高新技術(shù)企業(yè)如何做好項(xiàng)目檔案

董月茜

摘 要：隨著企業(yè)改革的不斷深化，企業(yè)的項(xiàng)目檔案工作也變得尤為重要，特別是高新技術(shù)企業(yè)，因?yàn)楦咝录夹g(shù)企業(yè)的項(xiàng)目檔案相比于其他企業(yè)檔案來說更加重要，所以我們要更加做好項(xiàng)目檔案的管理工作。隨著企業(yè)的新項(xiàng)目不斷增加，如何治理好檔案問題也是當(dāng)今企業(yè)遇到的一個(gè)問題。因?yàn)槠髽I(yè)的項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目進(jìn)行投產(chǎn)時(shí)的一個(gè)重要文件，有了項(xiàng)目檔案，整個(gè)項(xiàng)目才能正常運(yùn)行，項(xiàng)目檔案管理是整個(gè)工程運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；運(yùn)行管理；措施

高新技術(shù)企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理有其必要性，因?yàn)轫?xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃與項(xiàng)目檔案管理密不可分，工程的下一步計(jì)劃在項(xiàng)目檔案中有體現(xiàn)，項(xiàng)目檔案的完整性，準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性等這些優(yōu)點(diǎn)可以確保整個(gè)工程的完美施行。項(xiàng)目檔案管理還可以保證各部門各司其職明確職責(zé)。

1 項(xiàng)目檔案的相關(guān)特點(diǎn)

1.1 項(xiàng)目檔案是對項(xiàng)目的信息收集

企業(yè)的項(xiàng)目檔案是在該項(xiàng)目成立時(shí)，通過相關(guān)部門的審批，企業(yè)的招標(biāo)進(jìn)行實(shí)地勘察以后，再對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過項(xiàng)目檔案的指示進(jìn)行施工，并通過項(xiàng)目檔案進(jìn)行指示，利用項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行驗(yàn)收。這一過程中所形成的全部文件資料，就是項(xiàng)目檔案，理解項(xiàng)目檔案的意義以后，有利于企業(yè)對項(xiàng)目檔案更好的利用，對項(xiàng)目檔案的內(nèi)容有更好的認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)相關(guān)單位在利用項(xiàng)目檔案時(shí)，不僅利用企業(yè)項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目完成時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，還有助于企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，對相關(guān)文件材料進(jìn)行收集，有利于接下來的工作。

1.2 項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

第一點(diǎn)，項(xiàng)目檔案具有有序性。企業(yè)項(xiàng)目檔案并不是雜亂無章的。是經(jīng)過一定的整理整合以后形成的對于整個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)資料。項(xiàng)目檔案并不是參差不齊的一堆資料，而是經(jīng)過相關(guān)單位的鑒定后，形成的完整的，有序的，準(zhǔn)確的，系統(tǒng)的檔案。

第二點(diǎn)，項(xiàng)目檔案還具有多樣性。項(xiàng)目檔案不僅僅是指一堆文字資料，項(xiàng)目檔案是對整個(gè)項(xiàng)目的可行性分析及指導(dǎo)，所以項(xiàng)目檔案包括文字，圖表，聲像等形式。對項(xiàng)目檔案這一特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)，有利于加強(qiáng)我們除對紙質(zhì)資料的收集以外，還要注重其他對于項(xiàng)目有利的資料的收集。

2 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 可以做到資源共享

企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理能夠很好的做到資源的共享，共享資源以后企業(yè)的各個(gè)部門都能查閱到相關(guān)的檔案，使組織和領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的對干部及其部門的資料進(jìn)行查閱。

2.2 可以提高利用價(jià)值

企業(yè)項(xiàng)目檔案能夠有效提高干部人事檔案的利用率，直接對干部人事進(jìn)行調(diào)查，既能夠提高檔案的利用效率，也可以有效的保護(hù)紙質(zhì)檔案。

3 企業(yè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理滯后于工程建設(shè)

企業(yè)的的項(xiàng)目管理工作在理論上是要求工程建設(shè)相同步的，但是在實(shí)際中我們卻做不到這一點(diǎn)，通常項(xiàng)目檔案的管理工作會(huì)滯后于工程建設(shè)，這就會(huì)帶來一些問題，例如，工程文件資料會(huì)在工程建設(shè)中丟失，相關(guān)的項(xiàng)目檔案收集不齊全，等問題這些問題為后期的檔案整理工作帶來了相當(dāng)大的麻煩。

