優化檔案管理工作的路徑探討

陳麗春

【摘要】就當前檔案管理工作開展的實際情況來看，雖然單位和個人對于檔案管理工作的重要性認識有了一定的提升，并逐漸采取相應的措施來提升檔案管理工作的有效性，但是檔案在發展中的積極功能仍然有待進一步挖掘和發揮。基于此，文章圍繞優化檔案管理工作的路徑展開研究，在明確檔案管理工作的作用前提下，就當前檔案管理工作開展的實際情況提出一些建議，以提升檔案管理工作的服務價值。

【關鍵詞】檔案管理；優化；路徑

社會發展對于優秀人才需求的增長，使得人力資源管理工作中的檔案管理工作的重要價值得到了凸顯。對于單位來說，如何通過有效的路徑來獲得與人才相關的準確信息，作為人力資源管理和相關決策活動開展的重要指導，是提升當前管理工作效果的關鍵課題。從當前檔案管理工作的實際開展情況來看，雖然單位和個人對檔案的重要性有了較深的認識和認同，并希望通過檔案工作來優化單位內部及個人的發展，但是在管理工作的實效性方面仍然沒有太大的改觀，檔案管理工作仍然局限在一定的范圍內，較大程度上弱化了檔案服務發展功能的發揮。因此，有必要從當前發展的實際情況，對如何優化檔案管理工作，提升檔案管理工作實際效果提出更加科學、合理的解決方案。

一、檔案管理工作的作用分析

就發展的視角來看，檔案管理工作是一項長期、有益的管理工作，是實現良好發展目標所提出的客觀要求。具體來說，檔案管理工作在發展中所發揮的作用主要體現在以下兩方面。

（一）檔案管理能夠優化人才管理工作。社會的快速發展促使各界對于各種人才的需求產生了較大的缺口，尤其是那些專業素養比較高的人才，長期處于供不應求的狀態。對于這種制約工作開展的問題，主要應從兩個方面進行有效解決，其一是通過招聘的方式來直接招聘所需要的人才，其二則是通過內部培養的方式對具有相關知識或能力的人才進行更高級的培訓，使其知識和能力結構勝任工作的要求。而對于人才的管理來說，無論是外部招聘還是內部培養，檔案信息無疑都是重要的參考，因為可以通過對檔案內容的閱讀和分析來把握擬選用人才之前的經歷是否與所匹配的崗位要求相吻合，從而提升人才選拔和任用的針對性、有效性。

（二）檔案管理能夠幫助單位及時掌握發展過程中所存在的問題。隨著社會的快速發展，競爭逐漸成為發展的重大挑戰，在不斷激烈的競爭環境下，各單位只有通過自身管理能力和成效的提升來鞏固自身的發展地位，實現良好的突破。檔案管理是對發展過程中單位職工的表現情況進行考核結果收集、整理的重要工作內容，通過對這些反映職工工作表現情況的內容的分析可以幫助單位及時發現發展過程中所存在的問題，及時采取相應的措施來加以解決，避免造成較大的損失。

二、優化檔案管理工作的路徑

檔案管理工作作為一項保證工作長期持續開展的保證性內容，需要從長遠發展的視角來綜合審視和實施，確保檔案資源價值的最大化發揮。對于當前的檔案管理工作而言，需要從相應的理論與實踐的角度出發來尋求良好的優化路徑，提升工作的實效性。

（一）提升檔案管理工作的認知度。思想作為行為的先導，對人的行為有著重要的指引作用。因此，在開展優化檔案管理工作的過程中，首先要從檔案管理工作的認知度出發來培育，即使更多的人認識到檔案管理工作是對自己和單位長遠發展有積極功能的一項工作。例如，單位可以通過檔案管理工作座談會、檔案管理工作交流會等方式來統一內部職工對檔案管理工作的看法，強化其對檔案管理工作的覺悟，讓盡可能多的人參與到檔案管理工作之中。

（二）注重檔案管理工作方法的創新。隨著信息技術和大數據技術的快速發展，檔案管理工作所賴以開展的方式得到了一定的補充完善，除了借助傳統的紙質檔案來對相關信息進行管理以外，還可以通過信息化檔案管理系統來對檔案內容采用數字化形式的管理，在節約檔案管理成本的同時提升管理的效率與效果。因此，檔案管理部門要從單位發展的實際情況出發來尋求管理手段的現代化和多樣化，提升管理工作的有效性。

（三）充分挖掘檔案內容的價值。檔案管理工作是為檔案信息應用服務的，如果將管理工作的重心放在檔案信息的搜集、整理而不是利用，則會導致管理工作出現偏差。因此，檔案管理部門要通過大數據等技術來對檔案信息進行深層次價值的挖掘、分析，并創新檔案信息共享模式，使更多的人能夠接觸到檔案信息的內容，充分實現檔案信息的發展價值。

三、結語

檔案管理工作作為現代化管理工作中的重要內容之一，不僅會影響到個人的職業生涯發展，同時也會對單位長期持續良好的發展產生舉足輕重的影響。因此，要基于發展的視角來對檔案管理工作的優化路徑進行探討，以實現檔案價值的最大化發揮。

【參考文獻】

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