解析事業單位檔案管理的創新思路

■陳興龍／濰坊市路燈管理處

檔案管理是新時期事業單位日常工作中的重點內容，管理效果的優劣對事業單位各項工作是否能夠順利、科學開展產生很大影響。但是，在事業單位快速發展與不斷改革的背景下，傳統過于落后、粗獷的檔案管理模式已經無法滿足新形勢下的檔案管理需求了。因此，事業單位檔案管理人員應與時俱進地創新傳統的管理思路，恰當地把一些新的管理理念與方法應用到自己的工作中，以便獲得更為理想的檔案管理效果。那么，如何創新事業單位檔案管理思路，是管理人員需要透徹研究的重點問題。

一、創新管理思想，提高檔案管理工作重視度

在新時期，事業單位要想顯著優化檔案管理工作實效，就需要先創新傳統的管理思想。究其原因，是因為“思想是行為到導航燈”，只有讓事業單位檔案管理人員具有先進的管理思想，才能為其管理方法科學性與有效性的提升奠定基礎。這就需要事業單位大力宣傳檔案管理工作的價值，使得職工上下都能對檔案管理工作的重要性有進一步了解。在此基礎上，檔案管理部門應激勵職工主動發言，大膽提出建議與意見，使得他們都能為檔案管理工作出謀獻策。另一方面，事業單位領導應充分重視檔案管理工作，牽頭關注與參與檔案管理活動，充分發揮自身的“風向標”作用，使得各個部門的職工與干部都能受其影響，主動重視檔案管理活動，并積極投入并配合檔案管理工作的開展。為了激發事業單位檔案管理工作者的工作熱情，事業單位領導還應親自對檔案管理工作中有突出貢獻的職工進行嘉獎，從而使得其他職工明白自身工作的重要性，進而激勵他們更加盡職盡責地完成本職工作，最終獲得更為理想的工作效果。同時，事業單位檔案管理部門還應打開眼界，摒棄以往閉門造車的工作思路，積極借鑒先進國家檔案管理工作中的成功經驗，與自身實際情況結合之后，創新地加以應用，主動把先進的信息技術作為新時期進行檔案管理的主要手段。

二、增加資金投入，積極應用先進的管理方式

在新的形勢下，事業單位檔案管理工作的高質量進行離不開相關部門的配合與支持。因此，事業單位應激勵全體職工積極參與檔案管理工作，爭取政府相關部門也可參與其中，從而使得政府部門能夠對檔案管理工作的特點與需求有更為直接與全面的了解，以便順利申請到一定的扶持資金。新時期事業單位檔案管理工作中所需要的設施與設備較之以前有很大區別，在信息化時代事業單位檔案管理工作需要各種新的工具與設備，都需要在充足資金的支持下才能購置齊全，以便為管理活動的順利、高質量開展做好準備。因此，在創新事業單位檔案管理思路的時候，應先做好管理設備的創新，也是創新管理模式的重要環節。換句話說，事業單位檔案管理部門應積極購置一些計算機及相關的軟件與硬件，還應購置一些搜集、整理及整合檔案信息的攝像機、打印機、刻錄機等設備。針對一些意義不大、使用率較低、無需長久保存的檔案信息，管理人員可通過簡單的電子文檔對其做記錄與保存；針對十分重要的檔案信息，應做好電子備份，并指派專門的管理人員進行嚴格管理，并做好保密工作，以確保不會出現遺失、泄漏等問題。為了更好地對事業單位各種檔案信息進行現代化管理，就需要管理人員依據本單位檔案信息的特點，構建相適合的數據庫，分門別類地做好存檔與管理工作，借助先進的信息技術與計算機技術，做好保管與補充工作，以便給各種檔案信息的檢索與取用創造良好條件。

三、重視職工培訓，增強管理工作者綜合素質

基于檔案管理工作具有顯著的專業性與科學性特點，在選聘管理工作者的過程中，事業單位應提高選聘門檻，優中選優地挑選優秀的專業人才，推行持證上崗制度。另一方面，事業單位還應重視職工培訓工作，結合檔案管理工作的發展情況及本單位管理需求，為在職人員提供大量的檔案管理理論知識培訓及管理能力培訓，使得他們都能在不斷的學習中推動自身管理水平的顯著提高，并養成自主學習的良好習慣。具體來講，事業單位在培訓檔案管理工作者的過程中，應做好以下幾點：（1）定期為檔案管理工作者提供業務培訓活動，將最新的檔案管理理念、方法與技術及時傳達給他們，以便于他們的合理與科學應用。（2）選派學習意識與能力強的業務骨干到檔案管理示范單位學習與觀摩，開闊眼界、學以致用。（3）培養管理人員的服務意識，使得他們能以更為熱情的態度、專業的知識、高超的能力為檔案信息使用者提供服務。

總之，檔案管理是事業單位管理中的核心內容，在推動事業單位快速發展方面發揮著很大作用，并且對社會發展也具有重大意義。因此，事業單位應充分重視檔案管理工作，明確傳統檔案管理中存在的不足之處，從而有針對性地創新管理思路，以便尋求到更有效的管理措施與方法，最終為事業單位檔案管理效果的優化提供新契機。

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