信息化背景下文書檔案管理工作初探

摘 要：檔案是人類生活行為記錄的載體，可用于人類社會的各個方面發(fā)展提供準確的參考資料。如今，隨著科學技術的飛速發(fā)展，信息技術已經(jīng)全面普及，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應信息時代的發(fā)展，信息化建設已成為必然。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理工作

隨著信息時代的到來，信息技術在人們生活的方方面面得到了應用。因此，面對傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，需進行檔案管理工作的改革創(chuàng)新，將信息技術與檔案管理進行充分的融合，促使傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉變。此時，需對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的思想、技術、人員等多方面進行考量，從而促進檔案管理的創(chuàng)新化、信息化發(fā)展。

1 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 辦公效率顯著提高

文書檔案管理，就是對已有文檔資料的一種整理和保存，對沒有卻需要的文檔資料的一種搜集和歸納。傳統(tǒng)的文書檔案管理，我們需要對不同的文檔進行分門別類，對于一些大型單位來說，有太多的部門分支，每個分支還有不同類型的文檔資料需要分類整理，這就導致工作的任務量非常繁重，為了解決此類問題和保證文書檔案管理的準確高效，就需要投入大量的人力和物力來完成這項工作。繁重的工作，不可避免地導致出現(xiàn)一些人為的失誤，比如對文檔資料分類錯誤，在文檔資料移動過程中，對紙質文件的二次破壞，在分類過程中，標注錯誤，造成文檔資料涂畫痕跡嚴重等各種類型的問題。這些都嚴重影響著對文檔資料管理的效率，但是，如果把文書檔案管理信息化，就能顯著提高辦公的效率，通過信息化處理的方式，利用計算機對每一件文檔資料進行歸檔和整理，一次整理，終身受益，對以后文檔資料的借閱和查詢提供便利的條件，大大減少了人力和資源的投入。

1.2 資源檢索方便，信息隨時共享

傳統(tǒng)的文書檔案管理，如果需要查閱一份資料或者文件，就需要登記，然后在已歸檔整理的資料中慢慢尋找，這樣既浪費了人力，又耽誤了時間，降低了工作效率，但是把文書檔案管理信息化，就大大方便了資源的整合和查找，利用計算機技術，可以把所歸檔的文檔資料從紙質文件變成電子文件，這樣既方便了查閱，又保護紙質文件不被損壞，然后對歸檔的資料，做一個體制性的管理，每一種文檔做一個對應的檢索，方便利用者在查閱時及時找到所需要的內容，這樣就提高了效率，節(jié)省了時間。

1.3 文件存儲快捷且穩(wěn)定

傳統(tǒng)的文書檔案管理，載體主要是一些紙質文件，或者圖片、影像等內容，特別對于紙質文件，其保存過程中，容易受周圍環(huán)境溫度、濕度影響，造成文件的破損，或者字跡模糊不清等現(xiàn)象，最后對文檔的借閱和使用造成麻煩，隨著電子科技化的發(fā)展，信息化的成熟，我們對文件的存儲和管理，不再局限于傳統(tǒng)的紙張，我們可以把紙質文件轉化為能在計算機上傳遞和存儲的電子文件，這樣就極大程度上方便了辦公，電子文件最大的優(yōu)點就是快捷并且穩(wěn)定，我們利用存儲設備，可以快速得到我們想要的資料，并且確保穩(wěn)定，不易丟失，總而言之，信息化的加入，讓存儲更穩(wěn)定、更快捷。

1.4 文件傳輸速度和安全性得到保障

傳統(tǒng)的文書檔案管理，如果需要借閱資料，就得打開檔案盒，根據(jù)分類要求，再一遍遍的查詢自己想要的資料，一旦資料管理松散或者不到位，就容易造成資料的丟失，有些人為了得到想要的資料，會發(fā)生私自保存，不再上交的情況。所以在資料傳遞上，存在很大的缺陷，特別對于一些大企業(yè)來說，總公司和分公司有時需要互相傳遞一些文件資料，如果在傳遞上僅僅依靠快遞運輸方式，就無法確保辦公的時效性和快捷性，對以后文檔資料的歸檔存儲也會造成麻煩和影響，但是文書檔案管理信息化，就確保了文檔資料傳輸?shù)陌踩院涂旖菪?，即使是遠距離的傳輸，我們通過計算機信息技術，可以快速高效完成，也可以確保傳輸過程的安全性，明確文檔資料傳輸?shù)碾p方，一旦出現(xiàn)問題，可以立刻解決，從而進一步提高了辦公的效率。

2 信息化背景下文書檔案管理對策分析

2.1 加大研發(fā)力度，配齊信息化檔案管理設施

按照檔案規(guī)范化管理要求應對電腦、掃描儀、檔案管理軟件、復印機、攝像機、速印機等設備進行配置齊全。對檔案管理軟件應進行大力研發(fā)，并使其具備查詢、瀏覽、檢索、統(tǒng)計、歸檔、借閱等功能。此外，傳統(tǒng)檔案管理工作方面的資金投入不足，所以在進行改革時應在檔案管理的基礎設施方面加大投入，設置檔案庫和閱覽室，確保檔案管理及查閱的規(guī)范化。應在檔案庫內按要求進行計算機、打印機、去濕機、密集架、復印機、空調等設備的配備工作，使特殊檔案載體如磁帶、磁盤、光盤等得以進行合理保存，避免保存不當造成的損毀。

2.2 促進檔案資源信息化發(fā)展

檔案管理由傳統(tǒng)向信息化發(fā)展轉變，需對檔案信息目錄數(shù)據(jù)的建設加強重視，以確保檔案信息的全面性及準確性。并設置信息化管理文件目錄、專題目錄、分類目錄。以此來實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，并將檔案管理與目錄數(shù)據(jù)庫相結合，進行檔案資源的全面化管理。在信息化背景下，應對計算機管理系統(tǒng)加以利用，使之與文書檔案管理工作相融合，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的跟蹤達到文書檔案資料的統(tǒng)一，為文書檔案資料的一體化、規(guī)范化、標準化、提供保障。最后，還應進行提升媒體數(shù)據(jù)庫建設的質量及效果，以現(xiàn)代信息手段對檔案進行合理的歸檔處理，形成數(shù)據(jù)化工作模式，以此豐富檔案資源內容。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質及管理能力，對檔案管理工作是否可以的良好進行起決定性作用。第一點，應對檔案管理人員，進行專業(yè)管理能力及綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，應對檔案管理工作人員進行專業(yè)的政治素養(yǎng)培訓，使工作人員具備職業(yè)操守，可以對檔案內容進行保密，實現(xiàn)檔案管理工作的原則性及紀律性。第二點，應對管理人員進行檔案管理信息化思想意識培訓，使檔案管理人員對信息化檔案管理模式的重要性進行認知，以促進信息化背景下檔案管理工作地方更好開展。

3 結束語

總而言之，隨著當前社會經(jīng)濟的快速進步，對于檔案資料有了越來越普遍的需求，以往的文書檔案管理模式早已經(jīng)不能滿足實際需求，這在很大程度上制約了社會的進步與前行。所以，將科學信息技術充分融入到文書檔案管理工作中，確保管理工作的高效性具有極大的現(xiàn)實意義。

參考文獻

[1]張善勇.探索信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：144.

[2]張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理，2017（07）：349-351.

作者簡介

劉靜（1984-），女，漢族，甘肅省民勤縣，本科，畢業(yè)于內蒙古農業(yè)大學（函授）成都體育學院（全日制），助理館員，內蒙古自治區(qū)測繪地理信息局，研究方向：辦公室文秘、機要、文書管理。