試析信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題

■王雅玲／湖北財稅職業學院

在我國的檔案管理這一項工作當中，高校檔案管理是極為重要的一個組成部分，國家對此也是非常的重視，因此就制定了一套進行高校檔案管理的方法。高校檔案記錄的是校園內最開始發生的各種事情，但卻是整個高校信息庫里極具關鍵性的一個部分。高校檔案的用處極大，也發揮著非常積極地一個作用，比如可以給領導提出的一些決策提供依據，另外在問題的處理上還可以當作一個憑證等等。從這里就可以看得出來它是極其重要的，那么我們在管理的時候就必須要加大力度，而如果進行檔案管理時疏忽了，那么將會帶來巨大的影響，這不僅僅是影響到了高校本身的發展，同時還影響到了整個社會的發展。

一、對于高校檔案法制的建設應當予以注重

現階段的高校檔案管理還沒有達到最好的效果，主要是出現在法制的建設中出現了一些問題，也就是在高校檔案里的法制法規沒有到位，再加上高校檔案管理人員對于法制的意識并不強大，他們對于法規的學習顯然還沒有進行深入理解等等諸多因素。這些諸多的問題將會影響到檔案管理的一個整體水平，而且因為法制的缺失還會大大影響管理的效率。對于這諸多的問題，高校必須要引起一個高度的重視。那么我們先要下手的對象就是管理人員，因為只有持續不斷的去提高管理人員的法制意識以及法規水平，才可以進一步的提高檔案管理的工作進展，但其次就是要做好法規的落實。

二、對于高校檔案的一個管理系統應當予以注重

以前的傳統的檔案管理的這一項工作當中，每一種文件它們都是獨立的，雖然如此，但卻是有著極大的聯系。而也是因為這樣出現了一些比較繁瑣的任務，這樣一來就會將高校檔案管理的整體效率受到了一個極大的影響，同時也無法適應這個時代所需要的要求。介于此，一種文檔一體化的管理系統就誕生了，它控制的不是單單一種文件，它控制的是全部，而且是整個生成到歸檔的全過程進行控制。而通過了這樣的一個控制系統，就大大提高了文檔管理的一個效率。

三、對于高校電子檔案的管理應當予以注重

人類的社會在不斷的發展，其經濟也在不斷的增長，因此，國家對于人才的需求就在不斷的加大，正是因為如此，高校也在不斷的進行擴招，在高校的學生數量也是連年倍增。如今已經步入了信息化的時代，所以互聯網以及計算機技術已經被廣泛的使用，因此在高校的管理和教學等多方面也都出現了大量的電子文件。因為如此，也給高校檔案管理提出了一個高要求，應當予以注重高校電子檔案的管理，以此來更適應這個時代的需求。

四、應當在高校檔案信息網絡化這方面的建設進行注重

如今是信息化的時代，互聯網的影響力已經擴展到了各行各業。因此，為了更適應高校自身的發展需求，將校園網站建立出來就勢在必得了。在這樣的一個大背景之下，高校檔案管理的這項工作也須朝著互聯網方向出發。而且對于這件事國家也很是重視，會議指出要將檔案信息化納入到國家信息化這個建設的大局當中，把檔案網絡的建設作為一個基礎，更快的去推動檔案資源的數字化和信息管理標準化以及信息服務網絡化。但是現如今這個狀況比較困難，因為在進行這種昂咯建設依然還存在有許多的制約因素，比方說技術、資金、人力以及人員水平，這些都還沒辦法滿足檔案進行一個信息網絡化的要求。這些問題都是我們要去處理的，所以我們高校必須完全按照國家的要求來制定出一套高校檔案信息昂咯建設的路線，以此來制定出檔案信息網絡化建設的一個標準。在這一項工作當中，我們需要抓好各種數據之間的網絡管理以及傳輸的監控。而相應的，檔案的信息必須要跟現如今社會發展相互適應才行，充分的去發揮檔案信息最基本的價值所在。

五、結語

在如今這種高科技信息時代之下，高校檔案管理應該朝著現代化這個方向去發展，這是一種要求，當然也是現如今這個時代的必然趨勢。現階段對于檔案管理的一種需求是如今高校檔案管理必須要做到的，而且在檔案管理的這份工作中，必須注重法制的建設和注重高校檔案本身的管理體系，以及電子檔案管理的注重和高校檔案的信息化建設的注重。應當在進行檔案管理的過程中去加大人力與資金以及技術這些方面的投入力度，要求將檔案管理進行一個全面升級和轉型。而只有把這些做好了，高校檔案管理才能更快更準確更好的去進行服務工作。

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