關于檔案信息化建設與檔案管理的思考

張梅

【摘要】隨著時代的發展，我國經濟體系的不斷進步，檔案信息化建設成為了我國現代化建設的目標，與此同時，檔案信息化建設影響著我國檔案管理的發展趨勢，雖然現在相關的檔案管理部門引入了較為先進的檔案管理手段，并且在不斷地提升檔案管理的效率，但是仍需要不斷進步、不斷創新，以使得檔案信息化建設越來越深入，檔案管理水平越來越高。

【關鍵詞】檔案信息化建設；檔案管理；特征；措施

一般來講，隨著科技的不斷進步、計算機技術的不斷發展，在檔案管理工作中引入計算機技術使得檔案管理越來越信息化，管理效率也越來越高，因此可以說檔案信息化建設是未來檔案管理的發展趨勢，也是檔案管理工作適應現代社會發展的必然結果。為了達到這樣的結果，我國在不斷推進檔案管理信息化的建設步伐，在不斷發展的社會潮流中體現檔案管理的價值，自改革開放以來，我國引入的檔案管理技術越來越先進，檔案管理理念越來越新穎，因此我國檔案管理人員的檔案管理能力和技術以及工作效率都在不斷進步，使我國檔案管理適應了社會的發展。

一、檔案信息化建設的概念和特征

所謂的檔案信息化，就是在相關檔案管理部門的統一領導和統籌下采用先進的信息化技術進行檔案管理的一種手段，其根本結果就是對檔案進行相關信息的匯總和統一處理，以此來提高所需要的管理水平，提高服務水平，總的來說，檔案信息化建設就是將檔案實時保管作為工作的主要部分，然后利用信息化技術對檔案進行全方位的應用和管理，并多角度對檔案進行分類。一般來講，檔案信息化建設滿足了四點要求：首先，檔案信息化建設實現了檔案的接收、存儲和利用，并使得三者協調起來更加和諧。其次，檔案信息化建設體現了檔案管理模式的改革，是對以往管理格局的重大突破；還有就是，將檔案管理過程數字化，使檔案信息網絡化。最后，信息化的檔案信息更容易共享，使得檔案信息資源可以被高度利用。

目前檔案信息化建設還在進行中，而更好地了解檔案信息化的特征有助于我們發現更好的檔案管理方式。就目前來看，檔案信息化建設在不同階段具有不同的特征：在實驗階段，檔案信息化建設具有多元化的特點，是對以往檔案管理手段的一種改良和突破；在普及階段，公布檔案的提出引出了檢索手段的開發和應用，并且計算機相關領域的應用也開始被承認，包括一些編目的普及和計算機輔助立卷；在網絡階段，計算機的主體地位逐漸被承認，在檔案管理中的位置也越來越靠前，這些都與多媒體技術的應用和光盤儲存能力的使用有關系；在數字檔案時代，數字檔案的發展成為了檔案管理的主要代表，包括數據庫的建立和使用電子文件管理網站的建立，并且，數據庫向數字檔案館的發展趨勢也逐漸顯露。

二、現階段我國檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理方法落后。現階段我國的檔案管理體系不完善，所應用的管理方法相對落后，并且，很多檔案管理人員素質低下，專業水平過低，無法科學地對檔案進行管理，甚至因為某些方面不懂而耽誤整個檔案管理的工作進度，而如果管理過程出現問題時，這些專業素質低下的管理人員缺少正確的管理手段，無法對發生的緊急事件進行妥善的應急處理，因此極容易帶來巨大的經濟損失。例如：目前所使用的紙質版檔案管理方法，利用手工式檔案管理模式進行檔案的收集和整理等工作，沒有與現代化的信息技術相結合，因而使得檔案管理方法簡陋，并且檔案安全性得不到保障，不利于檔案管理工作的順利進行。

（二）檔案管理理念相悖。檔案管理機構工作的主要目的，是將所需要的檔案信息集中保存，以此為企業的日常工作提供便利。而現階段很多檔案管理組織的工作理念與實際相悖，檔案管理類別單一，忽視了檔案管理的系統性和完整性，因此檔案管理的價值得不到體現，檔案管理成為了說說而已的無效工作，難以向有關單位提供有用的信息和檔案。

