國土資源工作中推廣重點檔案登記制度可行性初探

鄭翠玲 李慧敏

摘 要：在國土資源管理工作中，形成了一些具有重要保存價值以及參考價值的重點檔案。本文筆者通過對國土資源檔案管理現(xiàn)狀的詳細(xì)研究，提出在國土資源檔案管理中實行重點檔案登記制度，采用對館藏保管重點檔案的審查和認(rèn)證方法，并從源頭對增量重點檔案進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控的方法.掌握現(xiàn)有重點檔案的數(shù)量以及保存狀況，建立增量重點檔案檔案全流程登記冊，從而分解檔案歸檔壓力大，提高歸檔效率，促進(jìn)國土資源檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：國土資源；重點檔案登記；檔案管理；方法

前言

為了落實兩辦發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，推進(jìn)檔案資源體系、安全體系、利用體系三大體系的建設(shè)。國土資源部發(fā)布了《國土資源部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和做好土地資源檔案工作的通知》和《國土資源部國家檔案局關(guān)于發(fā)布土地資源檔案的通知》；國土資源事業(yè)檔案管理和國家國土資源檔案工作“十三五”規(guī)劃，調(diào)整和部署國土資源事業(yè)檔案工作的體制結(jié)構(gòu)、工作方法和工作目標(biāo)；改變了原本由辦公廳直接管理的局面，并由辦公廳的執(zhí)行董事取代，具體實施業(yè)務(wù)支援單位。土地資源檔案系統(tǒng)經(jīng)過兩年的運(yùn)行，運(yùn)行順利，能夠達(dá)到一般檔案管理的基本要求。

1 重點檔案的登記制度

1.1 重點檔案的定義

重點檔案是指對國家和社會有重大影響并具有重要保存價值的文字、圖表、音像等各種載體的歷史記錄。重點檔案是檔案管理工作當(dāng)中的重要部分之一。

1.2 重點檔案的范圍

國土資源重點檔案的范圍主要包括以下內(nèi)容：（1）具有永久保存價值的檔案；（2）管理以及業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的具有重大保存價值的檔案：（a）重大會議、活動檔案；（b）重大建設(shè)項目檔案；（c）重大科技項目檔案；（d）重大成果檔案；（e）重要單位和知名人士參與建立的檔案；（f）在國土和資源管理領(lǐng)域具有重要保存價值的其他檔案。

1.3 重點檔案登記制度

檔案工作是對記憶控制權(quán)的行使，是保持歷史真實面貌的重要工作。重點檔案登記制度的實質(zhì)是加強(qiáng)對重點檔案的支持。檔案管理部門監(jiān)督檔案資料的形成和收集，確保關(guān)鍵檔案的完整性、連續(xù)性和有效性。實施重點檔案登記，一方面要求保管重點檔案的單位認(rèn)真登記重點檔案的數(shù)量、質(zhì)量和現(xiàn)狀，并根據(jù)要求進(jìn)行匯總；而另一方面則要求檔案形成部門及時梳理出關(guān)鍵檔案。組織相關(guān)力量，確保關(guān)鍵工作檔案存檔。

2 推進(jìn)重點檔案登記制度的必要性

2.1 重點檔案登記制度是做好資源體系建設(shè)的客觀要求

檔案資源是檔案工作的基礎(chǔ)之一，與此同時也是檔案可持續(xù)發(fā)展的重要條件。加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，確保檔案資源真實、連續(xù)、豐富、多樣、可追溯，是檔案科學(xué)發(fā)展的根本要求。“應(yīng)歸齊”是檔案資源體系建設(shè)目標(biāo)的通俗表達(dá)方式。為了實現(xiàn)這一建設(shè)目標(biāo)，如做要實現(xiàn)這個目標(biāo)，其關(guān)鍵在于"應(yīng)"一字。哪些是關(guān)鍵檔案，哪些將構(gòu)成重要檔案，檔案管理部門必須要有記錄。這是重點檔案注冊。

2.2 重點檔案登記制度是做好檔案供給側(cè)改革的一次嘗試

在過去，檔案工作是在"檔案范圍和保管期限清單"下"應(yīng)歸還和收集"。在一些案例中，重要的檔案被概括化。造成這種情況的主要原因是資料不平等，檔案資料任意。缺乏有效的計劃。實施關(guān)鍵檔案登記制度，將減少日常和重復(fù)的檔案信息的供應(yīng)，擴(kuò)大具有代表性的重要事件的供應(yīng)，提高檔案工作對實體工作的靈活性，從而大大提高了檔案工作的效率。

