探討檔案信息化建設(shè)與檔案管理

梁琪艷

摘 要：隨著檔案管理的發(fā)展信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也逐漸增多，檔案管理的信息化能夠更好的促進(jìn)我國社會的發(fā)展，也讓我國檔案管理的水平更上一層樓，同時(shí)隨著檔案管理的發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案管理的一種趨勢，成為了檔案管理水平提升的一種有效的途徑，本文就檔案信息化的建設(shè)以及檔案管理進(jìn)行分析，希望能夠找到現(xiàn)在檔案管理中存在的問題，并能夠針對檔案管理中的問題找到行之有效的對策，來讓檔案管理的信息化水平得到更好地提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)在檔案發(fā)展中的進(jìn)一步應(yīng)用，檔案已經(jīng)進(jìn)入變革的關(guān)鍵時(shí)期，在整個(gè)變革的過程中，信息技術(shù)發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用，讓檔案發(fā)展能夠更好的適應(yīng)社會發(fā)展的需求，在社會發(fā)展過程中占據(jù)非常重要的地位，同時(shí)在檔案信息化的發(fā)展過程中，對信息資源進(jìn)行管理也成為檔案發(fā)展過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，我國的檔案開始向著更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展，使得檔案信息化的建設(shè)更加完善，而檔案信息的管理也逐漸向著電子化的方向發(fā)展，讓檔案變得更加規(guī)范化。

1 檔案管理簡述

檔案在我國的發(fā)展歷程是非常長的，但是檔案的發(fā)展卻并不是非常的完善，仍舊存在著很大的問題，隨著現(xiàn)在檔案發(fā)展規(guī)模逐漸的擴(kuò)大，檔案的數(shù)量不斷地增加，使得檔案的工作量逐漸增大，檔案的種類也在不斷增加，檔案信息量也在不斷的更新和積累，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸開始不適應(yīng)檔案的發(fā)展了，必須對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能讓檔案得到更好地發(fā)展，同時(shí)也能夠更好地滿足社會發(fā)展的需求，讓檔案的事業(yè)得到更好地發(fā)展，同時(shí)，針對現(xiàn)在檔案發(fā)展中存在的問題也應(yīng)該給予積極地解決，只有這樣才能更進(jìn)一步的，促進(jìn)檔案的發(fā)展。

1.1 傳統(tǒng)的檔案管理效率低

在傳統(tǒng)的管理模式中，對檔案管理工作主要是對檔案進(jìn)行分門別類整理，在進(jìn)行檔案的存取過程中，主要都是運(yùn)用人工的方式來對檔案進(jìn)行管理，在進(jìn)行人工操作的時(shí)候不可避免的就會出現(xiàn)問題，檔案管理人員在進(jìn)行檔案取用的時(shí)候經(jīng)常會出現(xiàn)失誤，很多的檔案管理的人員都會存在很大的隨意性，這就使得檔案的次序得不到很好的保證，這種現(xiàn)象就使得檔案管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)無序的現(xiàn)象，而現(xiàn)代檔案本身也存在著信息量比較大的情況，如果仍舊按照傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行檔案的管理，就會讓檔案管理的效率被進(jìn)一步的降低，同時(shí)在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，如果一旦發(fā)生檔案沒有放在指定位置的情況，管理人員就必須要把所有的檔案都重新瀏覽一遍才能找到所需要檔案，非常的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致檔案管理的效率被進(jìn)一步的拉低。

1.2 檔案編目流程低效

傳統(tǒng)的檔案管理都是需要手工來對檔案進(jìn)行處理，在整個(gè)過程中工程量是非常龐大的，需要對檔案進(jìn)行整理、分類、重新的裝訂、排序、進(jìn)行編號的編寫，然后在進(jìn)行手工的錄入目錄等。同時(shí)整個(gè)操作的流程是非常復(fù)雜的，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要非常大量的人力和物力，如果其中有一個(gè)環(huán)節(jié)處理不當(dāng)話，就會對檔案的資源造成非常大的影響。

1.3 人員素質(zhì)偏低

提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用技能和管理水平是必要的，但目前相關(guān)人員的素質(zhì)偏低，思想觀念比較落后，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度。或者責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏奉獻(xiàn)精神，不利于促進(jìn)檔案管理工作水平提高。應(yīng)該加強(qiáng)管理和培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理水平，推動檔案信息化建設(shè)的目的。

2 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現(xiàn)文檔紙張受潮、蟲蝕等災(zāi)害，為了改善存儲環(huán)境，檔案部門要投入大量的文檔管理費(fèi)用，并且檔案需要反復(fù)查閱，會受到不同程度的損害，這給檔案管理帶來困難。信息社會的發(fā)展，辦公自動化的出現(xiàn)，使得檔案管理方式發(fā)生了變化，信息化建設(shè)成為必然。

2.1 檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的要求

全球化背景下，檔案資源信息化建設(shè)成為各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最高點(diǎn)，也是加快社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求

檔案是社會發(fā)展中的基礎(chǔ)性事業(yè)，在社會現(xiàn)代化建設(shè)中占有十分重要的地位，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率的要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實(shí)行的是精細(xì)化的管理，主要以手工勞動為主，花費(fèi)大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會對檔案的需求，弊端也變的越來越明顯。

3 檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念

信息時(shí)代，檔案工作服務(wù)方式發(fā)生了很大變化，為檔案管理工作提供了前所未有的發(fā)展空間。信息系統(tǒng)的廣泛使用，形成了大量的電子文件信息資源，信息系統(tǒng)用戶越多，對信息服務(wù)的要求越高，所以，檔案管理人員要樹立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。

3.2 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞和處理。電子文件以其快捷的速度正逐步取代紙質(zhì)文件，它具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)勢，大大提高了檔案工作效率。檔案文件管理方面，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的發(fā)送、接收、借閱、歸檔等，檔案歸檔管理方面可以用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理等。

3.3 提高人員素質(zhì)，推動信息化建設(shè)和管理效率

重視基礎(chǔ)扎實(shí)，業(yè)務(wù)技能強(qiáng)的檔案管理人員引進(jìn)，有效掌握信息技術(shù)的應(yīng)用技能。從而順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展需要，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理方式得到根本轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平，完善培訓(xùn)制度，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，包括檔案管理理論、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用知識、數(shù)字化建設(shè)、現(xiàn)代管理理論等，促進(jìn)檔案管理人員綜合技能提升。注重檔案管理新技術(shù)、新設(shè)備和新方法的培訓(xùn)，提高信息化技術(shù)應(yīng)用技能，有利于檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平提高。

4 總結(jié)

綜上所述，在檔案發(fā)展的過程中信息技術(shù)對于其起到非常關(guān)鍵的作用，檔案管理相對與其他的行業(yè)而言是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會地方發(fā)展的需求，檔案管理逐漸的開始了檔案信息化建設(shè)，這對檔案的發(fā)展來講是一次非常重要的變革，關(guān)系到檔案的未來發(fā)展趨勢，信息化的應(yīng)用讓檔案管理的效率變得更高，不僅能夠讓檔案更好地為人們服務(wù)，也進(jìn)一步的促進(jìn)了社會的發(fā)展和進(jìn)步，讓檔案管理在社會發(fā)展中的地位得到了上升。

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