設(shè)備制造安裝監(jiān)理日志管理與歸檔研究

張建 張宏飛 崔嘉昊

摘 要：設(shè)備監(jiān)理日志是設(shè)備監(jiān)理中重要的原始記錄，內(nèi)容是否規(guī)范齊全完整是衡量設(shè)備監(jiān)理工作質(zhì)量重要的考核指標(biāo)。作者根據(jù)設(shè)備監(jiān)理檔案歸檔要求，結(jié)合其工作實踐，借鑒相關(guān)行業(yè)成功經(jīng)驗，特提出加強(qiáng)對設(shè)備監(jiān)理日志管理和歸檔的有關(guān)做法，以拋磚引玉。

關(guān)鍵詞：設(shè)備監(jiān)理；日志；管理與歸檔；研究

當(dāng)前，我國正處于經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整關(guān)鍵時期，重大設(shè)備呈現(xiàn)出投資規(guī)模大、技術(shù)復(fù)雜程度高、制造安裝周期長和生產(chǎn)運(yùn)營過程中難以替換等特點，一旦發(fā)生質(zhì)量安全事故，勢必造成重大人身傷亡和財產(chǎn)損失，實施設(shè)備監(jiān)理，是促進(jìn)重大設(shè)備質(zhì)量提升和保障項目投資效益的重要手段，對推動國家和地區(qū)戰(zhàn)略落實具有重要意義。因此，國家三部委在2014年聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)重大設(shè)備監(jiān)理工作的通知》，同時發(fā)布了鼓勵實施監(jiān)理的《重大設(shè)備目錄》（2014版）[1]，為了指導(dǎo)新常態(tài)下設(shè)備監(jiān)理工作，質(zhì)檢總局2016年發(fā)出《關(guān)于繼續(xù)做好重大設(shè)備監(jiān)理工作的通知》[2]，要求各部門、各單位要進(jìn)一步增強(qiáng)狠抓重大設(shè)備質(zhì)量監(jiān)管的緊迫感和責(zé)任感，做好設(shè)備監(jiān)理工作。本文根據(jù)設(shè)備監(jiān)理檔案的歸檔要求，結(jié)合平時工作，針對設(shè)備監(jiān)理工作中薄弱環(huán)節(jié)，特提出加強(qiáng)對設(shè)備監(jiān)理日志日常管理與歸檔的有關(guān)做法和思路。

1 設(shè)備監(jiān)理日志的重要性

在設(shè)備監(jiān)理中形成的監(jiān)理文件種類繁多，其中設(shè)備制造安裝監(jiān)理日志是設(shè)備監(jiān)理單位駐廠監(jiān)理工程師對監(jiān)理過程逐日記錄的筆記本。從監(jiān)理人員入駐工廠開始，到竣工結(jié)束為止，全面記錄了監(jiān)理工作的各項目活動及每天監(jiān)理工作的點點滴滴。

設(shè)備監(jiān)理日志作為監(jiān)督承包商按合同要求制造安裝的監(jiān)理行為記錄，在很大程度上反映了設(shè)備監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作業(yè)績、監(jiān)理業(yè)務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量、監(jiān)理人員的行為軌跡和具體的監(jiān)理活動，其作用有以下兩點：

1）設(shè)備監(jiān)理日志又是監(jiān)理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部行政管理的基本手段和工具。以設(shè)備監(jiān)理日志為基礎(chǔ)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)可以辨識各部件制造中所形成的各類監(jiān)理記錄的相互聯(lián)系、前后順序，理清設(shè)備工程項目的來龍去脈，并利用其作為日后查找資料的重要線索。

2）建設(shè)單位（業(yè)主）通過查閱監(jiān)理日志，能夠更好地了解和支待設(shè)備監(jiān)理工作。監(jiān)理日志使具體的設(shè)備監(jiān)理行為有據(jù)可查，也是應(yīng)對委托方檢查設(shè)備監(jiān)理工作的一種自我保護(hù)措施。

