地方高校檔案隊伍建設存在的問題與對策分析

繆文桂

【摘要】加強檔案隊伍建設不僅是推動地方高校檔案管理現代化的客觀要求，也是適應新時代我國檔案事業發展的必然選擇。面對地方高校檔案人員隊伍存在的專業化程度低、激勵機制不健全和培訓不足等問題。地方高校要轉變觀念，加強檔案管理隊伍專業化建設、完善激勵和利益分配機制，加強檔案工作人員的學習培訓，建設一支符合時代要求高素質的檔案隊伍。

【關鍵詞】地方高校；檔案隊伍；建設

一、地方高校檔案隊伍建設的重要意義

（一）檔案隊伍建設是提升地方高校檔案工作效率的客觀要求。檔案工作是地方高校的基礎性、服務性、支撐性工作，檔案隊伍的整體素質和業務能力是制約地方高校檔案工作質量的重要方面。近年來，隨著互聯網和信息技術的快速發展，地方高校檔案工作的內容、方法和手段都發生了一系列深刻變化。在這種背景下，地方高校急需造就一批專業知識扎實、業務精湛、基本素養好的高素質檔案隊伍，通過理念創新、方法創新和服務創新，不斷推進檔案工作轉型升級，提高檔案工作水平。

（二）檔案隊伍建設是提升地方高校管理水平的現實需要。地方高校檔案管理是學校日常管理工作的重要內容，也是評價地方高校辦學水平的重要標志之一。隨著地方高校辦學規模的擴大，招生、畢業、就業、教學等大量信息量逐年遞增，檔案工作量也隨之加大。如何通過信息化等現代化檔案手段，對大量檔案數據進行采集匯總，并為學校各類決策提供數據支持是地方高校管理面臨的重要問題。解決這一問題需要一大批優秀的專業檔案人員，為地方高校檔案管理現代化提供必要的人才支撐。因此，加強地方高校檔案隊伍建設不僅是提升地方高校檔案管理水平的重要方面，也是推進地方高校現代化管理的現實需要。

（三）檔案隊伍建設是提升地方高校檔案服務水平的內在要求。檔案工作具有很強的服務屬性，在服務學校管理決策、服務地方經濟社會發展和服務人民生產生活方面發揮著重要作用。檔案隊伍的素質和能力是制約地方高校檔案服務水平的重要方面。只有加強檔案隊伍建設，才能充分發揮地方高校檔案的資源優勢和專業優勢，更好地滿足學校、社會和相關組織的檔案需求。

二、地方高校檔案人員隊伍建設存在的問題

（一）思想觀念落后，對檔案隊伍建設缺乏足夠的重視。目前，大多數地方高校對檔案工作的認識仍然停留在傳統的檔案收集、保管階段，對檔案的價值和檔案工作的重要性認識不足。一些學校甚至片面地認為檔案工作不需要多少崗位知識、專業技能和基本素養，一般人都能勝任。在學校發展規劃和人才隊伍建設戰略中，將發展重心和人才隊伍建設的重點放在教學科研人員和核心業務部門人員隊伍建設上，對檔案人員隊伍建設不夠重視。特別是近幾年，在地方高校相繼進行的本科教學水平評估以及“雙一流”建設評估中，檔案管理及其人員隊伍建設均不是被評估和考核的主要指標，導致檔案人員隊伍建設進一步弱化、邊緣化。在學校管理和服務保障工作中，由于檔案工作不是核心工作，檔案人員很少受到重視。在很多地方高校，專職的檔案人員配備嚴重不足，學校內部的二級單位沒有專職的檔案管理人員，檔案管理人員往往由辦公室人員、教務員或其他人員兼任，導致檔案人員隊伍雜亂，整體素質不高。

