淺析大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

摘 要：大數據時代的全面到來深刻的改變了人們的工作和生活，在新時代下，檔案管理應積極轉變傳統思維方式，加強對新技術手段的利用。本文首先對大數據時代發展對檔案管理工作產生的影響進行分析，分別探討其帶來的機遇與挑戰。在此基礎上，主要從四個方面探討檔案管理思維方式的轉變，包括網絡化服務思維轉變、信息化管理思維轉變、效率化利用思維轉變以及共享化建設思維轉變。

關鍵詞：大數據視野；檔案管理；思維方式轉變

大數據具有5V特征，即大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variey）、低價值密度（Value）和真實性（Veracity）。相關統計數據顯示，全球數據量正在以超過50%的增長率逐年遞增，接近80%的數據都是近今年產生的。預計到2020年，全球數據總量將達到44ZB，大數據已經成為信息技術發展的必然趨勢。在檔案管理信息化改革過程中，也應密切關注于大數據相關技術的發展，并將其引進到日常管理工作中，實現從管理思維到管理方法的深化改革。

1 大數據時代發展對檔案管理工作產生的影響

1.1 大數據帶來的機遇

隨著全球數據總量的高速增長，大數據技術已經得到了廣泛應用，人們在日常工作中，能夠明顯感受到大數據帶來的變化。對于檔案管理工作而言，大數據賦予了檔案資源全新的特征，檔案本身也是信息資源中的一種類型，具備當下信息數據所具有的基本特征，與網絡大數據擁有共同的發展趨勢。從目前國內的檔案數據資源增長趨勢來看，其整體體量增長速度較快，雖然單個檔案機構的資源總量很少能夠突破PB級，但各檔案機構的檔案資源總量已經達到“海量”級別。大數據技術就是針對海量信息數據提出的一系列分析處理技術，能夠完成傳統信息技術在規定時間內難以完成的信息處理任務。因此，從檔案資源建設與利用角度來看，大數據技術為其發展提供了有力的技術支持。另一方面，大數據技術也為檔案資源共享提供了實現途徑，可以對各檔案機構的數據資源進行整合，打破以往檔案管理工作的局限性，進一步提高檔案信息資源利用效率[1]。

1.2 大數據帶來的挑戰

大數據時代的到來也為各檔案機構的檔案管理工作帶來了一系列挑戰，主要包括：1）對檔案機構信息存儲能力帶來的挑戰，各檔案機構都承擔著相應的數據收集、整理、儲存、利用等管理任務，由于原始數據數量急劇增加，而傳統數據庫不能處理TB級數據，因此許多檔案機構面臨著資源存儲挑戰；2）對檔案數據信息安全提出的挑戰，檔案數據安全在檔案管理中占有重要地位，對檔案信息資源進行開發和利用，都需要以檔案數據安全為前提，而大數據技術極大的提升了信息共享程度，如果不能采取有效的信息安全保護措施，將使其面臨著更高的安全風險；3）對新型大數據人才培養提出的挑戰，隨著檔案管理信息化水平的提高，各檔案單位人才緊缺的問題也被暴露出來，特別是在大數據時代下，同時具備大數據分析處理能力和檔案管理知識技能的工作人員較少，需要人才培養方面加大力度[2]。

2 基于大數據視野的檔案管理思維方式轉變策略

2.1 網絡化服務思維轉變

在傳統檔案管理模式下，檔案服務受時空局限性較高，各機構所掌握的檔案信息資源，多數只能在本單位內加以利用。在大數據時代下，首先應從思維方式上作出改變，樹立網絡化服務思維，加強對網絡環境下數據的動態性、整合性、模擬性、全球性等方面的關注，并積極在網絡環境下開展檔案管理與服務工作。從技術層面來看，要實現檔案管理服務的網絡化變革，就是要充分發揮大數據技術和信息挖掘技術的優勢，面向社會提供數據分析服務，同時提高信息服務效率。另一方面，也需要利用大數據技術對用戶信息進行挖掘，了解其具體的信息需求，從而為其提供精準的推送服務。檔案部門應通過管理思維方式的轉變，積極為用戶提供主動性服務，建立以客戶需求為導向的服務宗旨，不斷提高檔案服務的網絡化和智能化水平。最終實現檔案服務向數據服務的升級與改變，不局限與檔案資料的自身形式，以更加多元化的形式向用戶呈現信息數據，滿足其應用需求。

