現階段機關事業單位人事檔案管理的特點與作用研究

■王紅明／泰來縣機構編制委員會辦公室

一、機關事業單位人事檔案管理的特點

（一）保密性

機關事業單位在地方經濟發展中具有重要地位，人事檔案關系著機關事業單位全體人員基礎信息、人才培養狀況、人才選拔、關系到重大事件、甚至涉及國家機密等等人事相關機密管理內容，人事檔案具有保密性這一鮮明特點。在人事檔案管理過程中，嚴格執行機密制度要求，人才培養、選拔信息一旦有所泄露，造成員工隊伍思想不穩定，而涉及重大事件，國家機密等信息泄露，對社會的安定及黨和國家安全帶來威脅。機關事業單位人事檔案涉及多方面，且制度較為完善，具有獨立的執行程序和范圍要求，保證人事檔案管理內容的機密性，為單位健康發展奠定人事基礎。

（二）歷史性

機關事業單位人事檔案主要內容是真實記錄事業單位員工的個人生活、思想狀況、學習經歷、突出才能等多方面，機關事業單位管理制度較為完善，傳統機關事業單位人事檔案管理基礎信息較多。近年來，機關事業單位人事結構精簡，兼職管理人員為主流，部分檔案管理力度減小，對于檔案歷史傳承具有影響，需要加強制度的執行及落實，從容應對檔案隨時應用及上級管理稽查。

（三）現實性

人事檔案涉及機關事業單位員工崗位培養及未來發展，對人才的選拔任用具有現實意義。隨著我國改革開放，機關事業單位人才流動也逐漸增多，人事檔案追求實事求是，真實可靠，對單位人員工作、學習情況的動態發展也逐一記錄，例如年度鑒定、獎懲考核等具體工作細節情況，對人員的入團、入黨、調動、工資等多方面進行記錄，從而進行人員的思想教育、專業培養，根據檔案內容的重要依據，可見，在現實工作中，人事檔案具有十分重要的現實性。

（四）標準性

隨著機關事業單位改革的推進，機關事業單位人事管理水平逐漸上升，機關事業單位檔案的統一性、規范性是事業單位發展的標準。近年來，檔案信息化建設的迅速發展，機關事業單位信息化也成為重要發展方向。

二、機關事業單位人事檔案管理的作用

（一）促進機關事業單位人事職能的發揮

機關事業單位人力資源管理人才資源較為短缺，員工個性化發展，機關事業單位注重人事管理建設，從財力、人力及物力等多方面給予支持，強化硬件建設，完善管理制度建設，保證人才資源的供給，使機關事業單位人事管理發揮其職能作用，實現機關事業單位人才管理、選拔及培養的宏觀需求，科學發展，統籌規劃人力資源，推進人事管理水平提升。

（二）輔助機關事業單位人才隊伍培養

人事檔案具有基礎信息的同時，對員工具有的專業特長、培訓教育等詳細記錄，是在人才培養及選拔過程中的重要信息保障。機關事業單位黨工團組織機構健全，對員工的培養、教育等工作也較為全面，真實對員工在相關組織進行教育、培養的成效進行記錄，為機關事業單位人才隊伍培養提供基礎、全面、真實的信息數據，為決策及管理層提供信息支持，保證人才隊伍宏觀及現實的健康發展。近年來，隨著機關事業單位精簡人員結構，部分地區機關事業單位缺乏高素質人才，對于機關事業單位，人才引進便成為人事管理的重點，單位要結合本單位性質和實際需求，通過相關崗位歷史檔案的調研，結合新員工的學歷、工作經歷及專業水平，進行人才的選拔、任用和培養，最終到崗位上發揮其作用，也是人事檔案管理的重要工作。

（三）有助于實現人力資源的優化配置

隨著我國機關事業單位管理體制改革的逐步推進，事業單位未來的發展急需科學的崗位安排及人才配置，通過人事檔案的科學有效管理，發揮人力資源優化配置的重要作用。人事檔案是員工的基本信息及履歷，人力資源管理部門通過人事檔案的真實反應，選擇適合員工的崗位，發揮員工自身價值，對于那些特殊崗位，根據個人的基礎信息及履歷，進行人員的選擇及培養，保證各部門人才的輸送，保證機關事業單位的平穩運轉。

（四）完善人事檔案監督管理的職能

人事檔案是具有保密性，在運用過程中具有嚴密的程序要求，在管理制度上也較為完善，通過對人事檔案的安全管理，貫徹執行檔案管理制度的執行，制定使用人員及操作范圍，保證機關事業單位重大事件、國家機密等重要信息的安全，健全檔案管理環境安全，明確專管人員的責任，充分利用現代化設備進行管理，同時也要對網絡管理加強安全監督，保障機關事業單位核心信息的安全。

三、結語

綜上所述，機關事業單位人事檔案管理的健康發展事關我國地方經濟的發展。因此，人事管理部門要高度重視，要加強檔案管理制度的貫徹執行，強化人才規劃目標，拓寬人才引入渠道，保障人事管理監督功能，促進機關事業單位健康發展，進而提高機關事業單位服務和管理水平，以人事檔案健康發展為依托，促進人力資源的發展，統籌人力資源協調配置，促進地區經濟的繁榮。機關事業單位要明確人事檔案管理任務和目標，重視相關制度的執行，保障機關事業單位管理工作的順利進行，保證機關事業機關部門綜合職能的發揮。