2 設(shè)備監(jiān)理日志與檔案失實的現(xiàn)狀和原因

目前由于我國設(shè)備監(jiān)理市場尚未成熟，各設(shè)備監(jiān)理企業(yè)的專業(yè)隊伍水平、人員素質(zhì)良莠不齊，企業(yè)面臨業(yè)績下滑的隱憂，有少數(shù)設(shè)備監(jiān)理公司被迫采用壓價競爭的手段，以期承攬較多任務(wù)，某些建設(shè)單位（業(yè)主）遂利用這種無序競爭局勢任意壓價，造成設(shè)備監(jiān)理費(fèi)偏低的現(xiàn)狀。這種惡性循環(huán)，加大了監(jiān)理公司自身發(fā)展的困難，使其步履維艱無力承擔(dān)足額的高素質(zhì)人員費(fèi)用，而是采取低薪用人、消極應(yīng)付以極少的成本來完成設(shè)備監(jiān)理任務(wù)，從而出現(xiàn)了設(shè)備監(jiān)理人員不穩(wěn)定、不到位、駐廠總監(jiān)不能常駐工廠，程序性監(jiān)理不到位，技術(shù)性監(jiān)理不嚴(yán)謹(jǐn)，有的甚至不能履職，忽視復(fù)核、抽查抽檢和校對工作，日志不記或相關(guān)過程無法記錄或亂記，致使設(shè)備監(jiān)理工作水準(zhǔn)嚴(yán)重

降低。

3 提高設(shè)備監(jiān)理日志與歸檔質(zhì)量的具體措施

在設(shè)備監(jiān)理公司配置足額的高素質(zhì)專業(yè)設(shè)備監(jiān)理人員同時，設(shè)備監(jiān)理機(jī)構(gòu)及人員應(yīng)做好以下四方面工作：

3.1 收集設(shè)備工程基本資料，確立設(shè)備監(jiān)理日志和歸檔的依據(jù)

1）設(shè)備供貨合同、設(shè)計合同、安裝調(diào)試合同有關(guān)的技術(shù)和質(zhì)量條款；2）設(shè)備監(jiān)理合同；3）設(shè)計圖紙和文件、工藝方案和文件、工藝標(biāo)準(zhǔn)；4）產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；5）制造商質(zhì)量體系文件；6）監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則；7）國家和地方有關(guān)法律、法規(guī)；

8）發(fā)給承包商圖紙的憑據(jù)。凡經(jīng)審核的圖紙和補(bǔ)充圖紙，發(fā)送給承包商時均應(yīng)記錄在案，以免因遺失而延誤，并遭致承包商提出索賠；9）雇主、承包商、監(jiān)理方所簽訂的各種補(bǔ)充協(xié)議；承包商的報告或通知。除正式例行報告和報表外，日常工作中各種正式函件、口頭通知，報告均應(yīng)作記錄。

3.2 完善各類記錄，奠定監(jiān)理日志和歸檔的基石

設(shè)備監(jiān)理記錄可分為四大類：

1）歷史性記錄。是根據(jù)設(shè)備工程計劃，說明工程進(jìn)度及實際完成步驟的相關(guān)事項。諸如：（1）天氣象記錄與天氣報告，以及異常天氣情況。過程環(huán)境和其他影響的因素（時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等）（2）各類會議的記錄，如有關(guān)設(shè)備工程事項的討論與決議記錄。（3）監(jiān)理員的日報表，是對其負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)的主要工作所作記錄。如一天中的主要工作、進(jìn)度、質(zhì)量情況；所使用的人力、材料消耗和機(jī)械設(shè)備；工程延遲或工作質(zhì)量低劣的情形；影響工程進(jìn)度的其它事項。（4）監(jiān)理月報包括工程概況、工程計劃、進(jìn)度與完成情況，工程質(zhì)量、工程費(fèi)用及支付情況，工程延誤及主要原因，遇到重要問題或困難，重要糾紛和爭論。