2.2 信息化管理思維轉變

從現階段檔案管理改革的工作成果來看，目前國內檔案管理機構的信息化管理水平已經得到顯著提升，改變了以往圍繞紙質檔案開展工作的方式，并初步建立了信息化檔案分析和利用視角，能夠利用信息化工具解決檔案管理中遇到的問題。但大數據時代的到來意味著信息技術本身再次迎來了本質性的變革，要繼續發揮信息化管理在檔案管理中的作用，就必須盡快引進大數據的思維和技術手段。在用戶能接受的時間范圍內，完成海量信息數據的篩選與提取工作，是大數據技術提出的基本要求。同時還要實現對大量異構數據的轉換和統一利用，從而保障信息收集的全面性與完整性。要實現傳統信息管理模式向大數據管理模式的轉變，檔案管理必須關注于知識層面的管理，積極更新數據處理技術。通過引進云計算和新一代數據庫，實現對零散信息數據的收集和整理，并突破信息存儲限制，進一步提高檔案管理工作覆蓋面。

2.3 效率化利用思維轉變

所謂效率化利用思維即以最佳效率為目標的檔案資源利用管理，可以充分實現檔案數據資源的價值，為人們的生產生活提供幫助。在此方面，需要對來自各個層面的異構數據源進行集成和抽取，并采取統一的標準化格式進行存儲，為后續的分析處理提供方便。在此基礎上，通過利用數據挖掘技術和可視化技術等，將數據分析成果直觀的呈現在人們面前。許多檔案數據都具有極高的利用價值，大數據給現代檔案管理工作帶來的機遇首先表現為能夠加深檔案數據價值挖掘的深度，快速從海量信息數據中，提取出有用信息，并對其展開深度分析和處理。在此方面，應積極轉變數據分析角度，利用人工智能、知識圖譜、語義分析和及機器學習等技術手段，提高檔案資源的利用

效率。

2.4 共享化建設思維轉變

資源共享是大數據時代的顯著特點之一，長期以來，檔案信息數據共建共享也是我國檔案管理工作的一個重要目標。要在一定范圍內，將檔案信息資源連接成為一個整體，提高各檔案機構之間的協作水平，建立更大范圍的檔案信息資源庫，才能滿足社會各方主體對于檔案信息利用的實際需求。為改變以往檔案數據孤立存在的現象，應積極搭建檔案資源共享平臺，并在統一的平臺下，開展檔案安全管理等方面的工作。同時加快相關立法工作進程，為檔案信息數據的共建共享提供法律保障。

3 結束語

綜上所述，大數據時代的到來同時給檔案管理工作帶來的機遇與挑戰，通過積極改變檔案管理思維方式，可以最大化的發揮大數據技術優勢，并盡快克服各檔案管理機構存在的短板問題，從而進一步提高檔案管理效率及其利用水平。在網絡化、信息化、共享化、效率化等思維的引導下，積極創新檔案管理工作方法，可以為當下的檔案管理工作注入活力，實現檔案信息價值的應用轉化。

參考文獻

[1]侯衛元.轉變思維，謀求創新——大數據視野下檔案管理思維轉變的“四核心”要素[J].科教文匯（下旬刊），2018（06）：191-192.

[2]喬麗.基于大數據視野下檔案管理思維方式的轉變初探[J].當代教育實踐與教學研究，2018（05）：23-24.

作者簡介顏克禮（1982-），男，湖南桃江，漢，大專，桃江縣科學技術和工業信息化局，人事教育股長。