淺析醫院內部審計檔案的管理

楊志波

摘 要：所謂的醫院內部審計檔案管理，其內容就是結合檔案管理的相關需求，將審計部門在工作過程中所形成的一系列檔案加以保管和編研的過程。內部審計檔案包括的內容各種文字圖表和實物等等類別。在檔案管理過程中應該務求及時準確，在醫院管理工作中，內部審計檔案管理屬于非常重要的一個類別，所以如何提高檔案管理效率就成為一個相當重要的問題。本文首先簡要分析了現階段醫院內審檔案管理工作的特點和存在的問題，之后總結了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：醫院內部審計檔案；管理；問題與對策

醫院內審檔案管理工作直接和醫院各方面經濟活動密切相關，隨著相關工作的開展，審計檔案的數量越來越多，這就需要我們不斷提高相關工作管理力度。所謂內審檔案就是指一些在內審工作中所生成的各種材料，包括圖表、文字和聲像等等。審計檔案是審計活動的直接記錄，反映了審計活動的全過程，不僅可以規范相關審計行為，也起到了一定的鑒定作用，更是很多一手信息的重要來源。

1 審計檔案的特點分析

1.1 公正性

審計事務處理的依據和結果都直接體現在審計數據上，其不僅可以成為審計部門的結論證據，更可以在有需要時給相關部門查證。審計檔案直接記錄了審計部門的工作過程，可以直接看出審計結果的生成，直接體現出審計程序是否具有準則性和合法性。

1.2 成套型

審計檔案的單位是每個審計項目，在單一項目當中，不同的審計檔案材料之間的關系是非常密切的，往往組合起來才能形成一個完整的審計過程，例如前期準備、中期實施和后期終結等等。檔案記錄每個審計項目實踐過程，將同一套檔案組成起來才能形成一個完整的審計過程，所以可以說審計項目具有一定的完整性。

1.3 保密性

很多審計檔案都如實反映出審計部門的監督活動，也正是因此，審計檔案才有著較強的保密性，其中含有很多秘密內容和不宜公開的內容，這不僅需要審計人員來保守秘密，也不能公開相關審計底稿，所以需要審計檔案管理工作具有足夠的規范性，這樣才能起到保護被審計部門的作用。

2 現階段醫院內部審計檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作人員素質制約檔案管理水平

一直以來醫院管理工作的重心都在醫療工作、教學工作和科研工作上，內部審計工作出現較晚，人才培養無論是理論研究還是實務都存在著一定的落后性，現在很多醫院還仍然沒有設置單獨的檔案管理部門，該項工作由非專業人員兼職的情況非常常見，這也就導致了管理人員知識層次無法適應于具體工作的實際需求，在審計活動當中所形成的各種材料無法迅速歸檔，例如文字、圖標等等，這樣一來，就會大幅降低審計檔案管理的效率。同時和你多管理團隊中缺乏科學的管理方法，這項管理工作需要精通計算機、法律和質量控制等等。總而言之，工作人員的素質成為影響醫院內部審計檔案管理工作的首要因素。

2.2 管理制度有待進一步完善

現在醫院認證體系正在不斷健全，同時醫院評審管理工作也在不斷推進，很多醫院的內部管制度也得到了一定程度的改善，管理體制也開始走上正軌。但是在審計檔案管理工作的一些要點上，例如工作制度、考核標準等等，由于起步較晚，很多內容在可操作性上還存在一定的問題，這也會嚴重影響到審計檔案工作的發展。

2.3 信息化水平不足

現在審計檔案管理的工作上，其仍然主要為人工管理，具有較強的粗放性，對于新技術的應用還存在著明顯的不足。無論是檔案前期的收集還中其的整理歸納以至于后期的利用，都沒有好好利用計算機設備。紙質檔案的管理沒有應用到數字化技術，更沒有實現醫院內各科室之間的連通和信息的流轉，這也進一步增加了管理人員的工作強度。

2.4 開發利用程度不高

醫院經濟決策涉及到了財務管理和招標采購等方面的內容，如果能夠經由審計工作給予足夠的支持則會進一步優化決策行為。管理者決策的過程中需要進行可行性研究，如果能夠獲得審計材料，決策也可以變得更加合理。內部審計檔案管理屬于內部審計檔案的一部分，可以記錄審計工作的全過程，隨著相關工作的開展，檔案的數量越來越多，但是目前對于其開發利用方面還存在明顯的不足，自然難以提高審計檔案管理工作的地位。

3 關于如何做好醫院內部審計檔案管理工作

3.1 優化人員結構，提高人才選拔標準

為了做好檔案管理工作，必須堅持以人為本原則，這樣才能不斷推動檔案管理工作的現代化。現在醫院內部審計檔案涉及的內容越來越廣泛，所以在檔案管理人才的配備上也應該具有多元化，不僅要精通計算機和管理，更要有一定的財務和審計知識基礎。設立專門崗位，引進具有豐富管理經驗和較高業務水平的人員加入審計檔案管理隊伍，改變檔案人員一身兼數職的現象，使審計檔案管理在現代醫院管理制度下發揮更大的作用。

3.2 強化審計檔案評測體系建設，建立有效的考核制度

積極探索、引進審計檔案管理工作評估體系，著力以下三個方面的工作：首先建立自上而下的考核制度。上級檔案主管部門出臺醫院審計檔案量化考核方法，對醫院審計檔案材料的收集、整理和保管等項工作定期進行考核評估；其次，引進社會中介機構評測制度。目前，醫院越來越多的審計項目實行了社會化運作，尤其是大型的基建工程，基本實現了全過程追蹤審計。引進第三方對形成的審計檔案進行評估，有利于加強審計檔案質量建設。

3.3 依托醫院信息化建設，推進審計檔案信息化應用進程

隨著醫院審計工作有財務審計向管理審計的轉變，審計工作深入醫院管理的各個層面。形成的審計檔案既有財務、又包含基建工程、零星維修、設備購置、資產報廢處置、物資采購等等。這些檔案的建立各自遵循不同的標準，具有數量大，兼容性差，專業性強的特點。實施系統化集成，標準化管理尤為緊迫。當前醫院信息化建設已經從注重臨床工作的HIS、LIS系統，逐步發展到推行提高管理部門效能的OA系統。

4 結束語

經過前文總結，我們不難發現，內部審計檔案在醫院當中屬于重要信息資源，如果想要做到物盡其用，就需要我們提高管理力度，保證管理工作的順利進展。內部審計信息對于醫院的發展起到的作用是至關重要的，值得我們進行深入分析，這樣才能不斷完善，提高管理水平。本文首先簡要分析了現階段醫院內審檔案管理工作的特點和存在的問題，之后總結了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

參考文獻

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