基層單位實物檔案的管理與保護

戚昊軼

摘 要：本文主要分析目前基層單位實物檔案存在的問題，并提出了加強實物檔案安全保護的對策。

關鍵詞：基層單位；實物檔案；管理與保護

1 基層單位實物檔案的收集范圍

主要收集在本單位防汛、水資源管理、水量調度、綜合規劃、流域規劃、科研、管理等過程中產生的大量反映單位整體發展水平的獎章、獎狀、證書、獎杯、獎牌、錦旗等不同形式的實物，根據實物檔案管理規定，將這些不同材質、不同價值的實物，納入實物檔案收集歸檔的范圍，是收集工作的基礎和依據。實物檔案歸檔范圍的制定要注意與已有的室存檔案相協調，這樣有利于單位的發展和建設，有利于提高單位的社會地位。因此，具有查考利用價值的實物都應該收集歸檔。

首先確定歸檔范圍。主要包括：一是本單位的集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、榮譽證書等；二是公務活動中獲贈的紀念品；三是上級領導、知名人士的題詞、字畫等；四是本單位形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品；五是其他有保存價值的實物。

其次，按照實物檔案的歸檔要求。由于實物檔案的重要性和載體的特殊性，應歸檔的實物一般應自形成后的次年六月底前向本單位的檔案管理部門移交；由于單位需要展放一段時間，可以與展放部門溝通好，對實物檔案進行拍照登記，有些歸檔的實物確實需要在有關部門保留一段時間的，也應該先移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續。任何部門和個人不能隨意將應歸檔的實物據為己有或轉送他人，歸檔的實物要保持干凈、整齊、無破損。個人在公務活動中獲得的頒發給單位的獎杯、證書、紀念品等實物檔案應交本單位檔案管理部門歸檔。歸檔的實物應當先拍照后登記，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間應建立互見關系。本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

2 基層單位實物檔案的整理要求

按照基層單位實物檔案管理辦法進行分類。實物檔案應以“件”為單位進行整理，如，一個獎杯為一件，一張證書為一件，一份紀念品為一件，成套的實物以一件計。歸檔實物可按物品種類分類，如獎旗類、證書類、印章類等，有些單位的實物檔案總量較少，可以不分類。在保管期限上，由于實物檔案既能直觀地反映歷史，又較為稀少，所以，一般應作“永久”保管。

實物檔案的排列與編號。歸檔實物可先按物品類型排列，同一類中再按歸檔時間順序排列，實物檔案較少而不分類的基層單位可直接按歸檔時間順序排列，編流水號，一件一號，并在不影響實物品相的合適位置貼上標簽，填寫年度（形成時間）、編號、保管期限。實物檔案的編號由類別號、件號組成，類別號由各單位按本單位分類方案自行編制，如，用“S”表示實物檔案，如果實物檔案類別下再按物品類型分類的可以用“SW1”表示牌匾類，“SW2”表示獎杯類等。件號是按歸檔時間順序給的流水號，那么“SW2-5”即表示該單位獎杯類第五件歸檔實物。不按物品類型分類也可以直接按流水號排序。

歸檔實物應按分類方案和編號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄可設置編號、責任者、題名、年度（形成時間）、數量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目。在編目時要注意：獎杯、獎牌、獎狀等榮譽性實物在編寫題名時要寫明獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級；紀念品、宣傳品等實物要在題名中寫明實物名稱、公務活動名稱；題詞、字畫等應具體到個人，如有需要還應注明該人的職務和單位，備注欄中填寫字畫、題詞的規格；印章要在年度一欄填寫印章使用起止時間。

實物檔案目錄應按類別裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目。

3 基層單位實物檔案的安全保管

實物檔案載體形態各異、大小規格不一，小的有獎章、證書，大的有獎杯、錦旗、牌匾，由于裝具不統一，因此，保管方法也不盡相同。可折疊的或小于“A4”幅面的實物檔案，如證書、獎狀、錦旗等，在貼好標簽后分類別按順序放入實物檔案盒中保管，這樣，既外觀排列整齊又方便利用；較大實物檔案，如獎牌、獎杯、紀念品、字畫等，由于規格不統一，無法入盒保管，可在貼好標簽后放在陳列柜或專用柜中保管，也可放在特制的裝具里，置于單位榮譽室或會議室中，能更好地發揮它們的宣傳作用；存放實物檔案的庫房和柜架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。停用的歸檔印章應蓋在制作好的表格上，并在表格內填寫與實體相同的編號和有關內容，再將印章清洗干凈，裝在特制的木格盒子里，印模向上，將印有印模的紙一同歸檔。

4 基層單位實物檔案的有效利用

利用實物檔案為治黃各項工作服務。實物檔案的收集、保管目的在于利用，充分利用實物檔案更具有直觀性，具有無可爭辯的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開展利用工作，更好地服務于工作中。利用的方法很多，如，一是為了制作單位網頁、展覽，版面需要借閱實物檔案的榮譽照片，加以宣傳；二是為了寫材料需要查閱本單位的獲獎證書、有關內容及獲獎時間；三是為了上報材料需要統計獲獎榮譽數以及省部級以上榮譽；四是為了評職稱需查閱獲獎項目、復印證書；五是參加投標需要借閱獲獎證書來展現單位的實力；六是編史、修志需要榮譽證書題詞；七是單位資質申報、年檢等提供榮譽證書需要查閱實物檔案。加強實物檔案的開發和利用，實物檔案是本單位的寶貴財富，實物檔案的管理最終目的是為了提供利用，檔案管理員要積極對實物進行收集整理，存放有序，這樣可以更加有利于提供利用。

5 基層單位實物檔案的信息化建設

隨著信息技術的發展，需要存儲和傳播的信息量越來越大，信息的種類和形式越來越豐富，傳統檔案管理的機制顯然已不能滿足這些需要，因此，利用掃描儀和數碼相機拍攝等方法，把實物檔案拍下來進行存貯登記編目，并上傳本單位協同辦公網，多渠道查找檔案，這樣有利于迅速提供利用，也是人們提出數字化檔案管理的前提。在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案的特點，注重硬件和軟件的建設，充分利用計算機技術和網絡技術，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，快速準確地傳遞檔案信息資源，做到既能迅速開發資源，又能提升信息時代電子檔案管理的工作效率。

總之，基層單位實物檔案是反映本單位各項工作在各個歷史時期所取得的成績，也是一個單位的榮譽，它主要有以本單位或本單位內部機構的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物。檔案室實物收藏必須以利用為目的，不要人為地形成某類特色收藏。與檔案有密切聯系的，一同隨檔案接受保管，不能任意擴大檔案室管理的實物范圍，這樣，更能有效地保管好實物檔案，利用好實物檔案，為黃河的治理和開發作出貢獻，為黃河下游的國民經濟建設和社會發展作出貢獻。

參考文獻：

[1]中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，2014.

[2]高淼淼.有害微生物對檔案實體的危害及防治措施[J].蘭臺世界，2010.