計信息，有利于公正解決醫療糾紛，構建和諧的醫患關系，維護醫院的良好形象[3]。在日益增多的醫療糾紛中，很多是涉及醫療服務、收費等方面的問題，通過會計信息化管理和交流平臺，使患者對醫療服務收費項目有充分的了解，在發生糾紛時，醫院提供的完整、真實的會計信息可作為法律依據，從而做到公正合理有效地解決醫療糾紛，對醫院的健康發展有著重要的作用。

3 加強醫院會計信息化管理的具體措施

3.1 提升醫院信息一體化的水平，建立會計信息化的內部控制制度

在完善醫院會計檔案信息化管理的過程中，應該對其一體化的水平展開有效的提升。首先，可以在現有的基礎上開發軟件對接平臺，將各類軟件系統能夠進行數據上的連接，這樣才能達到信息的共享與傳遞；其次，要引入一套具有成熟性的通用軟件，將與會計檔案管理工作相關的內容，都納入進這套軟件之中；然后，醫院可以委托那些技術較為成熟的軟件公司，針對醫院自身的信息化管理要求，來進行個性化的制定，就會計檔案的信息化管理開展定點開發項目。這樣在達到內部資源共享目的的同時，也可以提升會計信息化的應用效果。

3.2 更新相應的信息化管理理念，提高財務檔案人員專業素質

在對醫院會計檔案管理工作進行完善的時候，第一，應該明確會計檔案管理工作的重要性，相關領導需要對檔案材料的完整性、真實性負責，并且從財力、人力等方面給予必要的支持；第二，信息化會計檔案管理必須要在規范的前提下進行，按照國家規定的要求來執行會計檔案管理步驟，像登賬、算賬、報賬等程序都要在客觀化的條件下進行，并引入完整的監督管理體制；第三，負責會計檔案管理工作的人員，要時刻以病人為中心，增設一些現代化的硬件措施，為醫院的現代化管理改革，提供必要的技術保障。

3.3 做好會計檔案的信息化管理，加強網絡安全防范措施

針對會計檔案管理的信息化改革，醫院應嚴格按照《會計法》《會計檔案管理辦法》等相關規定，來制定嚴格的檔案管理制度，安排專人負責，對會計信息的磁介或其它介質，按照分類和一定順序進行編號，標明時間和文件內容，進行妥善的保管；信息化的檔案需要進行防磁、防火和防潮的環境，以避免文件的損壞；利用磁性介質來對會計檔案進行保管的時候，需要定期檢查，并通過相關的網絡技術手段進行復制，以免由于磁性介質損壞，而使會計檔案出現丟棄的情況，這里需要注意，重點會計檔案應該堅持雙重備份的工作制度，存放在不同地點，這樣才能確保信息檔案的安全。

在會計檔案信息化管理為醫院的管理和服務帶來全面提升的同時，我們還要加強網絡安全防范措施，注意會計檔案信息化存在的各種隱患問題，比如信息的安全問題。為避免信息的泄漏以及信息管理系統可能受到惡意攻擊，建議：1）根據醫院的實際情況，建立檔案借閱制度，嚴格按照相關規定操作，對信息化會計檔案的內容和要求制定有差別的使用規則和權限，只有相關人員才可以對財務相關信息進行查看和查閱，提高會計信息化檔案的安全；2）安裝電腦保護軟件與系統保護軟件，及時查殺電腦病毒，定期更新系統。定期對會計系統進行日常維護，重視會計系統的開發控制及維護控制，正確設置網絡防火墻。

4 結語

總而言之，醫院檔案會計信息化對醫院的決策起著重要的參考作用。在當前的醫療建設環境中，醫院加強會計檔案的信息化管理技術，不僅能夠減輕醫院檔案管理人員的工作壓力，同時也可以提升檔案的利用效率，幫助相關工作人員達到資源共享的目的，促進醫院會計檔案信息化管理的持續發展，進而提升醫院經營服務水平。

參考文獻

[1]劉紀華.完善醫院會計檔案管理 提升信息管理工作效率[J].辦公室業務，2017（24）：91.

[2]楊莉，王小紅，楊昭昭.醫院會計檔案管理信息化研究[J].管理觀察，2013（20）：127-128.

[3]董旭房.對當前醫院會計檔案信息化應用管理的分析[J]. 低碳世界， 2016（17）：232-233