淺議檔案管理工作

■羅 莉／宜賓市建設教育培訓中心

一、做好檔案管理工作，首先要正確認識檔案工作的重要性

根據檔案管理工作的內容，檔案管理工作有多種分類，但都說明一個問題，檔案管理工作不僅僅是簡單的文檔與圖片資料管理工作，或是保存好相關資料，做好相關案卷資料的妥善存放保管工作，更重要的是要認識到檔案管理工作實質上是對某個事物或某段歷史的真實記載和延續的文字資料進行完整的保存和管理。因為歷史是不會復制的，這就是檔案的重要性。

如在舉國震驚的“佘祥林”案中，如果不是其整個案件案卷檔案工作的完善管理，從中也不會暴露出具體經辦“佘祥林”案中會有那么多人員的失職甚至是瀆職。由此，可以看出檔案管理工作的重要性，也可以說明檔案管理工作對企業的發展，對社會文明的進步所起到的推動作用是多么重要。又如，震驚中外的上海“蓮花小區房屋倒塌”事件中，如果該小區的建筑原始檔案管理混亂的話，那么事故責任的追究恐怕就不是那么輕易的就能明確了。由此可見檔案管理工作在實際中的重要意義。所以，要做好檔案管理工作首先就要清楚地認識到檔案管理工作的重要意義，才能將檔案管理工作做的更好。

二、根據檔案管理工作的特殊性，檔案管理工作應實行專人專職管理

檔案工作，由于受工作范圍涉及面廣和工作職責特殊性的性質，決定了檔案工作的重要性和機密性的特點，因此在檔案管理工作開展中應實行專人專職管理的機制進行。

例如，在檔案管理工作中，包括了檔案的歸類、整理、保存、歸檔、銷毀等方面的具體工作。在具體的管理過程中如果沒有指定由專人負責該項工作，在檔案的整理、收集、歸檔、銷毀過程中則很容易將重要的資料和文檔丟失，或者是將一些無關緊要的資料裝進檔案之中，使檔案管理工作出現混亂。在檔案管理過程中，如果管理人員經常更換，隨意調動，則容易出現泄露機密的事件發生，為相關的部門或單位帶來嚴重的影響。

又如，所在的單位和部門不一樣，決定了所在單位或部門的文件或資料在整理歸檔中其具體的內容、時效不一樣。如果缺乏專業的檔案管理人員對本單位的檔案工作進行專職管理，檔案工作則很容易造成混亂的局面。因此，要保證檔案管理工作的有序進行，保證檔案管理工作的完整性、時效性和專業性，檔案管理工作應實行專人專職管理的機制進行。其中，包括檔案管理工作初期階段的收集與整理，檔案歸檔入柜的存放與日常管理，檔案的銷毀管理等等，從而保證檔案工作在實施前就做到由專人負責收集、整理、歸檔、保存、銷毀到期文檔等系列工作，使檔案工作始終處于有效的管理和控制狀態。

三、做好檔案管理工作，應對檔案管理人員進行嚴格的考核和挑選，使檔案管理工作人員具備強烈的工作責任心和高度的敬業精神

檔案管理工作中，在收集、整理、保存、銷毀的過程中，必然會包含許多機密性高、保密級別性要求嚴格的文件和案卷，這一特性的存在決定了對從事檔案管理人員的嚴格要求。

首先，從事檔案管理工作的人員必須具備較高的文化素質。文化素質高的檔案管理工作人員對檔案工作自身的重要性、機密性的認識一般比較深刻，同時對檔案管理工作的開展方法、保存技能、以及銷毀措施等方面都能夠較快的掌握和領會。同時，檔案不僅僅是收集、歸檔、存案、銷毀就結束了，更重要的是還有一個時效性的管理問題。比如，一般文檔保存期為1-3年，比較重要文檔保存期為5年以上，重要文檔保存期則要上百年甚至千萬年，在這個過程中如何保證檔案的完整性就是一個相當關鍵的技術問題。如果檔案管理人員文化素質差，則很難達到檔案管理工作的要求。其次，針對檔案管理工作的重要性和所管理檔案的長遠性與長效性等方面的要求，都決定了從事檔案管理工作人員的素質必須要高、工作責任心要強烈、敬業精神要專一和執著。因為檔案管理工作，除了要把檔案進行篩選、收集、整理、評級、歸檔以外，更重要的是日常的保管工作。在檔案保管過程中，所管理的案卷和資料需要進行防腐、防火、防水、防破壞、防盜、防蟲蛀等一系列的工作。如果檔案管理工作人員工作責任心不強，或者是敬業精神不夠執著，則很容易對所保管的文檔或其他檔案造成不必要的損失。比如說，在建筑領域實行的技術負責人終身責任制中，一旦建筑物出現嚴重的質量問題，首先追究的就是技術負責人的責任。要找到充足的證據證明，其原始建筑檔案就是最有力的證據。因此，對從事檔案管理工作人員而言，必須是高素質、責任心強的人員才能擔任，對從事檔案管理工作人員必須做到上崗之前進行嚴格考核和認真挑選，這是做好檔案工作最基本的要求之一。

