論檔案載體的變革對檔案管理工作的影響

趙云波

摘 要：檔案記載著歷史、記錄著文明，它可以讓歷史再現，讓文明傳承。隨著社會經濟的發展和人們生活水平的提高，人們對檔案價值認知發生了深刻變化，社會開始認識到檔案的重要性，開始投入到對檔案的利用中去，從此檔案開始走進人們的生活。

關鍵詞：檔案載體；變革；檔案管理；影響

1檔案載體的變革對檔案管理工作的影響

1.1檔案載體的變革對檔案保管的沖擊

檔案是一種社會現象，就其制成材料來說，它又以一定的物質形式而存在。同時，檔案的原始記錄性質，賦予檔案重要的價值，使檔案成為國家的寶貴財富。然而檔案的壽命是有限的。檔案壽命的長短與檔案存貯環境與保護條件有極為密切的關系。我國傳統的檔案保管的基本物質條件，就是擁有一間庫房和檔案架（箱、柜），再配置溫濕度計、防蟲劑、除濕機、復印機、消防器材等設備。然而，面對知識經濟的時代，社會信息量的爆炸式增長，應運而生的各種新型的檔案信息載體，傳統的保管方式遠遠落后于時代，無法安全有效的維護和延長檔案的壽命。因為新型檔案信息載體的保管條件跟紙質檔案相比有特別的要求。新型檔案載體的物理化學性質很不穩定，對溫濕度、塵埃、有害氣體、光線、磁場、機械磨損和震動等非常敏感，稍有不慎就可能導致載體材料出現變形、斷裂、伸縮、折痕、生霉、粘連、退磁和磁粉脫落等，從而影響檔案信息的安全。改變新型檔案載體對現有保管條件的挑戰的現狀是當務之急。首先，要迎接挑戰，應該給檔案工作正確定位，樹立強烈的歷史責任感，解放思想轉變觀念，加大經費的投入，用于改善庫房的保管條件，添置先進的設備，引進先進技術；其次，加強現代化管理技術的運用，增強技術含量；再次，更新檔案隊伍人員的結構，培養具有創新能力的現代化檔案專業人才，以提高檔案人員的綜合素質。

1.2檔案載體的變革對檔案儲存容量帶來的影響

（1）首先儲存及表現形式多樣。其內容包含文字、圖像、視頻、語音、三維立體模型等多媒體綜合信息。使用者在查閱、讀取的時候，可以很直觀的讀、看、聽或者感受到作者的表達意圖。（2）儲存容量大。就前文提到的文字儲存為例，每百萬字信息就需要使用A4紙2000張，通過電子存檔的手段只需打火機大小10GB的U盤就能做到。如果僅僅用來儲存文字信息，那將大約是相同紙質重量儲存信息的一千萬倍。由于儲存容量的增大，因此對空間的制作材料的使用將大幅減少。（3）此類載體儲存的檔案，可以由數據庫技術、搜索技術、互聯網技術等進行融合。一方面，對于檔案的整理、管理、排列、存儲、銷毀等過程，能夠大大提高其效率，減少人工投入；另一方面，對于傳輸、遠程共享、更新、錄入等，不僅僅均可予以實現，而且能夠進行良好管理。這些都是傳統紙張檔案無法可比的。檔案載體的變革的結果是檔案載體“百花齊放”的多元化，包括膠片、磁性材料以及光盤的現代檔案載體的形成，它打破了紙質檔案一統天下的局面，產生了包括照片檔案、唱片檔案、影片檔案、縮微檔案、磁帶檔案、光盤檔案在內的聲像檔案。以音頻、視頻的形式記載社會歷史的聲像檔案的出現，是檔案載體最劇烈的一次變革，特別是顛覆了工程檔案只有紙質檔案的狀況，產生了能形象直觀再現城市建設過程、有聲有影的城建聲像檔案。所以，檔案載體的第二次變革，不僅對檔案的基本理論和傳統觀念帶來了巨大的挑戰，而且對城建聲像檔案產生了深刻的影響。