（二）檔案隊伍結構不合理，專業化程度低。與重點高校相比，地方高校檔案人員隊伍存在著年齡結構老化、職稱、學歷結構不合理等一系列問題。很多地方高校在制定人才引進計劃時，為確保教學科研一線的人才需求，將引進人才的指標主要投向教學、科研崗位。部分地方高校甚至長達多年沒有專業檔案管理人員的引進指標，導致檔案人員隊伍得不到及時的人員補充，人員年齡結構、職稱結構和學歷結構進一步失衡。現有的專職檔案管理人員大多數是從學校其他管理或者教輔崗位調整的，缺乏專業系統的檔案管理知識。學校內設機構的兼職檔案管理人員主要工作職責為文書、考勤、機要、辦公室工作和其他業務工作，兼職負責本單位檔案管理，無論是檔案管理業務水平和工作時間都是非常有限。與地方高校實驗、工程、圖書情報、學報、財務等非教學系列專業技術崗位相比，檔案管理人員普遍存在著專業化程度低、學歷層次不高的問題。

（三）檔案隊伍激勵機制不健全，職業發展空間小。檔案工作在地方學校管理中，與其他如教務、科技、研究生處等直接管理服務部門相比，檔案工作長期充當學校的配角，往往被邊緣化，檔案工作人員對學校和工作的認同感不強，缺乏工作激情與創造力。從地位來看，地方院校一般以教學和科研為中心，學校在制定各種人才引進計劃、進修培訓和福利待遇等方面的政策時，往往都向教學和科研人員傾斜。檔案工作人員一般被當作學校的教輔人員，績效工資等待遇方面與一線教師相比有較大差距，加之教輔和管理崗位量化考核難度較大，檔案管理人員其工作績效、個人實際貢獻與收入分配上難以合理掛鉤，崗位價值得不到充分體現。此外，與教學和其他重要管理和教輔崗位相比，檔案管理人員職業生涯發展主要是職稱評聘一個通道，個人進步和上升的空間較少，在評先評優、進修培訓、對外交流學習等方面的機會較少。由于得不到應有的重視，一定程度挫傷了檔案工作者的工作積極性和創造性。

（四）檔案隊伍培訓不足，難以適應檔案信息化建設需要。目前地方高校由于領導和教職工對檔案工作普遍重視不夠，以及財力有限，很多地方高校的檔案工作仍然停留在傳統的手工文字文書檔案材料的簡單整理歸檔層面，大部分電腦只用來做簡單的檔案目錄的錄入打印。沒有建立本單位檔案管理信息化系統，以及數字化檔案歸檔、整理查詢系統，這在很大程度上影響著檔案工作歸檔和對教職工服務的水平。當然這主要有兩個方面原因：一方面是由于對檔案工作重要性認識不足和財力限制；另外一方面，部分檔案工作人員自身對于信息技術以及相關先進技術手段的接納性不夠，沒有能夠與時俱進提升自身的綜合素質和能力，難以適應信息化背景下檔案工作需要。

信息化條件下檔案工作是一項需要不斷學習的專業性工作，對于檔案人員流動性較大的高校專、兼職檔案人員來說，培訓工作更是必須的。由于地方學校工作以教育教學為中心，檔案工作未能引起足夠重視，與教學科研人員相比，檔案人員的進修培訓沒有納入教師培訓規劃，致使檔案管理人員在進修培養、業務能力培訓等方面機會少，質量不高。長此以往導致檔案管理人員業務能力技能得不到提高，難以適應信息化現代檔案建設工作需要，仍然保持在按照傳統手工方式對檔案進行簡單立卷管理的水平上，更不用說把握現代信息化檔案管理工作的新要求、新問題，創造性地開展檔案工作，為廣大師生員工提供全方位的檔案服務工作了。

三、地方高校檔案隊伍建設的對策分析

（一）提高對檔案隊伍建設重要性的認識。當前，地方高校檔案管理已步入網絡化、信息化的新時代，建設一支高素質的檔案隊伍已成為推動地方高校檔案現代化發展的必要條件。首先，地方高校領導層應該更新觀念，把檔案管理及檔案隊伍建設工作提上重要的議事日程，思想上重視，認識上提高，積極行動起來，推動檔案隊伍健康持續發展。其次，要加強檔案工作的宣傳，增強教職工的檔案工作意識，要利用特色館藏開展室內展覽、網絡展覽、流動展覽，利用館藏編制紀念冊或制作紀念品，開展檔案專題知識講座或知識競賽等普及檔案知識。通過建立網絡化、數字化檔案查詢系統，及時快捷為廣大師生提供便捷的文件、電子檔案等查詢服務；同時，積極拓展高校檔案社會化服務，宣傳檔案工作取得的成績，提高社會對檔案工作的認知度和認可度，形成社會檔案意識。

