大數據環境下科研院所文書檔案的信息化管理

劉惠

摘 要：科學技術的不斷進步，造就了大數據環境，在此前提背景下，科研院所文書檔案也逐漸趨向信息化管理方向，一定程度上增加了文書檔案的使用時間，為科研院所的發展提供了穩定的基礎。本文主要講述了大數據環境與科研院所文書檔案管理概述，其次講了大數據環境下科研院所文書檔案信息化管理的影響以及應用。

關鍵詞：大數據環境；科研院所；文書檔案；信息化管理

大數據環境的背景下，科學技術的不斷發展進步，科研院校也隨之增多。由于科研院校的檔案資料較多，對于檔案資料的管理，就需要科研院校引起重視，應用信息化管理的方法進行檔案管理。文書檔案的信息化管理，對于科研院所而言，具有很重要的影響。隨著網絡全球化的發展，科研院所文書檔案的信息化管理是發展的必然趨勢，因此，大數據環境下科研院所文書檔案的信息化管理迫在眉睫。

1 大數據環境與科研院所文書檔案管理概述

大數據時代一定意義上指的是，互聯網的快速發展，網絡上的數據信息迅速增長，進而大數據時代到來。大數據的含義則是，網絡數據的快速增長，數量過于龐大，因此，很難被用戶所獲取以及處理。簡單而言，就是在有限的信息處理軟件基礎條件下，很難對大量的數據信息進行相應的處理、獲取、加工等，使其變成對用戶而言有效的數據信息具有一定的難度。現如今，大數據已經在人們日常生活中隨處可見，對于人們的生活產生了重要的影響，對人們的生活、工作以及學習等都有密切的聯系[1]。

現階段，隨著科學技術的不斷進步，科研院所的文書檔案的數量也在不斷的增多，科研院所的文書檔案信息化建設進程也隨之加快了進程。科研院所中的文書檔案主要包含，各個單位對于各個研究工作信息的記錄，在油田勘探開發科研單位中，其中的開發技術是其科研院所中文書檔案的重要組成部分。文書檔案一定程度上能夠反映出科研院所的歷史研究發展進程，對于科研院所所做的任何決定、創新改革等方面都有詳細的記錄，同時是科研院所進行管理的重要依據，并且也對科研院所的發展也具有極大的影響。

2 大數據環境下科研院所文書檔案管理影響

2.1 便于加強文書檔案資料管理

大數據時代背景下，我國科學技術不斷進步發展，同時，科研院所也隨之進步，科研院所產生的數據信息也逐漸趨向多元化，同時也具有一定的復雜性，因此，科研院所對于文書檔案管理問題也逐漸凸顯出來。與此同時，科研院所在對于如何加強文書檔案管理方面需要進行及時的研究，從而使文書檔案充分發揮出最大的效用，對科研所文書檔案的管理模式進行適當的創新。

2.2 利于科研院所文書檔案的兩化結合

隨著科學技術的不斷進步發展，云計算的應用被逐漸的推廣，互聯網也逐漸趨向全球化，信息化技術也被廣泛的應用到各個領域。云計算具有較為強大的數據處理能力、數據查詢能力以及數據的傳輸存儲等功能，對于科研院所文書檔案的管理具有很重要的影響，不僅能夠促進科研院所文書檔案的數字化發展，還可以為科研院所文書檔案網絡化發展奠定基礎。科研院所文書檔案數字化與網絡化目標的實現，對于其信息化管理的發展具有重要的影響，對科研所文書檔案數據的科學性以及可靠性提供了保障。

2.3 更好的滿足時代發展的需求

隨著網絡技術的不斷進步發展，大數據也在不斷的擴展，同時科研院所的研究方向也不斷增多，科研院所的文書檔案信息資料也隨之增加，因此，科研院所就需要加強對于文書檔案的信息化建設，從而有效的對數據信息進行合理的規劃管理，促進文書檔案管理的數字化以及網絡化發展，使文書檔案的數字化與網絡化進行更快的結合，為科研院所的穩定發展奠定基礎，為科研院所的文書檔案管理滿足時代發展需求發揮積極的作用[2]。