1.3檔案載體的變革豐富了利用服務方式

當代社會經濟的巨大發展與科學技術進步息息相關，檔案利用的方式也融入在時代的步伐當中。除原有的檔案閱覽服務、外借服務、展覽與陳列服務外，面對新型檔案信息載體變革，必然出現新的服務方式。如：紙質文件向電子文件的轉化，檔案信息通過計算機網絡進行遠距離傳遞，人們可接受網上查詢服務；空間位置的傳送技術與地面上的光學纖維技術也使人們能方便利用高速數字通信線路。與此同時，電算系統或電纜、電視兩者的結合將使數字通信深入到千家萬戶，檔案館（室）將會變成一個數據庫。顯然，新型檔案信息載體已向以往的載體提出了挑戰，但這決非意味著以往的檔案載體的主體—紙質檔案使命的結束。考察人類社會實踐，我們很清楚，紙質檔案仍是記錄與傳送信息的最重要的途徑。視聽、機讀、縮微檔案等，終究不能取代紙質檔案的作用或功能。我們的服務方式應面對多種門類檔案的原始憑證功能、記錄與傳送信息功能更替運用與協調。我們檔案人員也應掌握現代化技術和專業的檢索知識，否則就不能勝任工作。

2加強電子檔案利用及安全技術防護措施

2.1網絡技術的廣泛應用，使電子檔案在進行網絡傳輸

時，具有極大的共享能力，也極易被黑客攻擊和破壞，急需加強電子檔案安全管理。檔案管理人員應認真領會《電子檔案安全管理辦法》、《綜合電子信息系統管理辦法》、《涉密電子信息檔案管理辦法》等法律法規，明確崗位職責，熟知工作流程，提高管理電子檔案應用能力，確保電子檔案的真實性和原始性。

2.2學習現代聲像檔案技術，適應聲像檔案的發展

聲像檔案已經受到信息技術浪潮的激烈沖擊，正如馮惠玲教授所言“檔案既有的概念邊界和實務邊界正在破堤決口，檔案職能正在多向擴展，廣泛的實質性的跨界合作正在形成，一些全新的觀念和方法正在生長。”現代聲像檔案技術已經是涉及多學科、多種類技術的綜合體，包括數碼相機、攝像機的需要的數字識別技術和影像技術，包括磁帶、光盤、移動硬盤及數據庫等使用的數字檔案存儲技術，包括智能檢索、圖像檢索等需要的聲像檔案檢索技術，包括數字簽名、數字加密等檔案信息安全技術。特別是隨著21世紀信息化浪潮的到來，移動互聯網、物聯網、云計算、大數據等信息技術的不斷推陳出新，帶來嶄新的技術手段和運作模式，人類社會的記憶方式進入由圖文、視頻組成的多媒體聲像時代。借助移動通訊、有線電視和互聯網的三網融合技術，改變了聲像檔案的采集、整理、存儲、檢索和傳播方式，為聲像檔案資源的管理和利用提供非常有力的技術保障；借助手機、電視機、計算機的三機融合技術，可以全方位地展示聲像檔案內容和業務流程，全面提高聲像檔案管理水平；包括智能手機、移動電視、平板電腦以及電子閱讀的移動技術，聲像檔案系統向移動終端的延伸，極大地拓寬聲像檔案的應用平臺，可以實現聲像檔案信息的無障礙傳播，實現能夠將任何聲像檔案、在任何時間、傳遞到任何地點的任何人手中；包括虛擬終端、虛擬服務器、虛擬存儲等聲像檔案虛擬技術的普及和應用，使虛擬檔案館建設向更加專業化、規模化和高效化的方向發展，形成更高效得聲像檔案數字化管理系統。如果這些技術跟聲像檔案的資源整合得好，就能產生顯著的社會影響，給檔案事業發展提供廣闊的空間。因此，為了檔案事業的生存和發展，我們必須學習現代聲像檔案先進技術，跟上檔案信息化的步伐，這是聲像檔案能否發揮魅力的關鍵。

結語

紙質文件與電子文件在一定時期，他們之間在某些方面存在不可替代性，在未來的發展過程中，二者必將長期并存，電子文件管理推動紙質文件管理改革。自從在文件和檔案領域實行計算機輔助管理以來，紙質文件管理的方法就開始發生變化，電子文件的管理對紙質文件管理的影響更大、更深，從而引發的變化也更多、更明顯。它們二者沒有誰取帶誰的說法，二者的使用將會一直發展下去。

參考文獻

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（作者單位：石家莊市長安區社會勞動保險事業管理局）