鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的必要性探討

李文強

【摘要】本文主要是從鄉鎮檔案管理工作的基本情況入手，針對其內涵、管理作用以及從紙質向電子化發展的必要性進行全面細致的分析，并有針對性地提出發展策略。

【關鍵詞】鄉鎮檔案管理；紙質；電子化；必要性；策略

隨著信息技術的持續更新和進步，計算機在人們日常生產生活中的應用程度不斷提升。檔案在鄉鎮經濟文化建設和地區黨政工作過程中發揮了極大的參考作用，其作為一種潛在的、無形的生產力，能為地區的發展提供必要的參考，促進鄉鎮管理機構提升自身的工作效率。

一、鄉鎮檔案管理工作的基本情況分析

（一）鄉鎮檔案的內涵。鄉鎮檔案，主要是指鄉鎮黨委和政府在日常的公務活動中所直接形成的歷史記錄，包括文字、聲像以及圖表等不同的表現形式，其對于國家、社會具有較高的利用和保存價值。鄉鎮檔案和當地群眾的切身利益保持著密切的聯系，對于積極開展群眾管理工作，解決一些基層矛盾和問題具有積極意義和作用。

（二）鄉鎮檔案管理的作用。鄉鎮檔案管理工作，是國家檔案工作體系的最基層，其能夠針對我國社會主義基層政權的歷史面貌進行全面深刻的反映，為積極開展鄉鎮工作提供良好的借鑒和參考。積極開展鄉鎮檔案管理工作，需要針對檔案館館藏進行全面細致的分析，采用科學有效的管理手段，這樣才能更好地落實黨和政府的各項政策，成為解決民事糾紛的重要憑證，為鄉鎮開展相應的農業科研工作和農業經濟建設，提供良好的前提條件。通過管理鄉鎮檔案，能夠在較短時間內及時發現所需要的檔案內容，為各項管理工作、生產活動提供必要的前提準備。

（三）鄉鎮檔案管理朝著電子化發展的必要性。電子檔案充分應用計算機技術和信息技術，通過硬盤、光盤等載體開展存儲工作，其符合檔案管理的要求和使用習慣，能夠針對各項檔案資料進行科學有效的保存。現代信息化和計算機科學技術的持續更新和進步，為鄉鎮檔案電子化發展提供了良好的前提條件，同時鄉鎮檔案涉及到的各項信息資料種類和數量都較多，大量的紙質檔案在保存和利用方面存在較大難度，需要積極采用科學合理的管理手段，充分提升鄉鎮檔案的利用水平。

二、檔案管理從紙質到電子化發展的方式和手段

（一）建立健全電子化檔案管理系統。積極建立起科學的電子化檔案管理系統，能針對鄉鎮檔案進行分類和管理，有效提升檔案管理、利用的實際效果，并針對檔案查閱的訪問權限和密級進行確定，為鄉鎮管理工作提供良好的前提條件。在建立電子化檔案管理系統的過程中，首先，需要充分利用多種信息化技術、計算機技術等手段，搭建起數字化檔案館、智能庫房管理系統、電子化檔案查詢平臺等系統，推進電子化檔案管理工作順利開展。其次，需要加強定期的系統更新和維護工作，及時尋找到電子化檔案管理平臺中存在著的問題，并予以有效解決和控制。加強系統安全性，設置明確的訪問權限，減少信息泄露的情況出現。

（二）加強鄉鎮檔案管理人員隊伍建設工作。積極開展鄉鎮檔案管理工作，需要有大量的高素質優秀人才作為支撐。開展鄉鎮檔案管理人員隊伍建設工作，首先，針對編制內人員和編外人員積極開展思想政治教育工作，切實有效地提升聘用人員的責任感和職業道德感，促進聘用人員全身心投入到相應管理工作之中。其次，可以積極引進一些專業人才，加強鄉鎮檔案管理電子化平臺建設工作，為積極開展鄉鎮檔案管理電子化發展工作，設立完善合理的規章制度，設立標準規范，減少工作中的一些不合理問題。再次，需要多開展一些團體活動，比如說知識競賽和趣味競賽等方面，讓鄉鎮檔案管理人員能夠在參與活動的過程中不斷增強自身的責任心和歸屬感。最后，提升資金專款專用的效果。鄉鎮檔案管理朝著電子化方向發展，需要有大量的資金和資源作為重要前提支撐，保證專款專用，不僅能夠保證檔案管理工作有著充足的資金，同時還能夠通過正規財政核算，保證檔案管理人員的基本生活需求。

（三）全面提升鄉鎮檔案管理工作的科學化和規范化。推進鄉鎮檔案管理從紙質化向著電子化的方向發展，需要增強管理工作的科學性和規范性，積極采用現代管理手段，針對各項檔案進行集中管理。將各項鄉鎮檔案進行分類，按照影像檔案、實物檔案和科技檔案進行細化劃分，并分別放置在不同的地方，采用不同的管理和保存手段，促進檔案管理工作有序有效進行。選派專門人員針對鄉鎮檔案管理進行全面負責，劃分每個管理人員的具體職責，保證每項管理工作都能夠落到實處。

（四）建設統一化的鄉鎮檔案管理機構。鄉鎮開展檔案管理工作的過程中，所擁有的現代化技術水平不一致，想要充分實現良好的電子化發展效果，需要建立起統一的管理機構，針對檔案管理工作過程中的各方面情況進行全面控制，設立出規范化的標準，便于各個管理機構都能夠針對電子化信息技術進行共享，集中化管理鄉鎮檔案。

三、結束語

鄉鎮檔案管理從紙質到電子化發展，需要建立健全電子化檔案管理系統，加強鄉鎮檔案管理人員隊伍建設工作，同時還要全面提升鄉鎮檔案管理工作的科學化和規范化，并建設統一化的鄉鎮檔案管理機構，這樣將能夠有效推進各項管理工作順利開展，增強檔案管理的科學化、規范化、現代化效果。

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