2）質(zhì)量記錄。包括材料檢驗的記錄；試件、試樣、樣品抽樣記錄；試驗、檢驗結(jié)果分析記錄；特殊規(guī)定定量化記錄；工序驗收記錄；隱蔽工程檢查記錄等。

3）竣工出廠記錄。包括：部裝、總裝工程所有的驗收資料，應(yīng)按實際說明原有狀態(tài)和有關(guān)操作的指示，并繪出其完成時的狀態(tài)；依出廠驗收、監(jiān)理預(yù)檢的情況記錄，編制工程監(jiān)理總結(jié)；簽證確認(rèn)制造單位整機(jī)性能驗收報告。

3.3 規(guī)范監(jiān)理日志的記錄內(nèi)容

監(jiān)理日志的內(nèi)容，主要應(yīng)記錄以下幾方面情況：

1）主關(guān)零部件核查記錄（按產(chǎn)品質(zhì)量特性分級為A類零部件），并把資料核查表粘附在監(jiān)理日志本上；2）日期、氣象、過程環(huán)境和其他影響的因素（時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等）；3）制造、安裝情況概述，如工程進(jìn)度、人員分布、加工設(shè)備能力及狀態(tài)、形象進(jìn)度情況、合理化建議等情況，均應(yīng)記錄在案；4）原材料、外購件、外協(xié)件及各階段的檢驗確認(rèn)情況。設(shè)備進(jìn)場及檢驗事宜。對不符合要求的情況須明確記錄，以引起注意；5）制造、安裝質(zhì)量清況，當(dāng)天協(xié)調(diào)的問題及其結(jié)果。監(jiān)理日志對質(zhì)量問題的記錄，要延伸到整改情況、整改驗收是否符合要求、參加驗收的人員清況等，使前因后果清楚以利追溯和分清責(zé)任。

3.4 建立健全監(jiān)理日志的管理歸檔制度

設(shè)備監(jiān)理日志最好按分項設(shè)置，由專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)填寫。

因工作需要而發(fā)生駐廠監(jiān)理人員調(diào)動，原記錄監(jiān)理日志的專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)在調(diào)離時辦理監(jiān)理日志交接手續(xù)。各駐廠設(shè)備項目總監(jiān)必須及時檢查、審閱寫好的監(jiān)理日志，做到心中有數(shù)，以便更好地組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)各監(jiān)理人員的監(jiān)理工作，并隨時著錄審閱人姓名和日期。

設(shè)備監(jiān)理公司應(yīng)落實專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員加強(qiáng)檢查、指導(dǎo)和督促，以前瞻性的技術(shù)管理和調(diào)控手段，實現(xiàn)監(jiān)督管理，并定期抽查各駐廠現(xiàn)場監(jiān)理人員所記錄的監(jiān)理日志和所收集資料。在檢查中，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量較差的，對其批評教育，并要求及時改正，如有弄虛作假的，經(jīng)核實后由公司對其嚴(yán)肅處理。最后，應(yīng)明確監(jiān)理日志隨設(shè)備工程監(jiān)理資料一并歸檔的制度，檔案人員在接收檔案時也要對其內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)性審查，不符合規(guī)范要求的要責(zé)令限期整改。

參考文獻(xiàn)

[1]質(zhì)檢總局、發(fā)展改革委、工業(yè)和信息化部聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)重大設(shè)備監(jiān)理工作的通知》[S].（國質(zhì)檢質(zhì)聯(lián)〔2014〕60號）.

[2]質(zhì)檢總局《關(guān)于繼續(xù)做好重大設(shè)備監(jiān)理工作的通知》[S].（國質(zhì)檢質(zhì)〔2016〕461號）.

作者簡介

張建（1962-），男，漢族，江蘇省重大設(shè)備安全監(jiān)督檢驗研究院南通分院副總工程師、注冊設(shè)備監(jiān)理師、副研究館員，研究方向：重大設(shè)備檢驗技術(shù)和檔案管理。