積極創新提高檔案管理科學化水平

沈耀庭

摘 要：新時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理方式和服務機制，既要求廣大檔案工作者在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，積極創新，這樣才能檔案管理科學化水平，才能更好地提高檔案管理服務質量和工作績效。本文結合我市檔案管理工作的實際情況進行深入的調查和研究，對提高我市的檔案管理科學化水平提出合理化建議。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；積極創新

近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案管理工作也一樣，有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。 因此，新時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理方式和服務機制，既要求廣大檔案工作者在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，積極創新，這樣才能檔案管理科學化水平，才能更好地提高檔案管理服務質量和工作績效。下文本人將結合我市檔案管理工作的實際情況進行深入的調查和研究，以期能為提高我市的檔案管理科學化水平提供借鑒。

一、提高檔案管理科學化水平的意義

在信息技術不斷發展進步的過程中，檔案管理科學化水平的提高已經成為當前檔案管理工作的核心，想要更好的提高檔案管理科學化水平，需要先進的科學理論指導，選擇正確的方式，對檔案管理的機制進行完善，將檔案管理工作向著標準化以及規范化的方向去發展。隨著我國經濟的發展，檔案管理工作的作用和意義已經有了顯著地改善和提高，對于人們日常生活的影響也越來越密切，因此，進行科學化的檔案管理具有十分重大的意義。

1. 能夠更好的滿足信息時代的發展需求

當前在進行檔案管理時，運用到了非常多的信息技術，很大程度上提高了檔案管理工作的系統化和數字化，對檔案管理的方式進行了一定的革新，能夠更好地滿足人們在檔案信息查閱方面的需求。通過科學化的檔案管理工作，可以更好地解決在檔案管理工作中出現的各種實際問題，與信息時代的發展相適應。

2.保證檔案管理工作的持續健康發展

隨著科學技術的發展進步，信息技術的應用范圍不斷擴寬，檔案管理工作對于信息技術的發展有著極高的依賴性，因此，檔案管理工作也將會向著數字化、網絡化的方向發展。想要實現對檔案的科學化管理，就必須要建立嚴格的制度，對檔案管理過程中出現的各種問題進行規范，將問題扼殺于搖籃之中，通過這種方式，能夠使檔案管理工作更好的向著健康、持續的方向發展。

3. 使檔案管理水平有顯著地提高

檔案管理水平屬于我國文化的一項軟實力，科學化的檔案管理，在我國文化軟實力的提高中可以發揮出重大的功能作用。當前我國急需要凝聚力量，保證中國夢的順利實現，在這個過程中，對于文化軟實力的建設有著很高的依賴性。檔案屬于一種主要的文化載體，記錄了大量的歷史文化資料，屬于我國文化中一項非常寶貴的財富和資源。因此，通過科學化的檔案管理工作已經逐漸發展成為提高我國文化軟實力的主要途徑。

二、我市檔案管理工作現狀

我市自1958年建立檔案館以來，已形成了具有一定規模、門類較多的綜合檔案體系。共建立了152個全宗，館藏檔案93119卷，其中文書檔案45447卷、另3348件，專業檔案47672卷、另27676件（包括房產土地檔案、婚姻檔案，死亡干部檔案，違紀檔案、藝術檔案、聲像檔案、史志譜類檔案、科技檔案、農科檔案、退伍軍人檔案，名人檔案）。圖書資料13061冊，專業檔案占館藏檔案的72%。主要體現了以下特色：

一是體現地方歷史特色

《丹陽縣志》（光緒志）共16卷，1885年出版。反映了丹陽的行政區劃、地理位置、政治、經濟、人文、風俗等方面的概況，是今天了解、研究丹陽的歷史極為重要的一部信史。《練湖歌敘錄》共10卷，清康熙54年（1715）編撰，民國丁巳年（1917）年再版，是一部較為少見的檔案編纂類著作。該書收錄了清康熙54年前（1715）歷代關于練湖興廢、修浚、爭訟的公文、奏、疏及文案，是一部了解練湖及其變遷以及丹陽地方歷史的重要著作。《練湖歌敘錄》以《尚書·大禹謨》“九功唯敘，九敘唯歌”之意為著作之名，其史學意義亦為深遠。《練湖志》（光緒志）于光緒年間重修、民國丁卯年（1927）續印，共4卷。丹陽練湖于東晉時代成湖，自古以來對鎮江地區的水利起著重大的作用。該志分圖考、興修、奏章、論說、俾記賦詠等篇章詳細介紹了練湖情況。我市藏有1921—1949年期間的民國檔案（國家重點檔案）4420卷，共9個全宗，主要內容有民國時期丹陽的政治、經濟、財政、文化、衛生、地方治安等情況；日寇侵占丹陽時的暴行，丹陽人民不屈不撓的抵抗；新四軍在丹陽的抗日活動等。民國檔案（國家重點檔案）較全面地反映了解放前丹陽的歷史面貌，民國檔案現已成為國家重點檔案，是關于民國時丹陽地方歷史最重要的檔案。

