淺談如何構建新時期檔案管理新模式

■宋 剛／日照五蓮縣勞動就業管理處

一、創造檔案管理服務新模式是社會發展進步的必然

新的電子載體（材料）的出現和應用。20 世紀80年代以來，新型載體大量出現，如磁帶、磁盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能使檔案信息服務更完善、更快捷。

網絡技術的發展和應用。網絡技術的產生使檔案工作發生了質的變化，一改傳統的手工操作為電子文件，變被動工作為主動工作，利用先進的設備、科學的方法和手段、極大地提高了檔案信息管理和利用的效率、與傳統的檔案管理工作相比、電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實現了檔案信息的共存。

計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應人們的要求。當今年代，計算機已深入到社會生活各個領域，在檔案工作中，計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡單，重復的手工勞動逐漸由計算機取代，大大提高了工作效率。此外，網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。

二、如何構建檔案管理新模式

（一）創新服務內容

首先，從檔案數量要求轉變質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的，檔案工作者要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創新工作內容，推動服務工作向高水平、高層次發展，并使檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創新的工作內容，推動服務工作向高水平、高層次此發展，并使檔案工作也逐步走向了規范化、科學化管理的軌道。其次，檔案工作者要實現服務模式的創新，很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節，以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉化成研編成果，直接為用戶工作服務從而使研編成果發揮出更大的社會效益和經濟效益。第三，優化傳統的服務方式，傳統的提供利用是提供檔案的一份份原件，或是提供專題匯編，而專題匯編又是一份份文件的匯集；都屬于實體性檔案信息服務，而對文件的深加工作的很少，隨著社會信息化程度的提高，這種服務的有效性和適應性便出現問題，新的服務方式要展開信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛得多，檔案館將從文獻資料的收藏者和提供者，轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，要主動接近檔案用戶，并以用戶中心形成新的服務體系［1］。

（二）創新服務觀念

只有從思想上正確認識檔案工作自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現觀念的轉變，才能適應新形勢下的檔案管理新模式。積極探索檔案管理新路子，提出了檔案工作要從經濟行政手段向依法管理轉變，檔案實體管理向信息管理轉變，檔案管理手段由手工向技術性轉變，檔案服務由單一向綜合服務轉變。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。

（三）創新服務手段

首先，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等的種形式的信息統一進行處理、存儲、實現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富多彩的研編形式呈現給閱檔者。其次，加強檔案館信息網絡建設，在因特網上建立檔案信息主頁，搞好網絡化服務，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提豐富供鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，提升資源利用方法和效率［2］。

（四）創新服務方式

檔案管理者要強化參與意識，在部門領導的重視和支持下，緊緊圍繞單位的中心工作，積極參與單位的重大活動，及時了解、掌握行業發展狀態，經常深入工作生產第一線，了解和掌握職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開展信息服務工作。同時，在檔案主管部門的協調下，加強企業檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與你協作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實現資源共享。

三、結語

當前，檔案是各行各業重要的信息資源，檔案資料是與行業同步發展的無形資產，在新的社會經濟形勢下，傳統的行業檔案管理模式需進行發展和改革。因此，研究新的檔案管理模式的構建，有助于我們創新檔案管理，使其跟上時代的步伐，更好的滿足社會發展需求。

參考文獻：

［1］唐宏民.事業單位檔案管理新時期的創新思路［J］.東方企業文化,2017(S1):230.

［2］杜晶.大數據時代檔案管理模式變化研究［J］.辦公室業務,2017(04):169～170.