如何做一名學習型專業型的辦公室主任

張景光

【摘要】筆者從自身多年工作管理經驗總結出，作為中國科學院研究所的管理者，不僅要有專業的管理知識和能力，更要對研究所的各個學科專業有全面大體的了解，這就需要在工作中不斷學習專業知識與管理經驗，發揮自身特長，真正成為一名學習型、專業型的辦公室主任。

【關鍵詞】辦公室主任；學習型；專業型

2015年10月14日，筆者從中國科學院某研究所科研管理處副處長崗位調整至黨政辦公室主任崗位，環境不同，思維方式和工作方法都發生了變化。2016年6月24日，相關五個單元又組建成立了新的研究院，筆者經過競聘出任新成立的研究院辦公室主任。在這樣的關鍵崗位上需要“思想統一、定位準確、熱情飽滿”地投入工作，帶領機關提升管理隊伍的管理理念、提高管理技能，促進研究院管理團隊的融合，切實有效地發揮好支撐和服務職能。

筆者到辦公室工作二年多來，充分認識到“溝通、關愛、承諾、支持、感恩、責任、信任、共贏、珍惜”的重要性，工作中一定要增強公正意識，服務意識，有擔當，有作為，不推諉，不扯皮，凝聚合力，提升動力，激發活力，打造出一支卓越的管理團隊，為研究院改革融合、戰略目標的推進發揮應有作用。

辦公室是一個單位機關的中樞和要害部門，承擔著參謀助手、溝通協調、審核把關、督促落實、服務保障、應急值守、安全保密等職責，發揮著承上啟下、聯系左右、協調各方的作用，最能體現綜合能力。辦公室主任集領導者、管理者和執行者三種職責為一身，思想境界看領導能力，工作重點看管理能力，關鍵時刻看執行能力，結合筆者在科研、管理工作中的經驗、教訓，總結出以下幾點體會：

習近平總書記指出：“要努力學習各方面知識，努力在實踐中增加才干，加快知識更新，優化知識結構，拓寬眼界和視野，著力避免陷入少知而迷、不知而盲、無知而亂的困境，著力克服本領不足、本領恐慌、本領落后的問題。”習近平總書記還指出：“夢想從學習開始，事業靠本領成就?！蔽覀円獡敃r代重任，勝任本職崗位，必須加強學習，注重積累，做到持之以恒，毫不放松。積土成山，積水成淵。堅持學習積累，知識會越來越多，學問會越來越大，視野會越來越廣，能力會越來越強。

目前，中國科學院一邊在提倡建立專業的管理團隊管理研究所，一邊又大量存在著非專業的管理人員管理著專業化的研究所。這里所說的專業既有管理方面的知識能力又有業務方面的知識。很多研究所依然是管理知識業余的領導人或是專業知識極度缺乏的中層管理者在領導著專業化的團隊、高水準的研究員（業界俗稱大牛）、職業水準的工程師們。筆者是本單位主學科博士畢業，專業技術職稱是研究員。曾經在基層的野外臺站學習工作14年，后又在科研管理處從事科研管理工作10年，然后又到辦公室從事管理工作。從筆者自身的工作管理經驗來看，作為中國科學院研究所的管理者，不僅要有專業的管理知識和能力，更要對研究所的各個學科專業有一個大致的了解，對科研人員尤其是高級專業技術人員所從事的科研工作做到心中有數。如若接到來電、來函、來訪就某一專業問題進行詢問、專訪、咨詢或是合作等，在腦海中馬上就要閃現出推薦什么人、什么團隊，也許這樣一個準確的信息有可能換來廣闊的合作前景，這樣的實例在本單位有很多。但經常聽到的答復是“這個事不知道，不清楚，請自己查相關網站”，這樣不負責任的回復往往失去的就是機會。

在筆者主管的辦公室業務工作中，建章立制方面尤其需要加強學習，發揮專業特長，筆者所在的單位是中國科學院擁有野外臺站最多的單位，而野外臺站及野外考察的相關安全管理規定只散見于研究所相關制度中，既不利于全面掌握，也不利于實際執行。在中科院向全院征求《中國科學院科學考察安全管理規定（未定稿）》修改意見時，筆者首先對該規定進行了深入學習，并根據自身多年在野外臺站工作的實踐經驗與在行政部門的管理經驗，提出了修改意見與建議，相關意見建議被全部采納。在中科院正式印發《中國科學院科學考察安全管理規定》之后，筆者積極組織辦公室業務骨干，學習參考中科院管理規定，并結合本單位實際，制定了研究院的《科學考察安全管理實施細則》，成為全院唯一一家制定了科學考察安全管理實施細則的所級單位，并獲得中科院領導的高度評價與肯定。

同時，在深入學習、廣泛借鑒、細致研究相關兄弟院所的安全管理制度之后，結合自身在科研及管理中遇到的實際問題，組織團隊對單位以往相關的安全制度進行梳理、修訂，在全面征求單位領導、科研骨干及管理部門負責人意見建議后，制定了《安全保衛責任制實施細則》《計算機網絡與信息安全工作實施細則》和《危險化學品安全管理實施細則》。

在檔案管理方面，筆者發現一直以來本單位沒有制訂過相關管理規定，檔案管理主要依據的是國家、中科院及地方的相關管理規定，對于在具體的檔案管理中遇到的實際問題，一直是“摸著石頭過河”，沒有統一標準與規范要求，從檔案的收集到保管、整理、利用，檔案人員面臨著諸多無法解決的困難與問題，于是，筆者組織檔案室業務主管，通過學習國家及甘肅省相關檔案管理的法律法規和中科院及兄弟院所制定的檔案管理規章制度，結合自己在科研及管理崗位上對檔案工作的認知，組織制定了本單位第一部《檔案管理辦法》，為檔案管理工作打下了堅實的制度保障。