文書檔案的規范化管理

付文麗

【摘要】規范化、標準化的檔案管理工作，是每一個檔案管理工作者的方向和目標。文檔是文件的源，文件是文檔的結果。因此，規范文件處理，是規范檔案管理工作的重要依據。本文針對檔案管理工作中存在的問題，分析和探討檔案管理工作規范化和標準化的對策和方法。

【關鍵詞】文書檔案；檔案管理；規范化；標準化

一、文書檔案的定義

所謂文書檔案是指機關、團體、企事業單位在行政管理實務活動中產生的，由各種重要的、有保存價值的文書材料轉化而來的檔案。在人們利用文字進行記錄、交流和傳遞信息的過程中，文書應運而生。文書包括公務文書和個人文書。通常所說的公文是指文書中的公務文書部分。

二、公文、文書與文件的定義及其關系

公文、文件、文書是行政管理工作中常見術語，他們既有聯系又有區別。共同點：都是信息材料、都屬于應用文，都是社會組織或個人在各種社會活動中為了相互聯系、處理事務、傳遞信息而形成的。區別：文件不僅包容了文書和公文的全部內容，而且彌補了文書的不足。隨著社會的進步和科學技術的發展，出現了一些新型的信息記錄方式和新型的載體，文件不僅有以傳統的文字形式記錄在紙張上的書面文件，也包括以聲像等觀點技術方式記錄在紙質載體上的其他文件，即通常所說的聲像文件、光盤文件、機讀文件等。

文書是所有文件的總稱，包括公務文書（公務）和私人文書兩大類。公文是專指國家機關和社會組織在公文活動中形成的文件材料。1996年中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》的通知規定，機關公文種類包括：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公告、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等。2000年國務院頒布了《國家行政機關公文處理辦法》，規定了公文的種類，如命令（令）、決定、公告、通知、通知、通報、公告、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。公文的特點：1.有法定作者；2.有合法權利；3.標準格式；4.執行法律程序。

三、文書檔案內容包括：

（一）黨群工作。黨的工作、組織工作、宣傳工作、紀律檢查、工會工作、共青團工作和協會的工作。

（二）行政事務。行政事務、公安、審計、人事勞動、教育、醫療衛生、后勤福利、外事工作等。

（三）經營管理類。經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業管理等。

（四）生產管理。生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、技術管理、環境保護、計量、標準化、檔案信息管理、基礎設施管理、設備管理、合同等。

四、文書檔案的重要性

從文書工作在機關事業單位工作中所處的地位來看，它是一項不可或缺的重要的日常工作，對于推動機關事業單位工作，提高工作效率和質量具有重要作用。文書工作的質量和速度，不僅可以體現機關事業單位的工作面貌和工作作風，而且還直接關系到黨和國家的方針政策的貫徹執行，關系到機關事業單位的工作效率和質量，直接影響到能否履行工作職能。文書能夠使國家機構上下通達、左右聯系、互相協調、運轉自如、政令通達。文書質量決定了文書檔案的質量，文書的地位決定了文書檔案的舉足輕重、無可替代的重要性。文書檔案是辦理完畢的、重要的、具有一定保存價值的文書材料。“具有保存價值”，說明有一部分文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準。2006年頒布的國家檔案局第八號令本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，明確規定了機關文書檔案歸檔的范圍。這對檔案人員的素質要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規則，一定要認真參照國家和企業的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留確定有憑證和參考價值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規范整理、安全保管、合理使用”。

五、文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。由于檔案管理制度不健全，結果導致在文件收集整理過程中無章可循、無法可依，致使不該歸檔的文件歸檔了，而該歸檔的重要文件卻沒有歸檔。文件的整理更是隨心所欲，無規范可言。檔案借閱不通過正規的借閱手續，或者檔案借出后不追不還，人為給檔案管理造成混亂。

（二）檔案管理人員的相關知識欠缺、管理能力不足。檔案管理不是一個單純的管理工作，而是一項技術性的工作。檔案管理人員的業務水平和管理能力直接決定著檔案的質量。檔案管理人員缺乏專業知識，缺乏管理能力，文化水平低，知識管理水平低，缺乏管理經驗，這些現象不利于檔案管理的規范化。檔案管理不善直接導致檔案質量不能保證。檔案管理人員應該與時俱進，不斷學習和充實自己，提高自己的業務和管理水平。

