淺談人事檔案的重要作用及保管工作

■楊曉微／洮南市商務綜合辦公室

檔案的管理工作也是事業單位管理工作的一個重要組成部分，他可以不斷地提高工作效率和工作的質量。科學有效地進行檔案的管理，它可以反應出一個事業單位的管理水平，也可以為單位的經營，進行相應的策略提供更有力的支持，不斷的調整管理工作的方法，找出更適合事業單位發展的方案，這樣才能夠推動事業單位的各個方面的發展，也可以為事業單位和其他方面的合作奠定了良好的基礎。

一、人事檔案管理的重要作用

（一）憑證作用

檔案它是對于過去一些工作和歷史的重要記錄，它也可以為人才的管理提供重要的依據。現在的事業單位中，在進行人才的招聘過程中，對于人事檔案是非常看重的。工作人員通過出示自己的人事檔案，可以以這個為依據，不斷的增加事業單位對員工的信任程度以及對于員工的認可。檔案它是具有法律效應的，并且也存在著一定的客觀性，有些檔案他保存了單位中一些重要的信息，或者工作人員自身的各種真實經歷。也有些檔案是一些合同，他可以為事業單位的糾紛過程中提供重要的依據，所以相關的單位也要做好檔案的管理工作，并且也要對于這些信息進行合理的保管。

（二）參考作用

對于一些人事檔案的建立，是人類不斷的進步和發展的產物。他屬于對于歷史的記錄，也是一個最重要參考材料，它反應了在發展過程中最真實的情況，并且有重要的事實依據。它的內容也是十分的豐富，對于各種事項的真實記錄，它也反應了人們的實踐活動的過程。當前在很多的事業單位發展中，對于人才的需求他主要是來自于整個單位的內部，有效地進行管理工作，并且制定科學合理的計劃，全面地分析人力資源的發展情況。任何一個單位都有自己的檔案管理的部門。如果一些事件需要涉及到檔案時，可以到當然得管理部門去得到相應的材料，對于這項管理的工作者，工作時要有嚴謹的態度，對于各種信息要進行整理，并且要保管好，也要有相應的法律法規知識，嚴格的對于檔案的信息進行保密。

（三）促進事業單位的發展

近些年來，我國的檔案事業也得到了新的發展，各個部門也在不斷的加強管理，并且進行不斷的創新，不斷的將工作的重點轉移到檔案的使用和服務上來，更多的要服務好人們，才能更好地做好管理工作，技術方面的人才變化非常的快，這也為事業單位的人才開發創造了有利的條件，現在的市場競爭越來越激烈，這也需要對于人才進行培養。進行良好的檔案管理，也能夠為事業單位的建設提供良好的材料，尤其是對于相關單位文化的影響，利用當前的科學技術，對于檔案進行科學化的管理，這樣才有利于相關事業單位的全面發展。

二、人事檔案的保管工作

（一）提高認識，加強領導

各個單位的領導要充分的認識到進行檔案管理工作的重要性，也要更加的明確各個部門的職責，不斷地強化管理人員的管理意識和綜合素質，把這項工作作為一項最基礎的工作，列入到每天的工作當中，并且也要進行不斷的規劃和改革。并建立專門的管理小組，對于各個人員要進行分配工作，有針對性地開展各項工作，并且要及時的發現，分析和研究在工作中存在的問題，也要根據當前實際情況采取相應的措施，對于這項工作進行改進，并且將責任落實到位，不斷的強化檔案的監督管理工作，對于各個部門要進行全面的監督和管理，這樣才能夠保證整個檔案系統管理的完善。在進行這項工作中，為了避免出現辦理完以后出現材料的丟失現象，要不斷的加強工作人員對于這些材料及時的存放和整理，將這些材料收集好，做好相應的保管的工作。

（二）保障安全

要不斷的加強檔案管理工作的保密性和安全性，對于檔案進行合理的利用。并且在管理工作的每一個環節都要有嚴格的制度進行管理，這樣才能夠保證檔案不出現丟失的現象，也能夠保證它的保密性。管理部門也要使用相關的保護設備，要有專門的人員對這些進行管理，并且工作人員還要熟練地掌握各項工作，能夠合理的對這些材料進行使用，在出現問題時能夠進行及時的解決，這樣才能最關鍵的需求，不斷的提高材料的使用價值，在檔案的建立方面，要建立一個嚴格的監督和管理機制，確保這項工作的每一個環節都有嚴格的制度進行控制，要對這些檔案的信息進行嚴格的保密，并且要有嚴格的程序，做好全面的記錄，確保檔案的安全。

三、結語

人事檔案的管理是一項具有專業性，科學性的管理工作。相關的單位，更加重視對這項工作的管理，單位中的各個成員要的這項工作進行配合，并且能夠實現檔案的現代化管理，這項工作也是我國人事改革和不斷發展的需要，不斷的對于檔案的各種信息進行管理，也能夠滿足當今社會發展的要求。我們要不斷地提高創新的意識，在發展的過程中尋找更適合的方法，把這項工作開展得更加順利，也不斷的推動各個事業單位的發展。