（二）加強檔案隊伍專業化培養和建設。要科學制定檔案人才建設規劃，要把檔案人才隊伍建設與教師隊伍規劃放在同等重要位置，要科學核定檔案管理人員編制和崗位數，地方高校在編制有限的條件下可以通過專兼結合方式，科學核定專職檔案管理人數，在全校每個內設部門配備1名兼職檔案管理人員，并建立專兼職檔案管理人員管理規章制度。對專職檔案管理人員，在有編制空缺的情況下，將其納入學校年度人才招聘計劃，通過招聘引進優秀的專業檔案管理人才。要積極引導檔案員走專業技術之路，檔案工作是一項專業技術性很強的工作，許多工作需要檔案人員較長時間的工作積淀和經驗積累，因此，要做好檔案工作需要建設一支長期穩定從事檔案管理工作的檔案隊伍。要從事業發展大局出發，解決檔案涉及檔案干部的切身利益、職業生涯發展、經濟待遇等實際問題。想方設法使他們安心本職工作，走職業化、專業化發展的道路。如開通兼職檔案管理人員參與檔案系列專業技術職稱評定的通道，激勵他們的工作熱情等。同時，要探索適合檔案工作的用人提拔晉升機制，營造良好的競爭氛圍，使檔案工作能吸引人才、留住人才、發揮人才的潛能。

（三）完善激勵和利益分配機制，增強檔案隊伍的動力與活力。要充分調動和激發兼職檔案人員的工作熱情和動力，可以從以下幾個方面開展工作：第一，進一步深化學校人事制度改革，強化政策引導，讓檔案人員與教學人員在編制和崗位設置、職稱評審、績效工資分配等方面享受同等的待遇。為檔案工作人員創造和諧的工作環境，為其職業生涯發展提供通道和平臺。第二，完善激勵和考核評價機制，科學制定崗位職責規范和目標工作任務，建立量化清晰目標責任考核辦法，將薪酬與工作業績、貢獻結合，向優秀人才和關鍵崗位傾斜。第三，在做好日常檔案管理和建設工作的同時，積極通過多種途徑為師生提供檔案相關的業務服務，加大檔案工作宣傳力度，讓廣大師生看到檔案工作取得的成績與其工作生活的關系，尤其檔案工作中愛崗敬業的先進人物的事跡，形成廣大師生理解、尊重檔案工作和檔案人員的良好風氣。第四，注意加強兼職檔案人員隊伍建設，地方高校檔案工作人員人數占主體的是兼職檔案人員，各類基礎性檔案信息材料收集整理，主要依靠兼職檔案工作人員。可以定期召開專兼職檔案人員工作會議，對工作突出、任務按時完成的兼職檔案員進行表揚和肯定，增加其工作動力；在平時的工作中我們要加強與兼職檔案員的溝通，建立年度檔案工作例會制度，對年度檔案工作進行總結，對表現優秀的進行表揚和獎勵等。

（四）加強檔案隊伍的學習培訓。檔案工作中，信息收集和處理數字化是每個檔案人員必備的素質，信息管理和數字化處理包括：管理軟件操作、互聯網技術，檔案數字化處理等。想建設一支高素質、業務熟練的檔案隊伍，地方院校必須要加強檔案隊伍的學習培訓工作：一是加強檔案工作人員檔案意識和業務能力的培訓，通過到其他高校調研，組織專題學習、講座、專題研討等方式，增加工作的主動性和創新意識。另外，要系統組織學習檔案管理學知識，對于一些新人，通過專題講座等方式講授檔案專業知識和操作技能，以幫助他們迅速熟悉和做好工作。二是學校要安排檔案人員定期參加各種專題培訓，聘請計算機、網絡方面教師，進行信息技術和網絡技術的培訓，讓檔案人員掌握檔案信息化的能力和技能。三是檔案工作人員繼續教育，結合學校檔案工作的實際需要，針對不同層次的人員確定不同的培養目標，以多種形式開展繼續教育，全面提高學校檔案工作人員的學歷層次。

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