辦公自動化系統與檔案的管理辦法

趙靜 范忠

摘 要：隨著網絡技術和信息技術的發展，各涉海單位行政辦公模式的內容和方式得到了很大的改變和發展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發展和操作，使得檔案的管理發展成為便于查閱和利用的即時載體。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；改變與發展

一、辦公自動化解釋

辦公自動化也叫辦公室自動化，源于英文Office Automation，縮寫為OA，是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。辦公自動化利用計算機等現代技術設備來處理信息和辦公室工作，實現了信息的自動發送、傳輸、接收和存儲等，從而加快信息的流動，增加信息的真實、可靠性。

二、辦公自動化系統操作在檔案管理的一些辦法

檔案包含的類型非常繁多，不但包括對海洋水文、氣象、地質等領域的基礎研究，還包括像海洋資源開發、海洋權益保護等操作研究。因此檔案的管理對于涉海單位來說是非常重要的。檔案OA系統信息化建設是指通過計算機技術、網絡技術和通信技術等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內容進行數字化的整合，形成一個數字化的管理平臺，并通過互聯網的形式進行信息檔案的共享，從而提高檔案工作的信息化、現代化管理水平。

（一）電子檔案的采集操作。在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統設計階段，需要操作掃描設備和儀器進行檔案的掃描和識別，把電子檔案以統一規范的格式錄入計算機設備，以利于下一步的處理。

（二）工作流程的信息化操作。通過對海洋業務開展過程進行分析，根據現實業務情況，操作信息化技術對文件檔案進行集中有效分類，同時對相應檢索查看的操作進行開發，對電子檔案進行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等，高效地分析處理。為了更好地對

電子檔案進行管理，要加強管理流程建設，分清工作人員的權責和工作標準，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，自動化辦公系統要與檔案的管理系統做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。

（三）信息化檢索的操作。在電子檔案完成數字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數據庫中檢索出需要的文件檔案，以方便操作。因此對于OA系統的操作來說，還要通過開發一定的檢索程序以適配文件搜索和檢索的需要。

（四）辦公信息化輸入的操作

要實現OA系統在檔案管理中的有效操作，還需要建立檔案數字化輸入和存儲的方式和機制，以提高檔案管理信息的時效性，提高數據庫的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入單位的日常業務運行過程中，然后運用OA系統和互聯網技術建立集中處理的系統，進行集中歸類和處理，最后進行歸檔存儲保存。

三、辦公自動化系統在檔案管理操作中存在的問題

（一）缺乏歸檔管理制度。現有的海洋辦公自動化系統，從電子文件的生成到歸檔，在管理方法和制度上都很混亂，造成工作職責不明確。由于缺乏具體的歸檔管理制度，歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等沒有明確規定，不僅使歸檔工作具有較大的隨意性，而且還將影響到整理、保管、編目等一系列后續工作的開展。

（二）電子文件的形成與歸檔脫節。

目前，許多涉海單位已建有OA系統，但是多數單位的檔案管理系統與OA系統的連接方式未能建立，呈現 “信息割據”“文檔斷流”的局面，而辦公自動化系統并不屬于檔案管理部門內部的工作，導致電子文件管理與電子檔案管理系統均是孤立的、相互脫節的，不能形成一個有機的整體，檔案管理部門處于被動地等待電子文件歸檔的狀態。

（三）檔案管理人員的整體素質有待提高。

目前檔案管理人員的計算機操作水平相對缺乏，對各種現代化辦公設備的掌握操作情況也是參差不齊，很少有人能在OA系統中將該歸檔的電子文件采用電子加密或數字簽名技術進行歸檔。再者，大部分歸檔人員對電子檔案保存的安全防范意識不夠，對電子文件備份及自用機器的防毒殺毒等觀念淡薄，由于電子文件對軟硬件設備的依賴性極強、不能直讀、內容容易更改、數據容易丟失、容易受病毒侵害和自然災害影響等因素都會給電子文檔的安全保護和長久保存帶來很大的威脅，一旦計算機管理系統崩潰，將會造成極大的損失。

四、辦公自動化系統在檔案管理操作中的對應方法

（一）明確電子文件歸檔要求，制定完善歸檔管理制度。1.電子文件形成部門隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，填寫《歸檔電子文件登記表》。2.歸檔電子文件按照“件”進行管理，逐件編目。3.檔案室對歸檔電子文件進行原始性、真實性、有效性和完整性

鑒定及檢測。此外，由于電子文件操作文件信息內容、內容記錄載體以及電子文件內容所依賴的計算機軟、硬件系統組合而成的，歸檔前必須要檢測文件信息模式、記錄載體有無感染、有無損壞以及軟件與硬件平臺技術條件是否一致等，這樣才能實現歸檔后的電子文件內容在保管期限內能夠正常顯示和被利用。

（二）做好辦公自動化系統檔案管理系統的功能需求分析。從OA系統和檔案管理系統自身特點入手，充分考慮文件處理系統的業務流程，做好電子文件各個階段的系統需求分析。為此，涉海單位應建立三方團隊，即OA系統及檔案管理系統開發商、單位信息技術部門、檔案管理部門相關業務人員，除了在技術上進行密切合作之外，更要按照檔案歸檔管理的要求和特征進行系統的規劃和統籌安排，避免出現檔案管理的需求與技術脫節，把OA系統和檔案管理系統進行有效地對接，實現文檔一體化管理目標。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。隨著海洋事業的不斷發展，涌現了大量新的內容和技術，檔案數量隨之增加，信息不斷豐富，管理方法更加科學化，這對檔案管理人員的素質提出來更高的要求。因此，涉海單位應當加強對檔案管理人員的培訓，為其提供更多的學習機會，從而加強檔案管理人員的綜合素質。在加強理論知識和專業技能培訓的基礎上，制定配套的考核制度，激發管理人員工作的積極性，貫徹落實檔案管理的各項工作。

五、從檔案的工作內容來說，加強檔案管理工作就應該與現代技術相結合，目前，0A辦公自動化系統在檔案管理中的操作，提高了檔案管理的效率，提升了檔案工作的信息化水平。因此，在今后的檔案管理工作中，要針對辦公自動化在檔案操作中的特點，具體分析檔案工作中存在的問題，不斷總結經驗，提出相應的改進策略，提高檔案管理水平，最大程度地服務于海洋事業的發展。

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（作者單位：海州縣人民檢察院）