3 大數據環境下科研院所文書檔案信息化管理應用

3.1 優化科研院所的文書檔案

在大數據的這個環境下，科研院所的文書檔案主要是對科研院所內部的數據進行處理分析，確保這些數據的質量以及可靠相關性，并能夠對這些數據進行快速的處理以及掌握，從而使得科研院所的文書檔案能夠最大程度的發揮出其作用，更好的為工作人員提供服務。科研院所文書檔案的信息化管理，其建設的主要目標就是在大數據環境下，確保科研院所能夠擁有多種類型以及價值高的文書檔案。相比于科研院所傳統的紙質文書檔案，文書檔案信息化管理更具多元化，具有多種類型的檔案信息資料，但紙質文書檔案，則具有很少類型的文書檔案。隨著大數據時代的到來，科研院所的文書檔案類型也有所增加，其中增加最多的就是數字化科研院所的文書檔案，因此，就需要對科研院所文書檔案管理進行信息化的建設，從而有效的增加科研院所文書檔案的使用時間，最大程度的發揮出文書檔案的作用，為我國的科研工作開展奠定基礎。

3.2 合理的對檔案資料進行處理加工

科研院所文書檔案的信息化管理，一定程度上可以提高數據信息檢索的效率，便于工作人員對科研院所的數據信息進行查詢，使得文書檔案更具全面性以及準確性。在進行快捷檢索的過程中，首先需要對科研院所文書檔案的類型、內容等方面進行確定，然后根據自身所需要的數據信息內容進行檢索，使得文書檔案具有可選擇性。另外，科研院所文書檔案還可以進行分類歸納，可以分為三個部分，如上級檔案、科研院所自身以及對外聯系數據信息三個部分。同時，還需要對科研院所自身在進行詳細分類，從而使得在對文書檔案進行檢索的過程中，具有一定的準確性。并且還可以建立科研院所自身的文書檔案數據庫，其中，包括科研院所的各種研究資料，對于油田勘探開發的各種類型資料，以及人員檔案、歷史資料等各方面科研院所的資料。將科研院所文書檔案進行網絡連接，從而進行區域范圍內的網絡連接，從而形成資源共享，為科研院所開展勘探開發等工作奠定良好的基礎[3]，從而促進我國科學技術的不斷進步。

3.3 科研院所文書檔案的利用與服務

科研院所文書檔案的設立，很大程度上是便于為工作人員提供利用服務的。科研院所的文書檔案對于科研院所進行油田勘探開發以及進行科研院所的管理方面具有很重要的影響，可以為科研院所的發展提供可靠的參考資料，同時具有很大的研究價值。通過科研院所文書檔案信息化的建設，可以很大程度上為工作人員提供現代化的服務，使得工作人員能夠更加便利的進行數據信息的檢索以及查詢。同時，還可以針對在研究的技術進行文書檔案信息的追蹤服務，使得科研院所的文書檔案充分發揮出其作用，滿足社會時代發展的需求，為科研院所的穩定發展奠定良好的基礎。

4 結束語

總而言之，在大數據環境下，科研院所文書檔案的信息化管理，可以更有利于加強文書檔案資料管理，同時利于科研院所文書檔案的數字化與網絡化的結合，更好的滿足時代發展的需求。科研院所文書檔案的信息化管理，一定程度上就是借助計算機技術，更好的對數據信息進行合理的分析處理，使得科研院所中的研究人員能夠更加便利的獲取數據信息，從而提高科研人員的工作效率。另外，還可以針對部分研究信息實現數據信息共享花的目標，從而一定程度上擴大科研院所文書檔案的使用時間，為科研院所的文書檔案信息化管理奠定良好的基礎，從而有效的促進科研院所的穩定發展，進而促進我國科學技術的進步。

參考文獻

[1]馬紅梅.試論大數據環境中企業文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2016（20）：176.

[2]劉洋.大數據環境中科研院所文書檔案的信息化管理及利用[J].辦公室業務，2016（12）：178.

[3]鐘麗晶.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案，2016（05）：22-23.