試談高校辦公室知識管理模式的構建

■童戀然／四川文理學院

一、高校辦公室管理面臨的主要問題

（一）高校辦公室工作往往處于被動狀態

辦公室工作處于被動狀態這是高校中一個普遍存在的問題，辦公室的事務繁雜，往往沒有一定的計劃和規律，所以教師在進行辦公室管理工作的時候往往很被動，同時還缺少自己隨意支配的時間，沒有時間思考自己的教學，往往是辦公室工作一個工作做不完往往又來了下一個工作，所以往往會影響工作的質量和效率。

（二）高校各級領導忽視了辦公室知識管理的原則

辦公室工作主要是由領導進行安排，這是辦公室工作的一個基本要求，但各級領導在給辦公室安排工作時往往忽略的辦公室知識管理的原則，忽略了辦公室工作人員的知識含量和管理含量，各級領導在安排工作時要試著去了解辦公室知識管理的含義和原則，恰當的進行工作安排。

（三）高校對科學管理缺乏深入的研究和實踐

長期以來，我國的高校就十分注重辦公室管理，尤其是對系統的管理，管理在高校運行過程中十分重要，但我國在重視對系統管理的同時，往往忽略了對辦公室工作人員的管理，尤其是在提高工作人員創造力的方面，這在一定方面上影響著學校的建設運行。

基于以上問題，不少高校都已經充分認識到了辦公室管理的重要性，將知識管理模式逐漸引入辦公室管理中，因此，想要提高辦公室管理水平，必須充分進行辦公室知識管理模式，引入知識管理相關的理論，構建一個良好的辦公室知識管理模式。

二、知識管理的基本含義

知識管理，顧名思義，是對知識資源進行的一項有效的管理，通過這種管理模式可以逐漸實現知識的共享、知識的創造以及知識的增值。就知識管理的目標而言，知識管理的主要目標是促進工作人員對知識進行共享，提高工作人員的創新能力，并且合理的有效的利用知識，最大限度的發揮知識的作用，在集體中可以善于發揮集體組織作用。俗話說：天下之事，順循則無一事可為，奮然為之亦未必難。這句話充分迎合了知識管理的要求。隨著時代的不斷發展，知識管理作為一種新的管理理念在國外的一些公司中逐漸流行起來，再發展速度如此之快的我國，知識管理逐漸引入受到了一些教育部門的廣泛歡迎，這既是時代發展的需要，也是我國教育改革發展的需要，美國管理學家德魯克認為：知識管理的出現是管理領域的一場新革命。

除了近些年來興起的知識管理，信息管理也是十分常見，與信息管理不同。知識管理是信息管理的更高級體現，是信息管理的進一步發展，信息管理的側重點在于組織和整理信息，而知識管理可以通過信息管理整理出的信息進一步生產知識，接著再創新產生的知識使其價值得到升華，可以在合適的時間傳遞給合適的人員，使其能夠發揮最大作用，有利于學校管理部門的決策。高校辦公室一方面要配合學校領導共同處理學校事物，協調學校與各方面的關系，同時另一方面要不斷傳授新知識，不斷進行管理創新，所以高校辦公室知識管理模式的興起可以更好的促進學校領導的管理，促進學校在教學研究等方面的發展。

三、辦公室實行知識管理的思考

（一）確立知識管理體系

辦公室想想要順利進行知識管理，就必須建立知識管理體系，這是辦公室想要順利進行知識管理的基礎，就信息調研工作而言，首先要需要大量的精確信息作為支持，其次，辦公室還要對擁有的和需要的知識進行分析，這些資源主要有公共的、各部門的、各個崗位的知識資源。目前，一些高校已經在城市發展建設中進行了定位，并且通過各種渠道對學校的各類信息進行匯總，并將這些知識資源進行儲存，儲存的空間可以選擇辦公室的知識庫，同時，在建造知識庫時還考慮到知識資源的獲得的部門、機構有哪些，將知識資源與工作人員的能力相結合，為領導在決策時提供一定的支持，從而實現知識體系的建立。

（二）樹立知識共享的觀念，加快知識創新的速度

知識無國界之分，是人類共有的資源，我們可以一種知識由誰發明或發現，但不能說這個知識只屬于誰，所以知識是全世界的，知識是共享的，每個都應樹立知識共享的觀念，同時還要不斷創新知識，加速知識的創新，在高校辦公室知識管理模式中更行如此，隨著科技的發展，信息時代的到來，互聯網的出現極大的促進了知識的傳播，沒有人可以控制，知識的共享已經成為一種趨勢，所以辦公室也需要互聯網的支持來實現知識資源的共享。所以辦公室工作人員就可以從知識資源中找到對于自身和辦公室管理有用的資源，融合隱形知識和顯性知識，讓知識不斷的進行碰撞交流，從而帶動知識的創新，由此，知識的共享帶動了知識創新的速度。

（三）確立行之有效的激勵機制

確立行之有效的激勵機制是辦公室知識管理順利進行的保障，在確立有效的激勵機制時首先要做到利用所處環境充分發揮激勵的作用，好的工作環境可以激發工作人員的工作熱情，提高工作人員的創新能力，創新出更多的知識資源，同時在資金，物質及人力方面做好處理工作，同時還可以讓工作人員制定合適的計劃尋找合適的工作方法，避免在知識創新中出現其他問題，其次，要善于運用目標激勵的手段，奮斗目標的確定要合理，目標要在工作人員的能力范圍之內，一個合理的目標能激發員工的工作熱情，一旦目標實現，可以給于獎勵，提高對于工作的積極性，做出更多的科研成果，另外，還要充分利用感情的激勵功能，了解工作人員的心理狀況以及思想道德工作，互相尊重理解，彼此信任，爭取在思想上能達到共識，同時學校領導和管理人員還要了解工作人員的工作、學習、生活中的狀況，出現問題及時解決，促進知識管理的順利進行。

（四）建立透明、公平、民主化的決策機制

高校在實行辦公室知識管理模式是要注意建立透明、公平、民主化的決策機制，這是高校進行依法治校的基本要求。這就要求負責知識管理的相關人員。在決策時要秉承公平、民主的決策要求，積極爭取多方意見，同時確保每位工作人員都能了解決策的要求和方向，充分考慮到決策結果帶給每一位工作人員的影響，讓每位工作人員心中都有強烈的公正感，公平感。

（五）建立能夠使辦公室人員與學校教職員工進行交流的設備和環境

能夠使辦公室人員與學校教職工進行密切的交流，在當今網絡的快速發展，改變了人們的工作習慣和學習方式。個人電腦成為高校教職工工作的主要工具，學校內各種信息的獲取都需要教師利用個人電腦來完成，個人電腦是學校教職工工作的硬件支持，所以，高校辦公室在一方面完善傳統管理模式的基礎上，建立局和聯網，利用網絡進行管理工作，為高校知識管理的順利進行提供一個物質基礎。

四、結語

知識管理的順利興起，已經受到高校甚至企業的廣泛關注，推動了高校辦公室管理事業的快速發展，教育的不斷改革和社會的不斷進步需要實行知識管理這一模式，這是大勢所趨，知識管理的興起必將帶給高校新的活力，使高校管理更加行之有效，也增強了高校對于社會發展和教育改革的適應能力。