論高校人事檔案信息化的必要性
——以事業單位養老保險業務為例

■李紅菊/內蒙古建筑職業技術學院

我國的機關事業單位養老保險制度改革以2014年10月1日為改革時點，從2016年開始在全國全面鋪開。干部人事檔案專項審核工作是從2014年開始在全國范圍內全面展開的。人事檔案的專項審核實際上為養老保險制度改革的實施奠定了一個比較好的基礎，沒有之前的干部人事檔案審核工作，機關事業單位的養老保險制度改革也難以推進。

一、干部人事檔案專項審核工作與養老保險制度改革的聯系

（一）干部人事檔案專項審核工作的重點

干部人事檔案專項審核工作全面清查、整理了在職人員的人事檔案。各單位的人事檔案管理情況參差不齊、大相徑庭，干部人事檔案專項審核工作實際上是對各單位的人事檔案管理工作進行了大清查，使雜亂的人事檔案條理清楚、井然有序。專項審核的重點是“三齡兩歷一身份”，對每個人的出生日期、參加工作時間、入黨時間（即年齡、工齡、黨齡）、學歷、工作經歷（即二歷）及身份進行認定。

（二）養老保險制度改革基礎信息采集工作中主要信息

養老保險制度改革啟動后，第一步需要辦理的業務就是基礎信息的采集工作。基礎信息采集中有幾個關鍵的信息：出生日期、參加工作時間、退休時間、工作經歷。這幾個信息要求必須填寫準確，出生日期、參加工作時間、工作經歷要求必須與干部檔案專項審核專用的《干部任免審批表》中的信息一致。

（三）干部人事檔案專項審核工作與養老保險制度改革工作的聯系

養老保險基礎信息中，對今后納入社會保障體系的在職人員和改革后退休人員的養老金影響比較大的信息恰恰就是“三齡兩歷一身份”。對在職人員來講，參加工作時間直接影響到視同繳費年限的長短，出生日期直接關系到退休時間，而這兩個時點會直接影響到繳費月數的大小，從而影響到退休后所領取的養老金的多少。雖然事業單位人事制度的改革強調淡化身份、加強崗位，但對于機關事業單位中的女性來講，身份決定著多大年齡退休，影響還是很大的。

二、干部人事檔案管理水平對經辦養老保險業務的影響

（一）在基礎信息采集階段嚴重影響了工作的進度、增加了工作量

從管理學上來講，管理的層級越多，工作的效率越低。由于人事檔案信息管理信息化水平不足，基礎信息采集中所需要的信息難以集中取得，不但影響了工作的進度，也使工作量驟升，信息采集的準確性降低，不可避免為保證數據的準確性反復核查的重復性工作。

（二）在準備期工作階段，人事檔案管理水平直接影響工作進度

由于在準備期階段需要從2014年10月1日起逐月做人員的變更，2014年10月1日之后退休的人員如果有上山、下鄉、上學或工作后又讀研究生等經歷的人員都要求做視同繳費年限認定，從而確定其從參加工作至2014年9月30日期間的視同繳費年限。做視同繳費年限的主要依據就是個人的人事檔案。檔案管理的水平直接影響到視同繳費年限認定的進度，人事檔案中如果缺少重要的證明材料，難以認定其視同繳費年限，此項工作將難以進行下去，進而導致養老保險準備期的工作停滯不前。

準備期階段所需要報送的《養老保險待申領表》、《退休審批表》、《退休人員業務申報表》、《在職人員業務申報表》、新增的《在職人員基礎信息采集表》等都需要填寫大量的人事信息，而且有相當一部分信息是重復填寫的，如果人事檔案信息化水平較高的話，可大大減少重復性的工作，提高工作效率。

三、人事檔案信息化建設的建議

第一，在智慧校園建設中充分考慮管理部門對人事檔案信息的需求，把人事檔案信息化建設作為智慧校園建設的一個重要部分，從頂層設計上解決高校管理中各層級管理人員、各項業務對人事檔案信息的需求問題，針對不同的使用對象給予不同的使用權限，以保證數據的安全性。第二，建立和完善人事檔案的管理制度，用制度保證個人檔案中各項材料的歸檔工作“應歸盡歸”，不重不漏，明確各類資料的歸檔責任人，歸檔材料標準及信息化的具體要求，嚴抓制度落實，把該項工作作為績效考核的重要指標，保證其能夠常規化、制度化。第三，明確歸檔資料的標準、信息化的手段和要求。現在各級部門都在搞信息化建設，好象只要是把紙質的材料變成電子的保存到電腦里，開發個軟件、建個網站就算是信息化了。人事檔案信息化不只要是將紙質的材料變成電子的信息進行保存，還要將紙質材料上的信息變成能夠利用的數據，能夠為日常的管理、決策等服務，這就必須統一制定歸檔資料的標準，“得標準者得天下”，不僅適用于企業，也同樣適用于人事檔案的信息化建設。

機關事業單位的養老保險制度改革只不過剛剛起步，可以預見未來的改革步伐會越來越快，對人事檔案信息的需要也會越來越多，目前人事檔案的管理水平還遠遠落后于各項改革的需要，在大數據、云計算等各種技術高速發展的今天，人事檔案管理需要做的還有很多。