三、檔案信息化建設與檔案管理的措施

在日益進步的經濟體系和社會發展步伐下，進行檔案信息化建設，完善檔案管理手段，已經成為檔案管理部門最需要做的事，在這樣的過程中，就必須思考好如何建設檔案信息化，一般來講，檔案信息化管理模式需要滿足兩個條件：先進的檔案管理理念以及先進的科學管理技術，只有將二者結合，在競爭日益激烈的檔案管理市場中不斷發展自身管理技術，提升檔案管理水平，才能做好檔案信息化建設，才能形成完整且有效的檔案信息化管理模式。另一方面，檔案管理工作效率和價值也受到檔案管理水平的影響，因此為了獲得更好的管理價值，就必須要了解提高檔案信息化建設水平的措施，提升各方面的綜合素質。

（一）建立健全檔案管理網絡制度。在信息飛速發展的今天，即使對檔案進行信息化管理，也需要具體的制度和要求，因此，建立健全的檔案信息化管理網絡及制度就變得非常重要，只有健全的網絡及制度，才能對負責檔案管理工作的人員實施統一調度。所要建立的檔案信息化管理網絡，需要包括負責各個崗位的工作人員協調配合，對每位成員的工作職責進行劃分和明確，另外還要設立一名總負責人，負責信息化檔案的總體管理。對于檔案管理網絡里的每個人來說都要認真負責，在網絡平臺的形成初期要對每個人進行培訓，讓他們學習并研究有關法律，在工作中積極討論出現的問題及解決方法，將所學到的辦法運用到實踐中去，并對實踐時的應用設立規章制度，保證檔案信息化管理的良好運行。

（二）提高檔案管理人員素質水平。對于檔案信息化管理這樣的細活來說，操作者的能力和素質基本上決定了檔案的價值，素質不僅僅是體現在責任心上，還體現在檔案管理者的知識儲備量上。由于信息化檔案的涉及面廣，因此管理人員對各個方面檔案的管理水平存在著一定的差異，在這種情況下，對各級資料人員進行定期培訓成了重中之重，將檔案管理者的責任心和細心激發出來，才有利于檔案管理的工作開展。因為檔案的信息化管理不僅僅是在網絡上的簡單工作，還是考驗工作中細心和耐心的工作。另外，檔案信息化管理人員的服務意識也要進行一定程度的改變，檔案信息化的管理模式不在強調信息的保密性，一味地對檔案信息進行保管，而是應該多利用，充分發揮檔案的應用價值，改變檔案管理人員的價值取向和傳統思維模式，將檔案的作用價值發揮到最大。

（三）做好檔案管理業務指導檢查。對于檔案信息化管理來說，基本目的就是將所需要的檔案和信息進行歸檔，對其進行整理、編制等工作，然后將所擁有的檔案信息應用到需要的地方，在這樣的工作過程中，為了不發生錯誤，我們需要在檔案信息化建設的過程中安排業務指導部分，這樣的指導由檔案管理部門進行組織，參與者包括檔案管理者、技術人員以及參與其中的部分領導。努力提升檔案管理人員的意識，既能提高檔案信息化管理水平，也能讓工作人員按標準做事，而為了使檔案中記錄的數據及資料準確無誤，還應該在記錄完全后安排專人進行檢查，對資料進行查缺補漏，以免發生錯誤。

（四）發展檔案信息開發利用工作。對于檔案信息化管理中所涉及的信息來說，種類繁雜多樣，而根據這樣的特點，我們為了更方便地服務于后期工作，更方便地應用這些信息，就必須要根據相關規范的指導要求來進行工作，對信息進行收集、分類、歸檔，如果可能的話，在專業人士的幫助下還可以對整理好的檔案進行編制電子書的處理，就如《資料匯編》一樣，由于其具有相關的信息和資料，所以對其進行開發利用正是應用價值最大化的表現，只有做好檔案的開發利用工作，才能對后來的工作提供大的幫助。

四、總結

隨著時代的不斷變化，網絡信息的不斷更新，檔案信息化的管理模式越來越受到關注，而這樣的檔案管理模式還不夠成熟，對于檔案管理者來說還有很長的路要走，為了更好地進行檔案信息化建設，健全的檔案管理網絡制度是不可缺少的。只有提高檔案管理人員的素質水平、做好檔案管理業務檢查工作、開發檔案信息高價值利用，嚴格遵循檔案管理的相關制度，才能在不斷進步的時代中做好檔案管理，做好檔案信息化建設。

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