二是體現地域文化特色：

我市近年加強了對反映地域文化特色的檔案征集工作。現館藏有反映地域文化特色的專業志，如《農林志》、《建設志》、《交通志》、《水利志》、《軍事志》等；有鎮志、村志、企業志、專門志如：《九里廟志》為宣統年間重修版的手抄本，共2冊，記述了位于延陵鎮的九里廟的座落、來歷、內部結構，歷代文人官吏的賦詠等情況；還有40余部譜牒（族譜）類檔案。如：《珥塘荊氏族譜》共二十六卷，三十六本，記述了從始祖劉賈（漢高祖劉邦的從兄，因有功被封為荊王）到1945年荊氏家族的起源、發展，記譜長達二千二百多年。

三是體現地方人物特色：

丹陽自古以來人杰地靈，人文薈萃，曾先后涌現了一批知名人士。《丹陽名人錄》記述了著名藝術家、教育家呂鳳子、愛國名人馬相伯、著名語言學家呂淑湘，管文蔚三兄弟等出生于丹陽的杰出人物對社會的卓越貢獻和成就。我市還建立了管文蔚、馬相伯、束云章三個名人檔案全宗。我市的藝術檔案來源于為紀念呂鳳子誕辰一百周年全國書畫界人士作的書畫，其中有林散之、程十發、亞明等名家手跡，還收有為紀念呂鳳子誕辰一百周年發行的《呂鳳子畫冊》等。

四是體現地方經濟特色：

丹陽絲綢業起始于光緒初年，抗戰前已有相當規模。《過去的丹陽絲綢業》從生產、運銷、其它三部分介紹了丹陽絲綢生產的品種、沿革、過程、絲綢廠、綢莊的創辦、興衰、經營方式等情況，對丹陽的特色經濟之——絲綢業進行了歷史的回顧和總結。《房產土地檔案》共計1234卷，形成于1951年土改時期，主要記述各區鄉每家每戶當時分得土地、房產的數量、座落及四至位置，從一個側面反映了丹陽土改時分地分房的情況。

五是體現資料的珍貴特色：

我市館藏《宋御庫所藏薛稷拓蘭亭序》（影印本）為一千五百年前產生的《宋御庫所藏薛稷蘭亭序》的拓本，經于右任、胡適、程潛、溥儒等名家的鑒定，封面有徐悲鴻手跡。“文淵閣”的《江南通志》是乾隆年間的引印本。從民間征得的《十三經》（珍珠版）及其箋注書內容包括古代文學、哲學、歷史、自然科學等諸多領域。這些藏書版本較古老，有極珍貴的保存價值。館藏報刊有抗戰時期馬相伯主辦的《救亡情報》，1937-1949年完整的《新華日報》等珍貴報刊。

三、我市檔案管理工作中存在的主要問題及原因分析

成績是喜人的，但是通過調研我發現我市在檔案管理方面還存在諸如重視程度不夠、管理制度不健全、檔案室硬件環境設施差等問題，主要表現在以下方面：

1、對檔案管理的重視程度不夠。一些領導干部對檔案工作重要性認識不夠，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。導致機關檔案管理人浮于事，工作不力，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，不能充分發揮檔案管理工作應有的作用。

2、管理制度不健全，管理人員素質參差不齊，管理水平不高。有的機關檔案管理制度不健全，管理混亂；有的機關檔案管理有制度，但沒有相關的配套實施辦法和檢查考核措施或檢查督促考核未認真落實。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，嚴重影響了檔案管理水平。一些檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。隨著計算機及網絡信息技術在檔案管理中的廣泛運用，管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段。