2.3 重點檔案登記制度是解決檔案工作矛盾的重要方法

檔案部門與其他部門之間存在著相互依存、相互制約的關(guān)系，這是檔案工作的矛盾。在實際的檔案登記工作的過程中，隨著檔案資料的積累，給檔案形成部門的檔案管理人員對工作造成了很大的壓力，甚至有一定的阻力。如果允許發(fā)展對立關(guān)系，就會給整個單位造成相當(dāng)大的損失。建立重點檔案登記制度，可以突出檔案工作在單位整體工作中的重要地位，增強(qiáng)全體工作人員的檔案意識，將檔案工作者的檔案工作分解為實際業(yè)務(wù)工作；并在工作當(dāng)中實現(xiàn)及時存檔，減少后期存檔的壓力。從而提高工作效率。

2.4 重點檔案登記制度是推進(jìn)檔案工作前置的保障

檔案管理工作當(dāng)中存在著這樣一種廣泛的誤解，即檔案的生成總是滯后于職業(yè)發(fā)展，歸檔只是對結(jié)果的收集和整理，所以檔案管理通常被放在每個工作的最后一個部分。這使檔案工作處于被動的狀態(tài)。一旦檔案文件不完整或不規(guī)范，事后難以補(bǔ)救。檔案的價值將大大降低，檔案工作者的工作也將陷入兩難境地。因此，工作的重點將在開始時登記，檔案管理將預(yù)先定位，檔案將作為前端控制歸檔，檔案管理要求將在生成文件數(shù)據(jù)之前下達(dá)，并檔案的內(nèi)部質(zhì)量將在文件形成的開始時被控制。與業(yè)務(wù)工作同步，這樣將有效提高重點檔案管理的效率。

3 重點檔案登記制度的操作性

3.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計

目前，已有一些省頒布了重點檔案管理措施或檔案管理措施，對各省的重點檔案管理規(guī)定進(jìn)行了規(guī)范。其中上海市2009年頒布的《上海市重點檔案管理辦法》是全國最早的，因此，首先，要及時制定相應(yīng)的重點檔案管理措施，從范圍確定、監(jiān)管要求到安全保管和開發(fā)等方面的必要要求，明確規(guī)定重點檔案組建部門和個人的職責(zé)，并建立相應(yīng)的管理機(jī)制和評估機(jī)制。引起領(lǐng)導(dǎo)層高度重視，促進(jìn)人力、財力、物力單位的集中形成，集中力量收集重點檔案。

3.2 做好重點檔案登記

重點檔案登記工作應(yīng)分為收集重點檔案和增量重點檔案兩個方面。館藏重點檔案關(guān)鍵是審查和識別，重新登記的數(shù)量，內(nèi)容和這些檔案的現(xiàn)狀。需要進(jìn)行雙層pdf轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)全文檢索。增量重點存檔的關(guān)鍵是動態(tài)跟蹤。從形成重點檔案的關(guān)鍵工作開始，就需要對檔案進(jìn)行登記和跟蹤，建立完整的過程登記冊，檔案管理部門要指導(dǎo)檔案形成部門做好文件收集、數(shù)據(jù)收集工作，以及過程監(jiān)督。確保增量重點檔案完整。

3.3 加大檔案檢查力度

為了保證重點檔案登記制度的實施，僅僅依靠檔案形成部門和個人意識是不夠的。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對重點檔案的檢查力度，并在每年年初確定今年的重點檔案歸檔目標(biāo)。在年中進(jìn)行不定期的檢查。在檢查的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：（1）檔案形成部門和個人是否按照檔案管理部門登記的重點檔案目錄工作；（2）所形成的重點檔案是否符合存檔的有關(guān)要求；（3）如果在重點檔案的行程中發(fā)現(xiàn)重大變化，如取消或發(fā)生重大變化，是否向檔案管理部門重新登記；（4）臨時性工作形成檔案屬于重點檔案類別的，是否向檔案管理部門補(bǔ)登記。

3.4 加強(qiáng)重點檔案宣傳

制度提升必然面臨改革的壓力，尤其是檔案工作制度。主要原因是人們了解檔案工作不是主要工作，實施起來會給檔案形成部門以及個人造成不便。然而，如果忽略了實際工作，最終提交歸檔的工作量將大大增加，同時還面臨文件丟失的風(fēng)險。在適當(dāng)時候，通過會議和培訓(xùn)，統(tǒng)一思維，使重點檔案的登記、形成、積累、管理和發(fā)展成為各有關(guān)單位和個人的自覺意識和行為，使他們了解建立重點檔案登記系統(tǒng)的重要性和必要性.提高重點檔案和重點檔案登記意識，為重點檔案登記制度的實施創(chuàng)造良好環(huán)境。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段，各省已開始實行重點檔案登記制度，但在國務(wù)院各部、各委員會中，檔案仍然是傳統(tǒng)的方式。檔案工作是一項偉大的系統(tǒng)工程，貫穿整個工作過程，通過查閱過去的檔案，可以有效地避免工作中的風(fēng)險，減少錯誤的發(fā)生。因此，國土資源工作中推廣重點檔案登記制度是具有可行性的。

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（作者單位：山東省德州市夏津縣國土資源局）