檔案管理信息化建設策略探討

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檔案信息化建設是運用信息技術提高檔案工作現代化水平，主要核心是信息技術的應用。首先，我們必須認識到檔案信息化建設對于檔案管理工作的重要意義。眾所周知，檔案記錄著單位、企業發展歷程中的重要信息，包括員工的任職情況、公司發展歷史等等，，是單位的寶貴資源。一方面，加強檔案管理信息化建設有利于為各部門的工作人員提供最真實準確的數據，保證工作的有序進行，另一方面也能夠促進事業單位或企業的持續穩定發展，實現現代化建設的需要。由于互聯網技術的發展，事業單位及企業的對外交流不斷加強，必須盡快加強檔案信息化建設，推動單位企業檔案管理工作全面建設。

相比于傳統檔案管理方式中出現的資料過多、不易保存等缺點，檔案管理的信息化可以將信息進行永久性的保存。傳統的檔案管理方式是將紙質的資料進行分類和保存，在高溫、潮濕、或者遇水遇火的條件下，或是保存年代久遠，都可能會出現資料損毀的現象，造成資源的浪費。因此，信息化的管理方式會提高工作的時效性，相比傳統檔案管理方式，不僅節約出管理成本，同時也簡化了管理的過程，使企業領導人員能夠及時的掌握和了解員工的信息，做出正確的決策。

當然，我們也要正視檔案信息化建設過程中出現的問題，深入研究，積極采取相應的措施解決。第一，檔案信息化管理制度建設相對落后。由于傳統的檔案管理方式采用的時間較久，相對應的檔案管理制度也與傳統的檔案管理方式相符合，因此在檔案信息化管理的建設和使用中，很多相對應的現代檔案管理制度還并未建立起來，現有的一些制度體系也相對來說并不完善。這就導致了一定程度上檔案管理工作進行上的問題出現。

第二，檔案管理的相關法律法規落后。在推動檔案管理信息化的建設過程中，必不可少的要借助于相關的法律法規做支撐。但是就目前的形勢來看，我國相關的檔案管理的法律法規并不完善，一方面表現在相對應的文獻太少，對于細節性的檔案信息化管理中出現的問題界定不清，內容和懲戒方式都十分模糊，會使相關人員忽略法律的約束作用。另一方面，由于信息技術發展十分迅速，檔案信息化管理的方式方法也隨之不斷地更新發展，而相對應的法律法規卻很難迅速的建立起來，這就導致了無法可依，無制可循的現象產生。

第三，檔案管理人員的專業素質有待提高。信息技術的發展日新月異，然而一些資歷較老的檔案管理人員卻很難在短時間內接受新鮮事物，學會使用信息化技術來對檔案進行整理分類，這就導致了檔案信息化管理過程中出現拖拉、錯誤等行為，不僅嚴重的影響了檔案管理工作的進度，造成了資源浪費，也不利于事業單位及企業的長遠發展。

依據以上提出的檔案信息化建設中產生的問題，我們有必要對此進行分析，提出策略。第一，建立完善的檔案信息化管理制度。檔案作為事業單位和企業的重要資源，需要進行完善的檔案信息化管理制度來進行管理。首先，可以建立相應的人才資源建設，通過一系列的方式來不斷保障人才的主體地位，充分發揮人才的最大化作用。第二，可以建立一系列科學完善的規章制度，規范檔案管理的各項工作，保證所有檔案管理人員的工作處于一個標準，每一個管理人員都可以按規章辦事，使檔案管理工作真正做到有章可循。

第二，必須要不斷提高檔案管理人員的專業素質。隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理信息化建設已經迫在眉睫，作為檔案管理人員，必須要不斷的更新觀念，樹立終身學習的正確觀念，通過各種渠道不斷學習先進的信息化專業知識和網絡新媒體技術，在工作之余不斷地學習，從而提高自己的專業素質。事業單位和企業也要加強對檔案管理人員的集中培訓和考核，集中檔案管理人員進行專業性的學習，從而不斷的提高檔案管理人員的工作效率，有效適應檔案信息化建設的要求。

第三，加大資金的投入力度。檔案管理的特點和性質決定了它并不能夠離開資金的支撐力度。對專業的信息化技術及軟件的 引進以及更新換代，還有對相關專業人員的培訓和考核，都離不開資金的支持。因此，想要加強檔案管理信息化建設，就必須要求事業單位或企業加強對資金的投入力度，將資金合理花費在技術的提高上和專業人員的培養上，從而加快檔案管理信息化建設的進程。

綜上所述，隨著科學與技術的發展，檔案管理信息化的建設已經迫在眉睫，成為企業生存發展的重要基礎之一，相關的單位和部門應該積極引進先進的信息化管理技術和專業的人才，加大資金投入力度，不斷推動檔案管理信息化建設的發展。