淺析如何提升文件檔案管理規范化水平

曹譯之

【摘要】當前文件檔案在廣播電視臺發展中作用日益突出，但是由于管理措施不到位，導致文件檔案管理工作不夠規范，不能真正將文件檔案的作用體現出來。對此檔案人員應創新工作方法，嚴格落實制度，確保文件檔案管理工作朝著規范化、科學化和信息化方向發展。本文將簡述提升文件檔案管理規范化水平的意義，并提出了切實可行的對策。

【關鍵詞】文件檔案；管理；規范化水平

廣播電視臺是我國的主流宣傳媒體，承擔著宣傳黨和國家政策方針、傳播先進思想理念的重要職責。加強文件檔案管理工作，能夠為廣播電視臺帶來更大的社會效益與經濟效益，提升為社會與群眾的服務質量與水平。因此檔案管理人員要引起高度重視，在信息時代背景下加強文件檔案管理工作創新，不斷提升規范化水平，將文件檔案應有作用體現出來。

一、提升文件檔案管理規范化水平的意義

第一，關系著廣播電視臺的發展。文件檔案管理在信息產業中占據著重要地位，文件檔案收集、歸檔和數字化管理，都是規范化建設的關鍵環節。通過提升文件檔案管理規范化水平，能夠為廣播電視臺提供各種真實、可靠的信息與資料，便于領導制定正確的決策，從而保證收視率，發揮出應有的社會功能。第二，是廣播電視臺主要信息來源。當前文件檔案管理的重要性越來越凸顯，只有提升文件檔案收集、整理、歸檔等規范化水平，讓今后資料查詢變得更加方便與快捷，為廣播電視臺各項工作的順利開展奠定良好基礎。

二、提升文件檔案管理規范化水平的對策

（一）增強工作人員思想意識。廣播電視臺很多工作人員掌握的檔案知識較少，不熟悉檔案管理法規，缺乏較強的檔案意識，也不清楚歸檔范圍，導致在日常工作中形成的重要文件檔案未及時歸檔，出現了損壞與遺失的問題。檔案管理人員應該承擔著宣傳教育的職責，促使所有工作人員做好文件檔案的形成、積累、立卷、歸檔等工作，能夠充分意識到文件檔案管理規范化的重要性。同時還要明確所有工作人員的具體職責，增強檔案意識，能夠認真開展文件檔案的建設與管理工作，為文件檔案作用的發揮創造良好的條件。

（二）完善文件檔案管理規范。第一，完善文件檔案管理細則。為提升文件檔案管理規范化水平，應該科學合理明確具體管理規則，保證工作效率獲得提升，讓文件檔案管理能夠有序進行。檔案人員要選擇適宜的管理方法，在保證管理好檔案室的前提下，最大限度減少人力、物力和財力的投入，能夠有效節省時間，提升文件檔案管理規范化、科學化和制度化水平。第二，健全檔案人員交接工作制度。要切實做好檔案人員離職后的文件檔案管理交接工作，若是缺乏相關的規章制度，將導致不能徹底做好交接工作，從而讓一些重要文件檔案出現丟失、損壞等問題，為今后的利用造成不便。因此要高度重視交接工作，保證文件檔案得到規范管理，發揮出推動廣播電視臺發展的作用。

（三）改進文件檔案管理方法。在信息化時代，各種現代化手段在文件檔案管理中得到了廣泛應用，如聲像載體一般為光盤、錄影帶、U盤及軟件存儲，但這缺乏較強的穩定性，需要采取規范化的管理措施，不斷改善文件檔案保存條件與方法。一些文件檔案對存放溫度、磁場及濕度等有嚴格要求，若是管理方式不夠科學專業，將引起較大損失。對紙質文件檔案來說，應該確保通風向陽，將防水、防火、防盜及防蟲蛀等措施做到位，提升文件檔案保存質量。要逐步增加在文件檔案管理中的資金投入，不斷對設備與環境進行優化，采用更新的技術手段，提升文件檔案管理規范化水平，為廣播電視臺領導提供可靠的決策支持。

（四）注重文件檔案信息化建設。隨著網絡技術的快速發展，文件檔案管理加快了現代化和信息化建設步伐，為提升規范化水平創造了良好條件。第一，增加資金投入力度，將檔案室硬件設備配置齊全，采用先進檔案管理設備與程序。第二，檔案管理人員要熟練操作各項設備，保證充分發揮出各種現代化設備的作用，讓文件檔案得到規范管理。第三，提升文件檔案管理信息化水平。要將信息化技術應用到文件檔案管理中，保證這項工作更加規范，要轉變傳統紙質文件檔案管理的方式，在計算機中存儲各種文件資料信息，既能夠保證文件檔案的完整性與安全性，還為今后利用提供了便利，同時有效減少了占據的空間，解決了經費。

（五）提升檔案人員綜合素質。文件檔案管理是廣播電視臺管理工作中的重要組成部分，對各項工作的開展有著巨大影響，提升文件檔案管理效率與規范化水平，可以有效發揮出各種文件檔案的作用，為促進廣播電視臺的發展發揮應有作用。但是文件檔案管理工作涉及事項眾多，內容繁瑣，管理任務較重，要求檔案管理者具備高度的責任心與事業感，能夠認真、規范做好各項工作。同時檔案管理人員還要積極參與到各種培訓中，既要認真學習先進的知識，還要掌握各種專業技能，能夠有效應用信息技術，真正規范、科學管理文件檔案，為廣播電視臺發展奠定良好基礎。

三、結語

總之，做好文件檔案管理工作意義重大，要通過各種規范化措施，讓文件檔案得到妥善保存，確保文件檔案收集、整理、保存和利用等工作順利進行。檔案管理人員需要充分認識自己承擔的責任，不斷改進工作方法，讓文件檔案管理工作更加科學化和規范化發展，真正發揮出服務廣播電視臺各項工作的作用。

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