事業單位人事檔案的信息化管理與數據挖掘分析

摘 要：人事檔案管理在事業單位管理工作中具有重要意義，其中的內容是員工工作態度及工作能力等方面的有效體現，與單位實際發展情況息息相關。本文根據以往工作經驗，對事業單位人事檔案的信息化管理方法進行總結，并從檔案信息的分類、檔案信息收集、整合分析檔案信息三方面，論述了數據挖掘在事業單位人事檔案管理中的應用。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化管理；數據挖掘

自從進入21世紀以來，信息化和數字化成為了社會發展的主流，很多行業開始實施信息化管理，為相關工作的開展帶來了極大便利，人事檔案管理便是其中一種。由于人事檔案之中包括很多信息內容，信息化管理和數據挖掘可以進一步實現信息共享，將紙質檔案轉換成電子檔案。因此，現階段人事檔案信息化建設已經成為主要的發展趨勢，相關管理人員需要對其提高重視程度。

1 事業單位實施檔案信息化管理的主要措施

1.1 正確認識檔案信息化管理的重要性

想要確保事業單位人事檔案管理的信息化建設，相關工作人員需要對該項工作的重要性進行認知，將檔案管理工作對整個單位發展的建設性作用展示出來。想要做到這一點，領導和工作人員需要意識到人事檔案信息化管理的重要性，對傳統管理理念進行創新，做好信息化技術和互聯網技術的應用，實現相關工作的進一步創新，這樣一來，事業單位的人事檔案管理工作便會具備很強的信息化和科學化特點。

1.2 加大對檔案管理信息化建設的投入

事業單位想要真正實現檔案管理信息化建設，首先要做的便是對檔案管理基礎建設進行加強，提升整個檔案管理工作的管理水平。因此，在平時工作開展上，管理人員便需要提升對檔案信息管理工作的投入，并對軟件和硬件設備進行更新。在相關技術的幫助下，事業單位人事檔案管理工作的信息化建設會變得更加穩固，避免受到一些不利因素的影響。

1.3 提高檔案管理人員的個人素質

事業單位人事檔案管理人員的個人素質，對相關工作的開展質量影響十分嚴重。人才是檔案信息化管理工作開展的關鍵所在，各個事業單位應注重信息化管理能力和高素質檔案管理人才的引進，為后續人事檔案管理工作信息化建設創造合理條件。為了獲得更多的發展機會，各個事業單位還可以外聘一些專業性較強的信息管理人才，對原有的人事檔案管理人員進行培訓，在提升管理水平的同時，確保檔案信息化管理效果。除此之外，為了確保該項工作的全面實施，企業需要制定出一系列與工作有關的規章制度，只有這樣，才能讓工作人員感受到工作壓力，通過工作實踐總結經驗，實現綜合素質的有效強化[1]。

1.4 人事檔案信息化管理制度的完善

在人事檔案管理制度完善過程中，能夠問企業人事檔案管理工作提供一定的基礎保障。因此，在相關工作開展之前，管理人員需要做好規范化和科學化要求，提升信息的真實性，進而實現檔案保存方式的統一要求，避免在使用過程中出現一系列問題，降低檔案的信息化效率。另外，事業單位還可以根據實際發展情況，對人事檔案工作的管理制度進行完善，確保工作開展有跡可循，提升工作人員操作的規范性和制度化只有這樣，才能確保整個工作的順利開展。

2 數據挖掘在事業單位人事檔案管理中的應用

2.1 檔案信息的分類

在數據挖掘技術應用過程中，可以實現檔案信息的有效分類，而該項工作的完成主要依托于系統數據庫信息的挖掘。整體來看，就是以檔案的功能屬性突顯為主，將相同的檔案對象歸類到一起，并按照相關標準進行區分，進而實現不同檔案信息的有效歸類。在該項信息化管理之中，主要是對數據挖掘技術進行充分利用，將原始查詢信息從用戶信息之中提取出來，做好信息分類和總結。另外，在實際操作過程中，數據挖掘技術的應用可以實現對人員身份信息的自動保存，如性別、年齡等，可以將檔案的制作成本大幅度降低，更能實現檔案管理效率的全面提升，為后續檔案信息的調取提供便利條件。

2.2 檔案信息收集

在實際應用過程中，檔案信息的有效分析是數據挖掘技術實施的第一步，在分析工作結束之后，工作人員可以利用信息的客觀性描述，對科學的描述方法進行選擇。其次，對不同的描述方法進行綜合應用，進而實現檔案數據信息的全面整合，構建出信息概念模型。再次，將概念模型和測試樣本進行反復對比，將其中的不同性突顯出來。一般來說，如果一個模型經過反復測試之后，誤差變化仍較小，該模型便可以作為信息分類和收集的標準。事業單位人事檔案信息的收集，是開展個性化服務的前提條件，在具體工作中，人們可以利用問卷調查等手段，對檔案人員的基本信息進行采集，如工作經歷、教育程度等，之后將問卷內容輸入到檔案信息數據庫之中。一旦有新的使用者出現，信息收集系統便會自動對用戶信息進行收集和保存，為后續信息整合工作的開展奠定基礎條件[2]。

2.3 整合分析檔案信息

檔案信息的整合，能夠將事業單位人事檔案積極作用發揮出來。另外，檔案信息化管理目的主要是將檔案自身價值展示出來。通過數據挖掘技術的實施，各種檔案信息均會得到有效的分析整合，進而將信息化管理目的實現。數據挖掘技術還能進一步提升人事檔案的應用價值，在此過程中，相關工作人員需要將“鉆”、“擠”的工作精神發揮出來，并根據信息資源管理現狀，對檔案使用者信息進行整合。具體到實際工作角度來說，事業單位人事檔案管理中出現了大量的結構化和非結構化數據，根據使用者的使用習慣，系統可以制定出相關的數據報表，為檔案管理工作的開展創造有利條件。另外，通過數據挖掘技術的實施，可以實現信息的有效監控和管理，為后續系統擴展工作的開展創造良好條件。由于事業單位的人事檔案信息量比較龐大，通過數據挖掘技術，可以讓整個管理工作便被動為主動，提升工作效率。

3 總結

綜上所述，隨著社會的不斷發展，計算機技術已經深入到人們的生活和工作中的方方面面，為人們提供了極大的方便。在事業單位人事檔案管理過程中，計算機技術已經得到了全面性應用，電子檔案的管理優勢也逐漸實現了普及，進一步提升了人事檔案管理工作的效率，同時提升了人事檔案管理工作的安全性。

參考文獻

[1]呂鵬.數據挖掘技術在高職院校人事檔案管理中的應用初探[J].中國新通信，2018，20（11）：125.

[2]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案，2017（02）：71-73.

作者簡介

張莉（1978-），女，江蘇江陰人，碩士研究生，工程師，研究方向：人事檔案信息化管理。