疾控檔案管理信息化建設的初步探討

李守利 張磊

【摘要】為順應大數據、云時代信息化要求，疾控檔案管理也應實現信息化管理。本文從疾控檔案信息化管理的內涵出發，分析傳統檔案管理模式的弊端，對疾控檔案管理信息化建設予以初步探討。

【關鍵詞】檔案管理；信息化

信息化浪潮席卷各行各業，檔案信息化、網絡化必然成為一種發展趨勢，疾控檔案資料是疾病預防控制工作的寶貴財富，是衛計行政部門出臺決策規劃、制定工作計劃的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。因此，隨著現代計算機技術和網絡技術的高速發展，疾控檔案管理信息化建設勢在必行。結合我中心工作實際，對疾控檔案管理信息化建設探討如下。

一、疾控檔案管理信息化建設的必要性

利用現代計算機技術、網絡技術和信息技術處理、管理、開發和提供檔案資料的源文件，以便為社會發展提供服務。由于疾病控制工作的特殊性，每天都有大量的檔案，如傳染病報告管理信息、免疫預防數據、慢性病管理信息、健康教育資料、圖像資料和各級管理文件等。檔案資料是制定決策和合理規劃的重要參考依據，但是，傳統的檔案管理方式存在保存難、管理查詢難、利用率低等弊端。一是大部分檔案資料以紙質作為主要存儲介質，非但占據儲存空間，維護和管理成本高昂，而且難以永久保存和備份。二是傳統檔案資料查詢實行人工管理模式，流程繁瑣，查找查閱資料耗時耗力，容易出錯。三是紙質檔案不方便統計查詢，人工查閱統計工作量大，造成檔案利用率低下。當前，疾病預防工作發展日新月異，新形勢下更好地提高疾控檔案管理工作水平及利用率，更好地為上層決策服務，最終要通過檔案管理信息化來解決。

二、檔案管理信息化的優勢

通過構建檔案管理信息化管理，使疾病控制檔案信息資源管理逐步擺脫傳統的手工處理方式，實現檔案管理信息化和檔案工作信息化，從而達到實現文件信息資源的有效開發利用和信息資源的共享。檔案管理信息特點之一是信息技術在檔案信息系統集成上的應用，有序分類，便于查詢，開發和應用檔案識別的分類、編目、排序、檢索、歸檔等高效管理提高管理效率。第二個特點是規范信息流通檔案的使用，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。

（一）改善檔案歸檔和保管方式。日常工作中產生的大量有價值的檔案材料，檔案實行信息化管理后，通過計算機直接進行收集、分類和利用，大大提高了工作效率，降低了保管成本。記錄形式更具有直觀性和選擇性，檔案的存儲和管理方面也更經濟。同時，實現信息化后資料查閱可直接利用電腦，免去了庫房翻找的繁瑣，延長檔案的使用壽命。

（二）實現檢索快捷。傳統檔案管理檢索方式當面對綜合檔案復雜的數據信息時就顯得力不從心。對檔案資料進行信息化處理后，以電子目錄和電子文檔方式歸檔，管理手段和檢索工具方便快捷、手段多樣，電子信息查詢系統更加科學完善，工作效率顯著提升。同時，電子文件的內容屬性和目錄屬性同時合并存在，調閱文件保證了較高的查全率和查準率，而且檢索范圍廣、速度快，檔案的應用程度和應用范圍明顯拓展。

（三）實現信息共享。在傳統檔案管理模式下，文件和信息查找費時費力，大量信息閑置在文件柜中，嚴重影響了信息利用。隨著計算機網絡技術的發展，檔案管理實現信息化，建立檔案信息統一的管理平臺，將檔案檢索查詢系統安裝到各個科室客戶端，工作人員通過賦權申請即可通過計算機查看資料并下載打印。同時，各科室產生的檔案材料也可通過客戶端即時上傳到檔案管理中心，方便檔案員的收集整編、瀏覽和存取，大大提高了檔案原件的利用率以及信息服務的時效性，實現檔案信息資源共享。作為疾控部門，在應對公共衛生突發事件時，能否迅速通過網絡平臺，及時有效地完成各科室之間信息共享，提供高效率的信息傳輸、處理，實現多項任務，為領導決策提供準確的信息，直接關系到人民群眾的生命健康。檔案信息化打破了傳統檔案管理的種種局限，尤其在信息資源共享等方面具有明顯優勢。

三、疾控檔案管理信息化建設的措施與方法

（一）提高思想認識。目前，雖然管理信息化在日常工作中已經有不同程度的實施，但仍存在檔案信息化建設意識薄弱、信息化建設不完善、電子文檔保密性不強等問題。在檔案信息管理方面，目前還沒有形成共識，沒有建立相應的檔案數據庫，缺乏對檔案信息巨大價值的認識。檔案信息化建設也普遍停留在簡單的輸入、查詢和利用水平上，很難滿足更多用戶的檔案信息需求，信息安全存在巨大風險。從領導到員工的思想觀念、工作方式和工作條件都有不同程度的不足，不能滿足疾病控制和社會發展的需要。因此，要及時轉變思想觀念，把檔案管理信息化建設納入疾控工作發展和管理的重要日程來抓，與其他各項工作建設同步規劃、同步發展。

（二）疾控檔案管理信息化制度建設。以完善的標準和規范建立醫院檔案管理系統和疾控中心檔案管理系統是一個重要條件。在檔案信息化建設中實現電子文件管理的規范化、制度化和規范化迫在眉睫。因此，應按照國家標準和規范，建立健全與檔案信息管理有關的規范、標準和制度，包括電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀，使用和保密制度，嚴格按照制度要求開展工作。

（三）確保檔案信息安全。電子檔案信息安全是信息化建設的前提條件。一是要確保電子檔案利用安全。加強安全教育，全面提升檔案管理人員思想認識和風險防范意識，明確責任，建立健全管理制度。嚴格執行訪問用戶權限設置、分配和身份認證制度，全程實時監控每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，確保安全訪問、下載、復制及打印。加強對系統用戶檔案安全與保密教育，防止檔案數據資料被篡改和丟失。二是要確保電子檔案信息安全。對各類信息進行安全分級，確定可以公開的范圍，安裝和配置防病毒軟件、防火墻、殺毒技術，及時升級修復，加強對電子印章、數字簽署等措施的應用，最大限度避免病毒的侵襲和黑客的攻擊。三是要確保電子檔案備份安全。定時進行數據備份是保障數據安全的重要方法，采用聯機備份、脫機備份和異地備份等多種方式，同時對備份文件定期檢測和轉存，避免數據丟失。

（四）單位應強化現代化檔案管理人才的培訓?，F代檔案管理人員是檔案信息管理的保證。目前，大部分檔案工作者是兼職人員，缺乏檔案管理知識和缺乏計算機應用技術。檔案信息技術建設涉及強大的技術，需要既掌握檔案管理知識，又熟練掌握計算機和網絡技術的復合型人才。檔案管理人員只有按照時代發展的需要，具備扎實的管理知識和優秀的專業技能，才能勝任檔案信息工作。因此，要重視加強檔案工作者的培養，采取多種措施，實現計算機應用技術、網絡技術、數據庫技術等基礎課程的多元化和數字化，提高檔案作業人員掌握和運用現代技術技能。

（五）加強檔案信息化軟硬件建設。保障檔案信息化建設所需的軟、硬件配套設施齊全，并定期進行維修、更換和升級，為實現檔案信息化提供物質保障，不斷探索優化管理模式及管理方法，為健康中國發展助力護航。

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