高校學籍檔案遠程服務探索與實踐

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重慶文理學院檔案館

一、遠程服務是高校檔案工作的必然性趨勢

(一)高校檔案利用者的對遠程服務的迫切需求

近幾年來，隨著檔案審查工作的進行，國家對檔案工作越來越重視，各個高校畢業校友都可能會因為審查工作重回學校辦理學籍檔案。

由于我校培養的主要是師范類學生，他們中的很多老師都進入了中小學學校，這次的企業事單位編制人員檔案審查工作也檢查出他們的學籍檔案還存在著很多弊端：如丟失或缺少，就不可必免的讓他們必須回本校重新辦理缺失的學籍檔案。因我校現今采用的學籍檔案服務模式是傳統的服務模式，就是需要查詢者親自回到學校檔案館提出査詢申請，依照身份查證、系統目錄檢索、查閱核對、打印或復印蓋章(或因年代問題無保存學籍檔案出具相關證明)再登記等基本流程辦理。這種傳統的辦理方式非常不方便，而且效率很低，不僅會消耗查檔人員的工作時間，也會耗費一定的交通成本。特別是當查詢檔案人員身在異地或者遠在國外時，他們要付出更多的時間、精力和金錢回校辦理或者委托他人辦理，這種情況都大大的增加了各方面的成本。

(二)檔案信息化工作發展的必然趨勢

檔案服務的效率有很大提高是因為現代信息技術的普遍使用，同時，如何讓服務更加快捷，高效，方便，也是成為檔案管理部門有待解決的一大問題。近年來，有一部分地方檔案部門更新了管理理念，發揮信息技術的作用，在一定范圍內通過推動檔案遠程服務，從而打開了檔案服務工作的新天地。在遠程服務需求逐漸增大的形勢下，構建遠程服務平臺是高校檔案管理機構重要工作，同時也是是檔案工作信息化發展的必然結果。

(三)緩解窗口接待的壓力

近幾年，隨著高校招生規模的不斷擴大，高校學籍檔案數量急劇增加，檔案利用率顯著提高，但檔案服務人員配置卻未相應增加。特別是在檔案部門接收檔案的這段時間，學籍檔案利用接待壓力非常大，使得工作人員業務工作繁忙，日常任務非常多，所以，需要一個方案既可以解決檔案館人山人海的局面，又可以適當的安排好工作時間。

二、高校檔案遠程服務現有方式

一種是通過傳真或者郵箱的方式，以遠程申請的形式提出利用需求。

使用的人先向檔案部提出查檔的需要，使用本人的有效證件的掃描件，或者傳真作為身份證明，然后，由檔案館工作人員核實身份、查閱申請人是否有館藏檔案并通知申請人是否正式受理，申請人接到正式受理通知后，方可免費查閱利用檔案。檔案館正式受理后安排人員完成查檔、復制、認證業務，之后將加蓋檔案館公章的檔案復制件通過快遞郵寄到使用者本人的工作地點，或家庭住址，或者本人自己去拿，南昌大學使用的就是這種方法。

另一種是以建立專門的檔案網上服務利用系統。利用者進入檔案利用服務系統，通過用戶注冊，然后登錄、再申請辦理業務、最后由檔案館后臺審批與反饋、檔案館接受業務之后進行辦理、快遞郵寄或使用者自己到館自取用。現在能夠提供的遠程服務業務有很多，比如中英文成績和證書認證證明、函授畢業生登記表、碩博士學位審批表等，可以通過網上支付的方式付款，可選擇自己到館里取件或者郵寄到使用者所指定地址。同濟大學就是使用的這種方式。

以上描述的兩種模式都能同過學籍檔案遠程服務來使之實現。南昌大學模式就目前而言，成本非常低，安全系數比較高，所以，能夠更簡單的實現或推行。而同濟大學所提出的是完全意義上的遠程服務，它能非常好的實現方便快捷，但是有利也有弊，該系統的操作流程需要簡化，辨識度不高，系統開發和維護的成本較高，而且最重要的是，他對系統本身的安全系數要求很高。

三、高校檔案遠程服務后續建議

(1)高度重視，做好規劃，有秩序地開展遠程服務。遠程服務已經成為高校學籍檔案工作的必然之選，我們檔案人應該在新形勢下順勢而為，充分利用、發揮信息化技術優勢，認真調研，為遠程服務的順利開展做好規劃。

(2)結合需要，引進人才，為遠程服務發展提供人才保障。隨著檔案信息化工作不斷深入，這就要求檔案工作者不僅只是檔案專業人才，也應該具有計算機專業背景的工作人員，從而促進這兩類人員之間的相互交流學習。而檔案遠程服務這項工作就更應如此。

(3)扎實基礎，構建資源，為遠程服務提供資源保障。在使用檔案遠程服務是，檔案館的資源齊備與否和使用者提出的需求是否能滿足有著很大的關系，所以，一旦開展檔案工作，必須仔細細致的完成。建立特色和專題檔案數據庫，必須要使用數字化設備，使用多種多樣的方法，使檔案信息資源變成數字化資源。使用者通過網上查詢檔案服務平臺的鏈接來獲取公開的內容，得到信息。

(4)保證安全，信息保密工作嚴瑾，為遠程服務提供安全保障。遠程服務是基于網絡環境實現的，開放性、共享性、復雜性作為網絡環境的特點，所以保證信息安全性是非常重要的。通過以法律法規和標準作為基礎，使得檔案信息安全體制逐漸完滿。

參考文獻：

[1]魏麗平,吳麗娜,張麗.高校檔案遠程服務的實踐及策略研究[J].蘭臺世界,2016(5).

[2]薛秋珍.高校檔案遠程服務的探索與實踐[J].中國檔案,2015(4).