企業檔案管理存在的隱患

付冰潔

摘 要：對于所有的企業來說，進行檔案管理是非常重要的工作，它存在于企業的生產以及正常運營等管理情況，一個企業的檔案管理的水平高低對于企業的發展前景有很大決定的影響，檔案管理也對企業的運營和收益也有很大的作用。檔案管理對企業進行的一些活動進行記錄，并且記錄的數據較為原始，在研究企業的管理時具有很重要的作用。

關鍵詞：企業；檔案管理；存在的隱患

1 企業檔案管理中存在的問題

1.1 企業檔案管理制度的不健全

我國大部分的企業在檔案管理方面沒有完善的管理制度，進行檔案管理時缺少相應的監督力度，同時在一些方面也沒有較為統一的管理要求，致使我國檔案管理陷入一種渙散并且很隨意的管理狀態，沒有一系列完整的檔案管理模式和制度，進行檔案管理的方法比較落后，由于檔案管理手段的不先進和管理的方式落后導致企業的很多重要資料不全。

1.2 進行檔案管理的人員綜合能力較低

目前，我國的企業即使正在建設相應的檔案管理措施，比如組建特定的部門進行檔案管理，制定檔案管理的完整制度，協調各部門的工作，但是因為企業中的大多數檔案管理人員沒有專業的檔案管理知識，進行檔案管理的方法也比較落后，導致企業發展過程中相當一部分的情況以及問題都得不到及時的解決。

1.3 普遍缺乏理論研究與政策指導

對檔案進行有效的理論研究是企業檔案管理過程中很重要的過程，但是我國企業在檔案管理方面的研究不多，甚至是非常匱乏，沒有相應的指導措施，這些因素羅列在一塊對企業的管理產生非常不好的影響。我國當前的檔案管理方法與手段都是很多年之前的陳舊理論和方法，面對當前的改革浪潮，再使用這些陳舊的方法進行檔案管理就表現的很乏力。在檔案管理的發展過程中，企業的發展是離不開檔案管理的，但是企業在檔案管理過程中沒有較完善的理論研究，一些相應的國家標準和法規也沒有出臺，缺少具有政策性的指導，由于這些問題的存在，我國企業在進行檔案管理時就表現的不知所措。導致各部門之間不能相互配合，自己做自己的工作，對檔案管理不能進行有效的統一。

1.4 普遍存在信息化程度不高現象

我國企業檔案管理中，每個單位進行檔案管理時還是使用較為傳統的人工模式，缺少相應的網絡信息化管理，沒有先進的管理方法。在當前社會和經濟快速發展的今天，如果還是繼續使用傳統的檔案管理就顯得非常落后，也非常的不切合我國網絡發展的速度，進行檔案管理時不能將現有的資源進行充分的利用。傳統的檔案管理有很多的缺點，比如文件保存很困難，由于是紙質的原因很容易發霉或者發生鼠害，進行的存儲需要很大的地方，需要的管理人員較多等。在我國，進行網絡化的檔案管理模式是企業發展過程中的一種必然趨勢，同時也是企業和檔案管理發展的要求。要對檔案管理給予充分的重視，從現在開始改變現有的檔案管理模式，使之盡快實現現代化。

我國企業檔案管理較為落后主要有以下幾點：第一、企業對大難管理的網絡化和信息化認識不充分，在信息化告訴發展的今天，沒有將檔案的信息化和網絡化放置放到一個正確的位置，導致企業檔案信息化和網絡化建設沒有相應的資金；第二、企業檔案信息化的相關標準和制度等較為缺乏，在檔案管理的實際過程中沒有相應的具體措施；第三、即使有很多企業配備了較為先進的檔案管理設施，但是對這些設備的利用率很低，進行存入的檔案數據非常受限；第四、利用信息化對檔案管理時，沒有進行重組的開發和利用，導致我國大部分企業沒有實現信息資源共享的模式。

2 原因剖析

2.1 對企業檔案管理的認識不足

我國企業中，對檔案管理的認識上有很多的不足甚至是偏差，企業領導往往只重視企業的產量和經濟效益，對檔案管理工作沒有認真對待過，很多時候覺得檔案管理只是拿著一把鑰匙而已，這種想法是非常錯誤的，然而對于檔案管理過程中的檔案填寫、分類直到入庫等全都不知道，甚至對于一些要求和法規也不會問起。由于企業領導的不重視，就使得進行檔案管理的工作人員也人為檔案管理不重要，進行檔案管理時一份沒有輕重的工作，然而當因為檔案管理出現錯誤給企業造成損失的時候，才發現檔案管理工作很重要，這時基本上為時已晚。

2.2 進行檔案管理時的落實不力

當前，在很多企業中沒有較為完善的檔案管理制度，致使檔案管理出現問題時責任落實不到位，對檔案管理沒有相應的標準和規范，對企業的生產和經營造成損失，導致對企業的經濟效益產生直接的作用。

3 企業檔案管理的策略

3.1 轉變傳統的企業檔案管理觀念

檔案管理要緊跟時代的步伐，在當前的時代背景之下，企業檔案管理要采用新的管理模式，對一些較為傳統的檔案管理模式進行有效的改革，要不斷的學習和強化企業檔案管理的理念和模式，要使企業的檔案管理和經濟發展的方向相一致，使企業的發展不斷前進。在我國企業發展中，企業的一些領導對檔案管理工作的理念和態度還很傳統，企業在發展過程中所面臨的整體環境還不是非常清楚，所以沒有認識到檔案管理實行網絡化和信息化的好處和重要意義。因此，企業在發展的過程中要努力學習檔案管理信息化和網絡化的知識，建立較為完善的企業檔案管理信息模式，將檔案分類歸納，對企業的所有人員的權責進行最為有效的落實。

3.2 加強企業檔案管理體系的構建

對企業檔案管理的構建，需要建立起一種自傷而下的管理體系，企業領導妖氣帶頭作用，使企業對于檔案管理在不同的工作之間進行傳遞時很方便，使企業在進行檔案管理時處在一種較為平衡的狀態，并且有一個非常明確的體系。在部門中要建立起企業領導和員工之間的溝通體系，讓企業員工的訴求得到最大成都的滿足，激發起企業員工的積極性，要發揮不同人員的能力進行工作，實現企業的可持續發展，獎勵其長期有效的企業管理機制。建立適合企業特征的管理制度，加強企業檔案管理人員情況的充分掌握，定期對企業檔案管理人員的知識和技能培訓。

4 結語

綜上所述，在當前的時代背景之下，企業要對檔案管理模式進行不斷的學習和強化，對于企業檔案管理過程中出現的具體問題進行有效的解決，要培養出具備高素質的檔案管理人員，使企業的檔案管理水平提升到更高的水平。

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（作者單位：南京公路發展（集團）有限公司）