做好新形勢下檔案數字化建設及安全工作的幾點思考

■胡海敏／中共豐縣縣委辦公室

一、檔案數字化建設的意義

（1）有利于提高經濟效益。檔案數字化將傳統的紙質載體檔案信息轉化為機讀檔案，可以方便快捷的將信息錄入數據庫，在網絡上存儲相關信息，同步備份、維護方便、檢索快捷，極大減少保管存儲費用、節省空間、節約查閱時間，節省紙張消耗和人員利用。（2）有利于提高辦公效率。傳統檔案信息以紙質文檔為主，存放在檔案室里，查找調用往往用時較長，但通過數字化檔案則通過利用新技術手段，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕工作負擔。（3）有利于提供全面服務。檔案數字化可以借助互聯網、局域網、政務網等平臺快速檢索、儲存、閱讀電子檔案信息，對于提高檔案部門服務和管理水平，為檔案面向社會、服務大眾及內部管理提供更為全面服務。再通過詳細編排目錄、摘要、索引等方法加強電子檔案管理，提供高效數字化服務。

二、檔案數字化建設的作用

（一）有效保護檔案原始模樣

（1）電子化處理。傳統檔案主要以紙質、縮微膠片、照片、音像等形式存在，這些存儲載體往往容易損壞，保存安全系數不高。通過電子化處理，檔案保存在網絡上，既可以代替原檔案使用，又可以延長檔案保存時間。（2）網絡備份保存。對于一些重要檔案，往往需要長期或甚至永久保存。我們可以通過對電子化數據進行網絡備份的方法，將電子化檔案備份保存，提升檔案保存長期性、安全性。（3）圖文處理修復。因時間原因，傳統檔案容易模糊褪變。但傳統檔案電子化后，可以利用當前現代化的圖像處理技術，對部分模糊褪變字跡進行恢復、對污損殘缺照片檔案進行修復。

（二）擴大檔案利用范圍

（1）推進資源共享。通過數字化處理，可以有效打破傳統紙質檔案“孤本”“一份一地”“復制轉移”“難以多人同時使用”等方面的限制，有效推進資源共享。（2）破解時間空間限制。數字化檔案可以通過互聯網進行不同地域之間的迅捷傳輸，大大擴展檔案利用空間、縮短檔案傳送時間、節約傳送人力、物力、財力。（3）提高利用效率。在查檔利用時，可以充分發揮計算機高速檢索功能和現代化技術處理能力，短時間內從海量檔案信息數據中迅速準確地找到自己所需的相關數據。

三、檔案數字化的安全保密控制

（一）檔案數字化安全保密控制主要內容

（1）建立規章制度。主要應包括檔案數字化設備使用制度、檔案數字化系統安全保密規定、檔案數字化加工人員選定及管理制度、檔案數字化加工場所安全保密制度等等。（2）科學制定安全保密方案。首先，要在相對封閉、隔離的計算機網絡中進行操作，做到與外網物理隔斷。其次，要安全存放檔案數字化設備，防水、防爆、防火、防盜、防磁等。第三，強化檔案數字化工作人員身份認證，禁止非法用戶進入。第四，加強檔案數字化工作人員分類，分別設定訪問權限，避免越權訪問相關信息。（3）加強安防體系建設。在場所選定上，應方便保管檔案實體，同時與檔案原保存環境盡量相似。在安防系統建設上，要加強防盜報警系統、門禁系統、電子監控系統、恒溫恒濕系統、消防系統、自動滅火系統等方面的建設，保證加工場所安全。（4）數據庫管理工作。要加強數據整理，做好檔案數據校對，對數據進行分發打包預處理，為下一步工作打好基礎。要做好數據備份，預防檔案數據丟失、破壞、更改等問題，如若發送可以及時進行還原。

（二）檔案數字化安全保密控制的有關措施

（1）提高檔案數字化管理人員的職業素養和能力。一方面，要求管理人員樹立政治保密意識，時刻保持警惕性和責任心，防止信息在不經意間泄露。另一方面，要求管理人員樹立服務意識，保持檔案工作熱情，全身心投入工作中。同時，要加強管理人員培訓，豐富專業知識、更新知識結構，全面掌握先進技術。（2）健全完善數字化檔案保密制度。要建立科學的工作程序，對檔案資料的登記、查閱、復制、保存和銷毀等進行明確；要建立管理人員工作規范，對保密信息管理人員做出詳細規定。要加強相關制度的更新完善，根據工作實際及時進行調整完善，保證制度的適用性和有效性。（3）建立數字化檔案查閱和使用管理辦法。要履行嚴格的審批程序，查閱人要經過審批后才能查閱信息；要對查閱者的身份、目的進行審查，不能簡單的將全部資料無條件給出；要對查閱方式進行限定，根據檔案密級加強管理，對于涉密文件管理人員應當全程進行監督；要對保密級別高的電子信息檔案進行加密處理。

四、結語

檔案數字化建設是順應時代潮流的一種必然趨勢，將有力推動檔案事業發展，我們要充分認識檔案管理數字化建設的意義，強化實踐應用、加大安全保密控制力度，加快形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，切實推動檔案管理工作邁上新臺階。