淺談公文系統中如何提升公文處理質量

(中國石化西南油氣分公司勘探開發研究院 四川 成都 610041)

引言

企業管理從粗放型轉為集約型，從精細化走向精益化，公文管理規范也相應完善，公文處理操作也走向系統化，對公文處理人員提出了更高的要求，如何提升公文處理質量也成為公文管理的重要關注點。

一、公文系統的發展背景

近年來，中國石化行業內部的上中下、產供銷均在推行從嚴管理，并呈現出越來越嚴、越來越細的趨勢。伴隨著大環境的從嚴管理，本單位的管理模式也正逐步由精細管理向精益管理過渡。在此背景下，公文處理的數量呈現出明顯增多的趨勢(如圖1所示)，需提升公文處理的速度。

圖1 作者單位公文處理數量變化趨勢圖

根據集團公司“更專業、更精心、更細致”的精細化管理要求，公文處理也提出“規范化、制度化、科學化”的管理要求，需要公文辦理更加“精準化、高效化、痕跡化”。同時，公文辦理督辦機制、質量事故問責機制，讓問責追責成為一種常態，需要形成一個封閉的規范的公文管理模式。

為了適應上述變化需要，隨著計算機逐漸普及和現代通訊網絡飛速發展，公文處理信息化操作應運而生。目前，公文處理信息化辦公日趨完善，已經在整個行業推行，辦公終端實現了電腦、手機等多樣化處理方式，極大程度規范化了公文管理，并提高了公文處理效率。

二、公文系統的特點

公文系統中流轉的公文同紙質文件一樣，具有法定權威性、作者和讀者的特定性、主旨的直白性、材料的真實性、程式的規范性、語言的嚴肅性、效用的時限性等特點。[1]同時，它的運轉與操作相對于紙質文件時期的公文處理運作具有明顯的信息化特點。

(一)公文處理程序實現了流程化和靈活化

本單位目前使用的公文系統是上層單位基于現行《公文處理細則》，嚴格按公文處理的運轉流程進行建立，因此，它滿足了將公文處理程序流程化。同時，公文系統的發文和收文流程除了固定的必經流程，還配有選經流程，可根據實際需要選擇，實現了公文處理程序靈活化?？捎行Ы鉀Q公文處理無序問題。

(二)處理程序全程封閉化控制，實現了公文處理規范化

公文系統完全顯示工作流程走向和時間節點，如可顯示處理人員及其處理文件的題名、文號、級別、類型、處理時間、狀態等，使公文處理處于一個完全封閉的流程管理中，實現了公文處理痕跡化，方便公文的督辦、催辦。

(三)公文全部上線，實現了公文管理統一化

所有收文、發文都必須進入公文系統流轉，可由文書統一控制運轉，文書不僅對文件流程進行統一管理，而且對所有文件實現了統一管理，文書可通過公文系統控制文件的流轉程序，也可對全部文件進行統一管理，避免了多頭行文，管理混亂問題。

這樣的患者具備著起病突然、危重的特點，在這基礎上，患者一般都會出現煩躁不安、呼吸困難進行性加重[3]。如果在這樣的情況下沒有及時解除呼吸道痙攣，進行對癥處理，嚴重者會導致患者死亡等情況?？偠灾?，重癥哮喘合并呼吸衰竭的患者具備著情況嚴重、突然、緊急的特點，在急診搶救中必須要及時采取合理的臨床搶救手段，從而挽救患者生命。

(四)處理速度快，處理方式便捷

公文系統運轉快，節省了公文遞交、修正、制作時間等，提升了公文處理速度；辦公終端多樣化，如聯網的電腦、手機等均可處理公文，使得公文處理基本不受時空影響，打破了人和上班時間、辦公位的捆綁模式，提升了公文流轉速度。很大程度上解決了精細化管理帶來的公文處理量大的問題。

(五)無紙化辦公，降本增效效果顯著

公文處理的信息化，實現了無紙化辦公，不僅減少了紙張浪費情況，節約成本，而且將部分工作人員從紙質化辦公時代的繁瑣工作中解放出來，從單位勞動力來說，也降低了成本，提高了工作效率，是管理工作更完善的體現。