（三）管理人員的檔案意識不夠強。檔案管理人員的檔案意識不夠強，對自己的責任認識不清，得過且過，檔案工作處于被動接收狀態，并且對檔案的質量和整理的規范要求不嚴。檔案不僅有憑證價值，更重要的還有參考的價值，即檔案可以為科學研究單位和機構持續、正常運行發揮參考作用。但這些價值和作用是需要我們去發掘和利用的，否則，檔案再多也只能是沉睡在鐵皮柜中的紙張而已。

（四）對檔案工作的投入力度不夠。必要的資金和必要的硬件條件，如計算機、掃描儀、裝訂機等，以及必要的管理人員是文件管理的基本保證。沒有經費寸步難行，沒有必要的工具無法開展工作，沒有專職管理人員，工作不能持續深入地開展，現在普遍存在的問題是經費和人員不足，這會直接影響檔案管理工作的正常運行和規范標準化進程，不利于檔案信息的開發利用。

（五）全社會及全體工作人員的檔案意識欠缺、宣傳教育工作做得不夠。檔案來源于人類的社會實踐活動，與每一位工作人員息息相關，工作人員在各自幾十年的工作生涯中，總會產生這樣那樣的值得保存的文件或實物，如果大家檔案意識淡薄，又不懂得歸檔的相關知識和規定要求，結果導致該歸檔的不歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。所以說，普及和宣傳檔案知識，并教育大家提高檔案意識是一項任重而道遠的艱巨的工作。

（六）領導的責任。機關單位要有直接負責檔案工作的領導。明確責任，強化意識，使檔案工作上有人管，下有人干。

六、如何推進檔案工作的規范化和標準化

鑒于上述考慮，推進檔案管理工作的規范化和標準化，需要做好以下幾點：

（一）做好公文制發工作。檔案源于公文，因此，公文的制發工作對于文書檔案的規范化工作有著重要的影響。要實現檔案的規范化和標準化，就必須要先做好公文制發的規范化和標準化。因此，公文的質量需要得到保證，公文的規格要符合國家的標準，排版和裝訂也要符合相關規定。要注意對公文進行制發時符合簽發手續、符合審批的權限。對于公文的標題、目的單位、落款等，要確保準確無誤，還要注明日期。對公文的擬草、繕印、記錄、簽字、報表、批注等，都要確保清晰可辨。不得使用易褪色的筆墨進行書寫，以便進行保存。公文書寫的格式要規范，使用規范的國家標準文字進行書寫。

（二）規范檔案管理機制，明確責任歸屬。文書檔案管理人員要嚴格執行公文規定，嚴格審核、簽發，杜絕濫發文件現象，認真審核簽發的手續、附件是否完善。按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要地填寫發文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。

（三）提高檔案案卷質量。檔案案卷材料的收集決定著檔案的價值，立卷的方法和案卷裝訂的質量是決定檔案工作的主要原因。在進行檔案管理工作的時候，要做好立卷的方法選擇和案卷裝訂質量的保障。這樣有利于檔案的分類以及檢索和檔案的規范化標準化工作的完成。

（四）提高檔案管理人員素質和水平。檔案管理人員和檔案的管理工作有著最直接的接觸，檔案管理人員的管理能力和個人素質決定著檔案管理工作的規范化和標準化能否順利實現。隨著時代的發展，管理人員在進行檔案管理時的角色也發生了重要改變，從最初的文獻保存者成為現在的檔案遺產的塑造者，從保管者變為干預者，這些角色的改變要求我們擁有更高素質的管理人才，所以必須要提高檔案管理人員的素質，既要積極引進管理人才，也要不斷培養現有人才。

七、結論

文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案管理的好壞直接關系檔案資料的價值和完整性。提高文書管理工作的水平和地位，加強文書工作和檔案管理工作的銜接，增強部門合作，完善工作程序和管理機制，樹立文書檔案管理的規范化和標準化意識，做好檔案資料的收集、整理工作，積極開發檔案的潛在價值，提高檔案資料的利用率，保證集體的健康、長足發展。

【參考文獻】

[1]鄧少星.檔案管理[M].中國人民大學出版社，1997.

[2]鐵麗杰.如何規范檔案工作的規范化[N].四平日報，2009-11-06（002）.