四、檔案工作具有高度機密的保密特性，因此對從事檔案管理工作人員的管理應高度重視

檔案管理工作表面上看去十分的輕松，其工作環境又好，多數人認為檔案工作很簡單，沒有必要對該項工作高度重視。殊不知檔案工作的實質。檔案工作看似簡單其實是單一而繁瑣。從事檔案管理工作的人員，每天面對的不僅僅是將檔案送到檔案室存檔，同樣要面對大量的檔案架柜。每天要負責完成對以前已經存檔的檔案進行檢查和防腐處理工作，同樣還要面對到期檔案的銷毀處理工作，同時在銷毀或裝訂的過程中還要做好今后長時間的保密工作。特別是保密工作相當的重要，舉個簡單的例子就可以說明。在五糧液集團公司，關于五糧液酒的生產工藝，特別是勾兌技術中心而言，勾兌技術就是生產五糧液酒的核心技術之一。如果在這個部門從事檔案管理工作人員的素質較差，或者是抵擋不住外來的誘惑，那么五糧液酒的核心技術—勾兌技術則很容易發生外泄事件，對五糧液酒的生產和該企業的生產與發展都會帶來重大的影響。又如中國景泰藍生產技術，當初就是因為廠家對檔案管理工作的不重視，將生產景泰藍技術的相關工藝文件作為廢紙隨意亂丟，結果讓裝成收荒匠的日本商業間諜從中輕而易舉的發現，不久后日本利用自己先進的技術設備生產出了景泰藍，由于日本生產的景泰藍成本低廉，質量也好，產量大，日本人生產的景泰藍很快就將中國生產景泰藍的廠家擠跨。從上述兩個事例中，就可以充分說明檔案管理工作的重要性，同時也說明了從事檔案管理工作人員的工作職責是多么的重要。

因此，根據檔案工作具有高度機密的保密工作特性，對從事檔案管理工作的人員高度的重視。比如說在工作福利待遇、工資漲幅、調資升級等方面中，應對從事檔案管理工作人員給予充分考慮。讓檔案管理工作人員能夠杜絕外來的干擾和誘惑，特別經濟方面的干擾，讓他們能夠真正的靜下心來、安下心來專心專意地做好檔案管理工作。

五、做好檔案管理工作，還應不斷健全和完善檔案管理工作規章制度，使檔案管理工作逐步走上法制化和規范化的管理道路

在以往的檔案管理工作中，由于受檔案管理工作管理法規和制度不健全的影響，對檔案管理工作的正常開展帶來了一定的負面影響，檔案管理工作同時也受其影響處于停滯不前的狀態。因此，要進一步抓好檔案管理工作，當務之急是要從檔案管理制度方面著手，建立健全并在實際工作中逐步完善檔案管理規章制度，為促進檔案管理工作邁上法制化、規范化的管理鋪平道路。

例如，可以結合檔案管理工作實際，建立健全《檔案管理人員工作職責》、《檔案管理工作實施細則》、《檔案管理工作評比細則》、《檔案管理工作檢查辦法》、《檔案管理工作從業人員保密守則》、《檔案工作日常檢查管理制度》、《檔案借調管理制度》、《檔案管理保存室進出制度》、《檔案銷毀工作條例》、《檔案管理工作獎懲制度》等一系列管理制度，將檔案管理工作的范圍、工作性質、職責、權利、義務給予明確，使檔案管理工作人員的工作職責、工作方向、激勵機制等方面得到健全和完善，從而使檔案工作在各個單位和各級部門都能夠得到高度重視，達到進一步調動從事檔案管理工作人的工作積極性和主動性，不斷增強檔案管理工作人員的工作責任心，使檔案管理工作做到職責明確、責任落實、有法可依、有章可循。

以史為鑒，可以明得失。收集和保管資料與文檔工作做到有案可備，有檔可查，有依可據正是檔案工作的主要內容。綜上所述，充分說明檔案工作在國家、政府和單位中的重要地位和重要意義。今天，只有重新認識檔案工作，全面了解檔案工作，才能在日常工作中高度重視、切實抓好檔案管理工作，充分發揮好檔案工作的積極作用，為促進各項工作全面發展起到積極的推動作用。