三、公文處理人員應如何提升公文處理質量

公文系統是符合社會發展的先進辦公手段，可有效提升公文處理的效率和質量，但是，系統再先進，也需要相關人員的操作，所以，公文處理人員需要全面提升綜合素質。

(一)具備良好的意識與工作作風是前提

“馬上就辦”是公文處理最需要的工作作風，直接關系到公文處理的效率，體現公文處理人員對工作認真負責的態度，也就是責任心的問題。能否及時、準確地將公文及時呈送有關領導或部門，并適時將領導批示和意見轉達給相關人員或部門，將直接影響領導的決策質量和實施效果。所以公文處理人員要有強烈的責任心和使命感，以及馬上就辦的工作態度,以細致嚴謹的工作風格保障公文處理高效運轉，才能提升公文處理的效率和質量。[2]

(二)公文處理人員的個人素養是做好公文處理的基礎

1.公文處理人員需要全面掌握公文處理系統操作，同時，提升基本的公文素養

掌握公文處理系統操作需要公文處理人員熟悉公文處理知識，同時熟練掌握辦公軟件、電腦流程操作等。文書還需熟練應用檔案管理系統操作、公文系統后臺配置及流程操作等相關信息化操作技能；公文處理人員提升基本公文素養就是要提升寫作能力，公文處理人員要了解時事政治走向、正確理解行文意圖，注重行文提綱布局，把握行文時間節點和質量之間的關系等，也就是政治素養要好、政策的理解和把握程度要強、知識面要廣、文字功底要好、對公文的格式規范了解程度要高。

2.公文處理人員對單位情況要熟悉了解

不僅要熟悉本單位機構、人員，還需對單位管理狀況、行業動向、國家相關政策等全面了解。只有全面熟悉單位內部和外部情況，才清楚在上傳下達的公文中具體需要表現的公文意圖是什么，才能做出正確的行為指向。

3.加強規范執行力度

文書要嚴格控制發文、格式和流程關。對不符合發文規范的一律不以制發、對不符合公文格式的一律不以制發、對不符合行文流程的一律不以制發；審核人作為公文流程的審核關卡，一定要審核到位，對公文的政策、內容、校對、格式、流程、保密、印制等各方面進行嚴格把關，確保公文處理質量。

(三)明確的擬辦意見是提高公文處理的關鍵

1.文書要做好審核工作，全程監管公文走向

能否及時、準確地將符合規范的公文及時呈送有關領導或部門，并適時將領導批示和意見轉達給相關人員或部門，將直接影響領導的決策質量和實施效果。這要求文書做好審核工作，同時做好公文流程監管。在文件進入流程前進行嚴格檢查，確保公文質量；在公文進入流程后，做好文件工作預安排，提前與文件相關部門溝通，讓相關部門做到心中有數，以便為領導提供相應回復；做好跟蹤督辦，對于急、重文件進行專門督辦，切實掌握重點公文運行的整體狀況，提高公文運轉效率，確保各項工作有效落實、順利開展。從而將每一份公文辦結，辦扎實，辦出高效率，辦出高質量。[3]

2.擬辦人要明確填寫擬辦意見

寫好擬辦意見主要需做到 “四落實”，即落實牽頭部門，落實責任部門，落實時間節點，落實責任人(質量把關人、審查人)等。也就是擬辦人(辦公室主任、基層單位領導)要謹慎來文內容，全面把握行文意圖，把握文件時間節點，做到批示準確無誤，特別是需要多個部門共同完成的工作，更需明確牽頭部門，配合部門，有不清楚的，需要與相關領導、相關部門負責人加強溝通交流。

3.辦理人要認真負責的完成公文辦理

辦理部門負責人要在收文第一時間盡快安排并辦理相關工作，同時，將辦理意見(具體誰辦理、怎么辦理、什么時間辦理等)反饋相關人員，以加速文件的辦結。

(四)落實工作督辦機制是做好公文處理的保障

工作督辦系統是和公文系統綁定的一個系統，是按照擬辦、立項、交辦、催辦、辦結五項程序建立的運行機制，可以按要求轉交分管領導，并進行限時督辦，也可以按照工作督辦分類，根據不同的情況進行督辦?？梢愿鶕枨髮ο嚓P單位或者人員進行時間節點控制的督辦提醒，能夠促進各項工作的貫徹落實，是做好公文處理工作的保障。

四、結論

隨著管理需要和信息化進程的不斷進步，公文處理提升速度和質量成為公文管理的迫切需求，公文系統實現了公文處理的制度化、規范化、科學化，實現了公文處理的封閉化、統一化、規范化管理，解決了公文處理量大的問題，處理方式不受時空限制，提高了公文處理效率；同時，對公文處理人員的個人素養也提出了更高要求，需要公文處理人員不斷學習，不斷進步，增強自身公文素養和職業素養，以保障公文處理工作保質保量順利完成。