檔案信息化建設(shè)與管理

陳翠林 郭繼龍

摘 要：新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展一大特點(diǎn)就是高度信息化、數(shù)字化，越來(lái)越多的不同領(lǐng)域的企業(yè)對(duì)于信息管理的重視程度逐漸提高，在大數(shù)據(jù)時(shí)代收集信息對(duì)于促進(jìn)和推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展十分重要。當(dāng)信息管理的需求與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展碰撞到一起，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行信息管理的檔案式建設(shè)逐漸發(fā)展壯大，檔案式的信息管理在一定程度上對(duì)于信息的收集質(zhì)量和效率起到了促進(jìn)作用。文章通過(guò)分析信息化的發(fā)展環(huán)境以及檔案式信息管理進(jìn)行探索，提出建議和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

信息化是一個(gè)緩慢發(fā)展的過(guò)程，需要一定的技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐基礎(chǔ)來(lái)累積，而檔案式信息管理更是不能急于求成，首先是針對(duì)已經(jīng)儲(chǔ)存的信息實(shí)體進(jìn)行向信息化檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)渡，其次是信息化技術(shù)在檔案式信息管理中的實(shí)際應(yīng)用需要一定的時(shí)間來(lái)推動(dòng)發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在發(fā)展中也有改變，在檔案式信息管理中的應(yīng)用也有相對(duì)應(yīng)的發(fā)展，這都不是一成不變的，既需要時(shí)間經(jīng)驗(yàn)來(lái)累積，也需要發(fā)展技術(shù)來(lái)推動(dòng)。

一、檔案式信息建設(shè)發(fā)展中的障礙

盡管檔案式管理信息建設(shè)在推動(dòng)行業(yè)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)技術(shù)進(jìn)步的道路上較為先進(jìn)，在一定程度上提高了行業(yè)收集和存儲(chǔ)信息管理工作的質(zhì)量和效率，但是檔案式信息建設(shè)對(duì)于現(xiàn)有產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域來(lái)說(shuō)還太過(guò)新穎，不少傳統(tǒng)企業(yè)對(duì)于檔案式信息建設(shè)仍抱有懷疑態(tài)度，因此對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案式信息建設(shè)發(fā)展沒(méi)有大量投入人力物力，發(fā)展速度緩慢，除此之外還有其他一些問(wèn)題都成為了檔案式信息建設(shè)發(fā)展中的嚴(yán)重障礙。

1.傳統(tǒng)觀念限制。檔案式信息建設(shè)主要技術(shù)支持來(lái)源于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)的完善，這都屬于近幾年的高新技術(shù)，盡管在諸多行業(yè)中已經(jīng)有了較為良好的應(yīng)用，但是依舊有很多傳統(tǒng)行業(yè)對(duì)此并不認(rèn)同。不少傳統(tǒng)行業(yè)從業(yè)者認(rèn)為，檔案信息就應(yīng)當(dāng)是以傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)方式中的實(shí)體檔案為主，這是已經(jīng)過(guò)時(shí)的想法，電子信息技術(shù)的存儲(chǔ)手段在一定程度上已經(jīng)沖擊了傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)手段，首先是傳統(tǒng)存儲(chǔ)手段大多使用紙質(zhì)材料，有一定的使用年限，易損耗，復(fù)原技術(shù)不高等問(wèn)題，這都是會(huì)影響信息存儲(chǔ)質(zhì)量的致命問(wèn)題，而電子信息存儲(chǔ)手段不僅容量大、速度快，且占用資源體積小，保存手段簡(jiǎn)單，理論上可以保存無(wú)限期，這都是傳統(tǒng)實(shí)體存儲(chǔ)所不具備的。同時(shí)檔案式信息化建設(shè)對(duì)于推動(dòng)行業(yè)在市場(chǎng)中的發(fā)展進(jìn)程，最大化利用信息資源價(jià)值有著更加優(yōu)質(zhì)的效用發(fā)揮。

2.從業(yè)人員素質(zhì)不高。檔案式信息建設(shè)是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)建立在檔案管理上的新式項(xiàng)目發(fā)展，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員有一個(gè)技術(shù)上的硬性要求，同時(shí)對(duì)思想上的新式觀念也有更為直觀的要求。無(wú)論是計(jì)算機(jī)信息處理，還是多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)，這都是檔案式信息建設(shè)中需要應(yīng)用的技術(shù)手段，如果從業(yè)人員素質(zhì)水平不高無(wú)法靈活運(yùn)用相關(guān)技術(shù)，那么不僅檔案式信息建設(shè)得不到應(yīng)用的推廣和發(fā)展，就連日常的運(yùn)營(yíng)維護(hù)也無(wú)法進(jìn)行，工作質(zhì)量和效率大大下滑。