3、檔案室硬件環境設施差。對檔案管理必備的條件解決落實差，有的機關沒有專用檔案室，有的機關檔案室與辦公室為一體，有的機關的檔案室只能叫雜物保管室，檔案室里檔案沒有多少，雜物、舊物卻堆滿房間；有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。這些情況，都不利于檔案的長期安全保管。

4、不利于檔案信息資源的開發利用。由于目前各機關的檔案各自為政，而且，各機關的永久、長期卷要在檔案室保管5-10年后才向檔案館移交，再加上各機關檔案管理人員素質參差不齊等條件限制，不可能對檔案進行系統的編研、收集和開發利用，使檔案信息資源的開發利用局限性很大；機關絕大部分的檔案室可以說基本上沒有開展這項工作，只停留在你查我調的階段；等檔案進館以后，由檔案館再來開展這項業務，有些檔案信息又失去了現實性和適用性，在很大程度上影響了檔案館的發展。

四、我市檔案管理工作創新途徑淺析

面對存在的一些問題，需要相關部門高度重視，積極配合相關問題的探討與研究，實行有效的創新來保障持續不斷的發展，以適應社會對于檔案管理的需求。我認為檔案管理工作創新途徑有：

1、思想觀念創新

在檔案現代化管理中，思想觀念是否適應現代化至關重要，檔案管理工作創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想。因此，要做好檔案管理工作創新，首先要作好思想觀念的創新。觀念創新是管理工作創新的前提，是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識化、網絡化、社會化，檔案部門必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識：一是要有積極的轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據需要，把相關信息系統化，規范地整理出來，才能更好的發揮檔案的信息作用，體現檔案信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。眾所周知，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在管理和利用過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發揮檔案的價值。

2、管理機制創新

隨著科學技術的進步和市場經濟的深入發展，創新檔案管理機制對提升檔案管理水平具有重要意義。一是加快檔案信息化工作，全面推進“數字檔案館”建設。在做好標準化，規范化工作基礎上，實現館藏檔案的數字化、整合館內信息資源，為廣大群眾提供科學快捷方便平臺。二是整合各類民生檔案資源，推進民生領域檔案規范化建設，建立民生檔案利用體系，加強民生檔案開發。要以“關注民生，服務民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務，為利用者提供可靠真實檔案信息依據，為政府科學決策和維護社會穩定提供有力幫助，更為構建和諧社會發揮巨大的作用。

3、管理方式創新

目前計算機已應用于檔案管理工作，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面的應用還有很大的提升空間。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常的檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高效率。檔案館雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，大家仍然會感到庫藏資源的不足，這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導致的利用效率不高。所以必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實庫藏檔案內容，提高庫藏質量，調整思想，朝著為企業的高效、快速服務去思考、去聯系，有目的、有重點、有計劃地收集公司需要的檔案資源，并對現有室檔案資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

4、服務方式創新

檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過才能發揮其應有的作用，才能使檔案事業與社會經濟協調發展，使檔案事業充滿生機與活力，走上可持續發展的道路。要利用信息技術實現檔案管理服務創新，檔案人員則要防止思維固定式，克服一切按習慣做事，憑經驗來想事處世的思想，勇于接受新思路、新技術、新方法。在這個基礎上樹立現代服務理念，以創造性的思維，突破以往情況的服務思想，開拓新思路。注重服務的現實性，通過了解需求來確定服務方向；擴大服務范圍，把本單位、本系統外的所有潛在用戶也作為服務對象，要考慮為解決利用者的現實需求，提供多種途徑為他們利用本單位檔案提供便利，做到引導服務，主動服務。

提高服務能力，先進的技術，需要掌握先進技術的人來控制，我們要提高檔案部門的服務功能，就必須從兩個方面來考慮：一方面是基礎設施的完善，使得檔案部門的信息管理能力提高，從而能為單位和社會提供更多的信息服務；另一方面是檔案管理隊伍的素質提高，使得檔案部門的整個服務過程能更有效率，更有質量。信息化時代帶給了我們太多的機遇，檔案工作者只有主動掌握時代的節拍，在檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，不斷創新，提高檔案管理的科學化水平，才能使我們的檔案事業才能不斷的向前發展。

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