3.2 相關(guān)的單位對于企業(yè)項(xiàng)目檔案的管理工作不夠重視

在高新技術(shù)企業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)，往往項(xiàng)目進(jìn)行的如火如荼，項(xiàng)目檔案的編制工作，卻很落后，因?yàn)橄嚓P(guān)的單位對于企業(yè)項(xiàng)目管理工作不夠重視，而且對一個(gè)大型企業(yè)來說，進(jìn)行的項(xiàng)目可能是多個(gè)的，如果相關(guān)的單位不進(jìn)行趕制，那么項(xiàng)目檔案就不可能和相關(guān)項(xiàng)目同步。

3.3 檔案管理工作者素質(zhì)低下

檔案管理工作不是很難，但是相關(guān)工作人員仍需要具備良好的素質(zhì)，即使具備了專業(yè)的知識(shí)水平和綜合素質(zhì)也需要定時(shí)學(xué)習(xí)，信息化更新速度太快了，學(xué)習(xí)的少就不能掌握更好的管理方式，加上企業(yè)的項(xiàng)目檔案工作又非常的重要，所以顯然不能用臨時(shí)的不具備專業(yè)知識(shí)的人員，檔案管理工作更需要誠信可靠之人，萬不可小看這份工作。所以要培養(yǎng)專業(yè)的人才。

4 高新企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的措施

4.1 引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施

信息化建設(shè)自然是需要技術(shù)設(shè)備的支持，所以要合理的運(yùn)用好現(xiàn)有的資金，籌備性價(jià)比好的電子設(shè)備，以便讓信息化管理工作更順利的進(jìn)行，也可以更好地保障隱私安全和資源共享。即使有設(shè)備也應(yīng)該定期維修更新，電子設(shè)備的更新也是為了更好的服務(wù)于管理工作的進(jìn)行，更好的管理人事檔案。

4.2 建立科學(xué)完整的管理體系

在擁有好的設(shè)備基礎(chǔ)上要建立完善的管理體系，制定好相關(guān)的規(guī)章制度，定期學(xué)習(xí)新的管理方法，讓管理體系更好的服務(wù)企業(yè)，跟上時(shí)代的步伐，爭取讓工作事半功倍，取得更高的效益，科學(xué)的管理體系不僅可以節(jié)省時(shí)間，還可以提高效率，讓效益最大化，充分的將資源的使用好，達(dá)到資源共享。通過企業(yè)項(xiàng)目的檔案管理，來促進(jìn)項(xiàng)目更好的執(zhí)行。

4.3 將更多的項(xiàng)目檔案信息資源數(shù)據(jù)化

企業(yè)項(xiàng)目檔案多是以紙質(zhì)形式或者電子版的形式出現(xiàn)，現(xiàn)在講信息資源數(shù)據(jù)化就是將原有的信息資源整合存檔，以便防止丟失以外的發(fā)生，建立一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫來保存信息更新信息，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享和信息化管理。并且將紙質(zhì)不能收錄的聲音信息收錄進(jìn)檔案中。

4.4 做好信息安全防范

雖然信息安全有法律的保護(hù)，也很少出現(xiàn)不法分子的介入，但是實(shí)際實(shí)行起來也是會(huì)出現(xiàn)很多問題，還是會(huì)存在漏洞，讓不法分子利用項(xiàng)目檔案進(jìn)行違法利益獲取，所以還要加強(qiáng)信息的保護(hù)工作，對調(diào)取管理實(shí)時(shí)記錄在案，只有符合身份的人員才可以查詢。

4.5 提高工作者的服務(wù)水平

要加強(qiáng)現(xiàn)有工作者的綜合素質(zhì)，組織培訓(xùn)相關(guān)管理知識(shí)，對工作人員的錄取要求要適當(dāng)?shù)奶岣撸欢ㄒＷC綜合素質(zhì)水平，要會(huì)對各種信息進(jìn)行分類管理，還要保證信息的安全和去向管理。

5 結(jié)束語

高新技術(shù)企業(yè)項(xiàng)目檔案的管理工作在如今的發(fā)展形勢正變得尤為重要，因?yàn)轫?xiàng)目檔案不僅僅為企業(yè)接下來項(xiàng)目的實(shí)行計(jì)劃和指導(dǎo)，而且還為企業(yè)將來的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，所以企業(yè)要重視項(xiàng)目的檔案的管理工作，并及時(shí)對項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行監(jiān)督工作，防止項(xiàng)目檔案丟失，遺漏甚至外泄。我們要同時(shí)建立紙質(zhì)和電子檔案兩種，有兩手準(zhǔn)備，做好檔案信息的保密工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)，來確保項(xiàng)目檔案工作更好的完成。

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