試論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

■周幼知／湖南省韶山灌區(qū)工程管理局

檔案管理的主要工作內(nèi)容是對(duì)單位各類數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集整理、統(tǒng)計(jì)分析和編號(hào)歸檔等。實(shí)際上，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更多新的要求，因此檔案管理部門應(yīng)該強(qiáng)化部門內(nèi)部工作建設(shè)，切實(shí)提升部門檔案管理工作能力。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作面臨的新形勢(shì)

（一）檔案管理數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出新特點(diǎn)

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各類需要管理的數(shù)據(jù)信息也呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)，一方面單位的數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，并且電子數(shù)據(jù)居多，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)單位數(shù)據(jù)的有效管理，就要對(duì)既有的檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，強(qiáng)化對(duì)各類電子檔案的管理，做好信息系統(tǒng)建設(shè)工作。另一方面檔案數(shù)據(jù)種類多樣，給工作人員帶來很大的工作壓力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)了很大的變化，不僅包括紙質(zhì)文件，還包括各類音頻、視頻等資料，因此給檔案管理工作帶來一定的難度。檔案管理部門應(yīng)該創(chuàng)新工作理念，不斷學(xué)習(xí)新的工作模式，有效解決檔案管理工作中遇到的問題。

（二）檔案管理工作開展的新要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，由于檔案資料出現(xiàn)了新特點(diǎn)，因此對(duì)檔案管理工作今后的開展也提出了很多新的要求。具體來說主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，一是傳統(tǒng)工作模式面臨著改革，檔案管理部門應(yīng)該構(gòu)建起新的工作制度，這樣才能夠確保工作的與時(shí)俱進(jìn)［1］。二是檔案工作面臨著很多的變化，部門工作開展的效率有待提升，同時(shí)單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度也需要提高，強(qiáng)化部門硬件設(shè)施以及工作資金投入，這樣才可以解決檔案管理工作信息化建設(shè)中的關(guān)鍵問題。

（三）檔案管理人員面臨的新挑戰(zhàn)

作為檔案管理工作任務(wù)執(zhí)行者，面對(duì)行業(yè)工作形勢(shì)的變化，檔案管理部門職工也面臨著很多工作挑戰(zhàn)。一是工作人員的整體素質(zhì)有待提升。由于工作模式發(fā)生了變化，工作人員有很多新的知識(shí)需要學(xué)習(xí)，同時(shí)還要適應(yīng)新的信息化工作手段。二是在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的過程中，會(huì)出現(xiàn)很多新的工作任務(wù)，因此工作人員面臨著較大的工作壓力。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作措施

（一）構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)

以往的檔案管理工作模式，通常都是將檔案信息以紙質(zhì)版的形式進(jìn)行分類管理，這樣工作不僅效率低下，而且紙質(zhì)版檔案在長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存過程中，不利于保管，并且給檔案查詢工作也帶來一定的難度。在大數(shù)據(jù)背景之下，單位可以應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建起一個(gè)完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。

通過檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于以往信息的錄入和整理，實(shí)現(xiàn)單位所有檔案信息的數(shù)字化。信息系統(tǒng)的構(gòu)建可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于單位信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存和管理，在系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，需要做到以下幾個(gè)方面。一是結(jié)合單位檔案管理實(shí)際進(jìn)行個(gè)性化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，提升系統(tǒng)的實(shí)用性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員，應(yīng)該結(jié)合單位檔案工作的特點(diǎn)，以及工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，這樣利于工作效率的提升。二是在進(jìn)行檔案系統(tǒng)登錄、查詢等系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)的過程中，應(yīng)該設(shè)定一定的系統(tǒng)工作權(quán)限，利于對(duì)保密級(jí)別高的信息進(jìn)行有效保護(hù)。三是注重系統(tǒng)安全防護(hù)功能的設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)在工作應(yīng)用中的有效運(yùn)行。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作建設(shè)

面對(duì)檔案管理工作上的新形勢(shì)，檔案部門也要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新既有的工作制度，強(qiáng)化工作建設(shè)，具體來說可以從以下幾個(gè)方面著手。一是結(jié)合檔案信息系統(tǒng)的工作內(nèi)容以及工作人員的實(shí)際工作情況，重新進(jìn)行工作任務(wù)的分配，制定系統(tǒng)運(yùn)行工作制度，經(jīng)由上級(jí)審批通過后開始執(zhí)行。二是對(duì)沒有出現(xiàn)重大變化的工作內(nèi)容，繼續(xù)依照原有的工作制度執(zhí)行，同時(shí)還需要增設(shè)部門系統(tǒng)維護(hù)人員，及時(shí)處理檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行期間出現(xiàn)的問題，配合檔案部門人員開展其他工作。三是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案部門人員管理，將工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，落實(shí)到具體的檔案管理人員當(dāng)中，做到誰工作，誰負(fù)責(zé)，這樣更利于部門工作的進(jìn)行，提升部門管理能力，提高人員工作的責(zé)任感［2］。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，檔案部門也要做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合信息系統(tǒng)工作實(shí)際，不斷創(chuàng)新工作方法，構(gòu)建起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理工作體系。

（三）注重檔案管理人員培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理人員培養(yǎng)工作也要配合開展，在實(shí)際工作開展中，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)。一是注重既有工作人員的信息技術(shù)、系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提升工作人員的信息素養(yǎng)和系統(tǒng)操作能力。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理人員工作培訓(xùn)的過程中，還要注重傾聽他們對(duì)工作的反饋，及時(shí)調(diào)整工作策略，快速增強(qiáng)工作的效率。二是進(jìn)行高素質(zhì)人才的引進(jìn)，面對(duì)檔案管理工作的新變化，在進(jìn)行相關(guān)人員招聘的過程中，應(yīng)該注重考查人員的信息系統(tǒng)操作能力和水平，及其在現(xiàn)代檔案管理工作中的建樹，提高檔案管理部門人員的整體素質(zhì)。三是可以定期開展職工工作交流活動(dòng)，讓大家就工作開展有待解決困難進(jìn)行交流互動(dòng)，相互學(xué)習(xí)，推動(dòng)檔案管理工作的開展。

三、結(jié)語

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，以及人員的培養(yǎng)和引進(jìn)，都會(huì)切實(shí)推動(dòng)相關(guān)工作的進(jìn)步和發(fā)展。在未來的發(fā)展中，檔案管理部門更要注重信息系統(tǒng)的完善，實(shí)現(xiàn)工作的長(zhǎng)足發(fā)展和進(jìn)步。