淺談如何做好檔案管理工作

石礫

摘 要：為了進一步規范學校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的功能與作用，更好地為教學改革和教育事業發展服務，加強檔案管理工作就顯得尤為重要。本文從提高重視程度，健全工作機構；注重檔案收集，加強管理；常抓不懈，做好促進檔案定級工作，促進學校檔案管理水平的不斷提高；加強檔案培訓，提升業務素質；注重檔案過程管理，提高檔案管理水平等方面就如何做好檔案管理工作進行了深入的探討，具有一定的參考價值。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；檔案制度

一、前言

檔案是學校各項日常工作中形成的第一手資料，經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學校開展各項工作的見證，是反映學校歷史的真實資料，也是研究改進、提高教育事業的不可多得的寶貴史料。本文以學校為例，就如何做好檔案管理工作進行了深入的探討。

二、如何做好檔案管理工作

（1）提高重視程度，健全工作機構。實行“三納入”“三同步”，把檔案工作列入學校工作的重要議事日程，納入學校整體發展規劃和工作計劃、納入學校管理制度、納入有關人員職責范圍；布置工作、檢查工作、總結工作與相關檔案資料歸檔同步。加強對學校檔案工作的領導，建立健全管理機構和網絡，層層成立檔案工作領導小組，配備專、兼職檔案員，積極創造條件，保證檔案管理工作順利開展。檔案室應對檔案的收進和移出、案卷的數量、檔案的利用等情況進行統計，按照有關規定，及時向當地檔案部門和上級主管部門報送檔案統計結果。學校綜合檔案室要定期對所存檔案進行全面檢查，對已破損和字跡褪色的檔案，及時修復或復制；如遇有特殊情況，應立即向校領導報告，及時處理。

（2）注重檔案收集，加強管理。檔案管理工作完善的前提和基礎是做好文件材料收集。在入檔前我們一定要對所收集的資料進行審查整理，認真鑒別，決定取舍，然后系統地分類、分項進行歸檔整理。各校要設置檔案柜，檔案入柜存放。有條件的學校，要建立綜合檔案室，除統一存放檔案外，還要陳列、存放學校有史以來保存下來的有價值的珍貴實物。

（3）常抓不懈，做好促進檔案定級工作，促進學校檔案管理水平的不斷提高。檔案定級工作對于做好檔案管理工作來說，也是極為重要的。我們應該按照 “一早兩嚴三優”的方法來操作?！耙辉纭笔侵笝n案定級工作行動早、準備早、行動快，不等不靠，一方面對近年來的文件資料進行立卷和歸檔，另一方面主動了解和學習已定級單位的經驗做法，再一次對多年來檔案工作進行了查漏補缺；“兩嚴”是指嚴標準、嚴要求，嚴格對照檔案定級的標準，嚴格落實檔案工作要求，在整個準備過程中做到項目多不亂、資料多不雜、頭緒多不粗，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環節中無差錯；“三優”是指在這次檔案定級準備過程中，堅持開展“優質管理、優質設施、優質服務”活動，通過領導重視、全員參與，進一步優化全校檔案管理的條件。

（4）加強檔案培訓，提升業務素質。舉辦學校檔案管理員培訓，認真學習檔案專業知識理論、現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質。同時，注重檔案收集，加強過程管理。

（5）注重檔案過程管理，提高檔案管理水平。一方面加強檔案管理業務學習。學校定期派檔案員參加檔案局的檔案知識培訓和學習，并且每年請專職檔案員定期對校全體檔案員開展培訓，學習資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，提高檔案員的業務水平，檔案員做到持證上崗。另一方面加強檔案基礎工作，抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個基礎。

總之，經過近年來的努力，學校檔案管理水平得到很大的提高，檔案工作做到了歸檔及時、分類科學、操作規范、管理嚴格，有力提升了檔案工作規范化、科學化、制度化水平。

參考文獻

[1]王明卿：如何加強學校檔案管理工作[j].山東檔案 2007（4）：155—158。

[2]丁麗：學校檔案管理工作要做好“五個建設”[j].蘭臺內外，2009（2）：136—139。

（作者單位：黑龍江廣播電視大學明水分校）