3.人力物力投入過(guò)大。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展離不開(kāi)硬件設(shè)備的高度進(jìn)步，而檔案式信息建設(shè)也是建立在一定硬件設(shè)備基礎(chǔ)之上的，包括主機(jī)設(shè)備、信息收錄設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等都要一應(yīng)俱全，針對(duì)不同的信息內(nèi)容進(jìn)行不同的設(shè)備收取、存儲(chǔ)、分類等操作，同時(shí)還要注意信息安全的問(wèn)題，針對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行合理安全的保護(hù)，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)層設(shè)置足夠安全的防火墻防止有不良內(nèi)容竊取信息或者損壞信息，這些都是需要大量資金以及人力注入的。而硬件設(shè)備也不是一成不變的，時(shí)代的進(jìn)步科技的發(fā)展會(huì)推動(dòng)硬件設(shè)備的更新，而更新設(shè)備對(duì)于促進(jìn)檔案式信息建設(shè)發(fā)展也是十分重要的。

4.管理技術(shù)參差不齊。由于檔案式信息建設(shè)在國(guó)內(nèi)諸多領(lǐng)域企業(yè)還沒(méi)有大范圍的推廣使用，導(dǎo)致相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息處理這一個(gè)領(lǐng)域沒(méi)有一個(gè)可以嚴(yán)格執(zhí)行的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，再加上檔案式信息建設(shè)自身的特殊性更令管理技術(shù)參差不齊，各地的發(fā)展水平不一樣，不同行業(yè)對(duì)待檔案式信息建設(shè)的態(tài)度也不一樣，同時(shí)對(duì)于相關(guān)技術(shù)的共享、推廣也比較落后，讓大環(huán)境里的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)更加難以統(tǒng)一。

二、如何推動(dòng)檔案式信息建設(shè)發(fā)展

1.建設(shè)新式檔案式處理觀念。傳統(tǒng)觀念在很大程度上影響了檔案式信息建設(shè)發(fā)展前進(jìn)的腳步，設(shè)法改變傳統(tǒng)觀念使其接受新式的技術(shù)和觀念是十分重要的，首先在各企業(yè)管理層的認(rèn)知上要讓檔案式信息建設(shè)的形象有一個(gè)明亮清楚的印象，再對(duì)比傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)手段，令檔案式信息建設(shè)的必要性更加明朗，要讓檔案式信息建設(shè)在發(fā)展戰(zhàn)略中占有一席之地，這樣檔案式信息建設(shè)的發(fā)展才會(huì)有一個(gè)比較大的推動(dòng)力量。

2.加大人才培養(yǎng)力度。專業(yè)人員對(duì)于推廣和維護(hù)檔案式信息建設(shè)的發(fā)展意義十分重大，可以說(shuō)是戰(zhàn)斗在行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)第一線的人員，任務(wù)艱巨職責(zé)重大，而培養(yǎng)專業(yè)人員的任務(wù)就顯得更加意義非凡，為企業(yè)領(lǐng)域培養(yǎng)新項(xiàng)目的儲(chǔ)備軍對(duì)于推動(dòng)行業(yè)發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展環(huán)境發(fā)展水平加快有起到非常重要的作用。

3.人力物力資金投入加大。檔案式信息建設(shè)離不開(kāi)強(qiáng)有力的硬件設(shè)備支持，如果硬件設(shè)備支持不夠，那么檔案式信息建設(shè)的發(fā)展水平將在很長(zhǎng)一段時(shí)間停留在一個(gè)不高的程度，這對(duì)于飛度發(fā)展且競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境是非常致命的，競(jìng)爭(zhēng)力的不足非常容易導(dǎo)致企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰，因此對(duì)于檔案式信息建設(shè)加大人力物力資金的注入就顯得非常有必要。

4.建立正確的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案式信息建設(shè)是需要大量先進(jìn)技術(shù)支持的項(xiàng)目，如果沒(méi)有正確統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)那么檔案式信息建設(shè)的工作質(zhì)量和效率將大打折扣，而建立正確的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)需要對(duì)社會(huì)環(huán)境中的相關(guān)部門、企業(yè)開(kāi)展系統(tǒng)的組織以及合作，對(duì)信息的存儲(chǔ)手段技術(shù)進(jìn)行分享，加大信息資源的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案式信息建設(shè)是新時(shí)代背景下的新興產(chǎn)物，集合了以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為代表的的新式技術(shù)的結(jié)晶，也代表著時(shí)代進(jìn)步中傳統(tǒng)事物在新式技術(shù)下的全新發(fā)展，保證了行業(yè)在發(fā)展中的競(jìng)爭(zhēng)力，也體現(xiàn)了先進(jìn)技術(shù)在時(shí)代發(fā)展中的進(jìn)步與應(yīng)用。

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（作者單位：射陽(yáng)縣檢察院）