新時期辦公室檔案管理規范化研究

■林曉莉／東莞市職業介紹服務中心

一、檔案管理的一般方法

檔案管理是一個系統性的任務，從檔案開始編寫到最后檔案的保存，整個工作的方方面面無不考驗著檔案管理者的專業素養。檔案的封裝要用檔案專用的牛皮紙袋，袋口處要有填寫了各類信息的封條并蓋章，然后對檔案進行分類保存。這些都是檔案管理標準化的通用方法。另外，檔案在保存時要嚴格分類，按照日期和類型進行分類存放，并在檔案盒上填寫好各種檔案信息，方便翻閱的時候能準確找到盒中存放的各種檔案。檔案在歸類中應該去除活頁中的空白頁，保證檔案整體的存放效率。在檔案的轉移方面也應當有一套標準的執行方法［1］。在單位辦公室的檔案管理工作中，對于檔案的定期移交要有專門的團隊進行專門的負責管理。在移送過程中要保證檔案的傳遞雙方均有見證人在場，并且用電子設備對整個過程進行數字化記錄保存。同時也要簽署符合規定的檔案轉交合同并且蓋章，保證整個轉移過程的合法和合理性。也要在移交前檢查檔案是否齊全，接收其他單位的檔案時也要進行檢查。

二、規范化的意義

檔案管理的規范化通常影響著整個單位的辦公是否高效，反映著一個單位整體員工的專業素養和專業水平。檔案記錄著整個團體的經濟活動和人員變更，是單位活動的歷史記錄和證明。因此檔案的管理要著重強調規范化，強調檔案服務于整個團體，是保證單位日常活動的根本［2］。當兩個單位或團體有合作和交往，相互了解最為直接方便的方式便是查閱雙方的檔案。不僅能夠看出對方從事的活動類型屬性，更能看出對方在某個方面是否專業，是否有能力確保合作的正常進行。因此檔案管理的規范化對單位的經濟活動有著重要意義。它可以直接反應一個單位的管理能力和專業素質。

目前的檔案管理已經逐步依托于互聯網和計算機，數字化已經是檔案管理的一個重要特征。相比于發達國家，我國的檔案管理不論是數字化程度還是存儲和交換的專業性上都有明顯的不足。但是計算機和互聯網對檔案管理的好處是顯而易見的，數字化的檔案信息可以很方便的被管理者進行分類保存，更能極大的方便檔案的傳遞和交換。信息化的檔案管理應從資料的采集到統計再到分類存儲，整個管理工作已經呈現出一種從采集到使用上一體化的特征。得益于計算機優秀的存儲和統計能力，新時期的檔案管理工作具備了高效性和專業性，在檔案的保存和查閱效率方面有了極大的提高。在新時期的檔案管理工作中，單位要明確管理目標，建成一支有專業素養并具備互聯網思維的高效檔案管理團隊，保證單位檔案管理的高效性。

檔案管理工作促進著人員整體的工作素質提高。在管理工作中要選擇一些積極上進、作風良好、有責任感、專業水平高的管理人員來進行檔案管理。因為檔案有它的機密性，在某些對于保密性要求較高的部門尤其是銀行和政府機關，尤其應當保證檔案管理人員的可靠性，防止單位機密檔案的外泄，對于人員的選拔也可進行公開的考核，從參加考核的人員中擇優錄取。還應當定期組織人員的專業培訓，提高管理團隊的專業技能。

三、檔案管理規范化的整體路徑

首先就是要規范檔案的基本管理。規范化的檔案管理要有一套標準的執行程序，對于檔案從編寫到保存，再到查閱交換等使用過程上都應有一套嚴格的執行標準。單位在日常的檔案管理工作中要嚴格按照這套標準來進行日常的檔案管理，每一個步驟都要保證嚴格遵守并有專人負責。另外要簡化過去繁復的管理方式，要在保證檔案有效管理的前提下盡量簡化管理過程。這樣不僅方便了新檔案的管理，也減少了在管理過程中可能出現問題的概率。也對檔案的查找有一定的幫助。

其次就是要保證檔案管理團隊的專業。在前文中闡述的人員選拔和培訓過程要嚴格執行。要將檔案管理人員視為企業的高級管理者，積極提高他們的專業素質。要首先對他們的行為進行規范化，提高他們的管理能力和專業程度，才能推進檔案管理整體的規范化。同時規范化的檔案管理體系又能有效的提高檔案管理團隊的整體素質，形成一種良性循環，保證檔案管理規范化的穩定提高。

最后就是要積極推進檔案管理的數字化進程。在當今互聯網時代，各種檔案和信息的數字化已經是新時代的必然趨勢。計算機在信息管理方面有著人所無法抗衡的優勢。提高檔案管理在新時代的規范化，則必須首先要重視檔案管理的數字化，存儲檔案信息的數據庫連接在網絡中，在提高管理水平的同時也能對管理人員產生一定的提高作用，使他們也具備新時代的思維方式，反過來推進檔案管理的改變。

四、結語

綜上所述，辦公室檔案管理的規范化是我國信息管理現代化的重要部分。切實做好新時代的檔案管理符合當前企業機關的整體利益，更有助于我國社會主義建設。為此，各個單位及部門應當將培養管理人才的方案提上日程，早日建立起符合企業標準和社會需求的檔案管理規范化人才，早日將辦公室檔案管理建立成符合新時代要求規范化的資料庫。

［1］王衛衛.基于新時期辦公室檔案管理規范化的研究［J］.青年時代,2015(19):285.

［2］肖艷艷.新時期辦公室檔案管理規范化研究［J］.辦公室業務,2016(10):131.